Projektplanung – Projektarbeit

Projektplanung und Projektarbeiten 

Willkommen auf dem Portal für die Projektplanung und Projektarbeit, mit Anleitungen und Checklisten, sowie Vorlagen für einzelne Projekte. Fachinformationen und Hilfe für diverse Vorhaben, oder für Arbeiten in der Schule und im Studium.

Bevor man sich an eine Projektarbeit machen kann, gehört erst einmal eine gute Projektplanung auf die Tagesordnung. Ob nun für die Schule, den Job oder für die Freizeit, die Möglichkeiten für eine Projektarbeit sind sehr vielfältig. Deshalb kann man insgesamt nur wenige Gemeinsamkeiten, zwischen diesen unterschiedlichen Planungen finden.

Leitfaden und Checkliste – ein Projektteam zusammenstellen

Checkliste online bearbeiten und drucken

Weiterführende Berichte, Tipps und Vorlagen:

• Projekt Kommunikation – Infos zum Vier-Seiten-Modell
• Tipps für Powerpoint-Präsentationen
• Regeln und Tipps für Teamarbeit
• Anleitung zum Projektcontrolling
• Checkliste zu Projektphasen
• Projekt zufriedene Mitarbeiter

• Gründung Unternehmen aus der Arbeitslosigkeit heraus
• Tipps für Spendenprojekte und Spenden
• Tipps zum Qualitätsmanagement
• Tipps – Erfolgreiches Forderungsmanagement
• Tipps zur Strukturplanung

• Fördermöglichkeiten für Projekte
• Übersicht Entwicklungsprojekte
• Info und Übersicht Forschungsprojekte
• Projektplanung in der Agrarwirtschaft
• Projektarbeiten mit behinderten Kindern
• Tipps Projektarbeiten an Universitäten

• Infos und Tipps zum Projektstrukturplan
• Infos und Tipps zum Projektänderungsantrag
• Fachartikel zum Stichwort Virtuelle Teamarbeit, Teil I
• 5 Tipps zur Aufgabenplanung mittels To-Do-Liste
• Das Projektportfolio als Prüfinstrument
• Problemprojekte retten – Infos und Tipps

Eine Vorlage, die jedoch als „Anfang“ für jedes gut geplante Projekt sehr wichtig ist, ist schlicht eine Stichwortliste. Damit ist jetzt nicht unbedingt das „Brainstorming“ an sich gemeint. Aber wenn man ein Projekt starten möchte, sollte man sich sicher als erstes notieren, was man vorhat.

Vorbereitung für die Projektplanung

Danach braucht man erst einmal eine grobe Liste, von dem was man für so ein Projekt braucht. Hier geht es dann nicht nur um Material, sondern auch um Helfer, Dienstleister, Zeit usw. Auch schon in der ersten groben Projektplanung sollte man sich überlegen und notieren, wie man das Projekt umsetzen möchte und wie lange es dauert.

Sicher gehen gerade hier die Bereiche oft ineinander über. Aber das kann man dann ja in der späteren Detailplanung ausarbeiten. Das Wichtigste bei einer Projektarbeit ist sicher die Vorbereitung. Dabei geht es nicht nur um die Planung an sich, denn es kann sich ja auch spontan viel verändern. Deshalb gehören zu einer guten Vorlage für die Vorbereitung auch eine Menge Alternativen.

Arbeit an einem Projekt

Ist man ausreichend mit „Ausweichmöglichkeiten“ für Notfälle ausgestattet, kann man sich etwas beruhigter an die eigentliche Arbeit an einem Projekt machen.

Aber auch bei der Arbeit selbst ist es sehr wichtig eine gute Ordnung zu halten, damit man während der Arbeit einen guten Überblick über den aktuellen Stand der Dinge erhält. In der Hektik vieler Projekte ist das sicher nicht besonders einfach aber absolut notwendig. Verliert man den Überblick, bricht sicher ein Chaos aus, dass mitunter auch mal das ganze Projekt gefährdet.

Weiterführende Projekte und Projektmanagement aus unseren Blog:

• Ideen und Ansätze zur Bewertung einer Geschäftsidee
• Die verschiedenen Führungsstile für die Projektleitung
• Homepage – Wer haftet wann für welche Inhalte?
• Die Appreciative Inquiry Methode
• Infos und Tipps für ein Projekt-Relaunch
• Tipps zum Krisenmanagement mit Projektteams
• Tipps für gelungene Präsentationen

• Projekt Kommunikation und Vortrag: 3 Sprechübungen
• Projekt selbstbewusster Auftritt: 7 Tipps für ein besseres Durchsetzungsvermögen
• Erfolgreiches Projektmanagement mit dem 9-Punkte-Schema
• Wie sich Projektleiter die Unterstützung der Geschäftsleitung sichern
• Scrum als Projektkonzept Teil 1
• Scrum als Projektkonzept, Teil 2

• Konzept für ein Projekt erstellen – die wichtigsten Schritte
• Konzept für ein Projekt erstellen – die wichtigsten Schritte, 2. Teil
• Infos rund ums Projektcontrolling
• Die wichtigsten Inhalte eines Projektstatusberichts
• Projekttermine einhalten: 7 simple Tipps
• 4 Schritte beim Einführen eines PMO

• Fördermittel für Vereine – Infos und Tipps, 2. Teil
• Fördermittel für Vereine – Infos und Tipps, 1. Teil
• Was ist ein MVP?
• 5 Tipps für gelungenes Multiteaming
• Die 8 größten Fehler bei einer Präsentation
• 5 Tipps für eine gelungene Projektvorstellung

Die Projektplanung Definition 

Die Projektplanung ist eine der wichtigsten Aufgaben in dem weiten Feld des Projektmanagements. Normalerweise ist die Projektplanung die zweite der vier grundsätzlichen Phasen eines Projektes. Sie folgt zeitlich also auf die Projektdefinition. Die Definition ist einfach die erste und wichtigste Phase in einer Projektplanung. Denn man muss ja schließlich wissen, was man da mit einer Projektplanung vorbereiten will.  

Mit der Projektplanung bereitet man die eigentliche Projektdurchführung so gut wie möglich vor. Das heißt also, dass die eigentliche Projektplanung darin besteht, dass man möglichst genau vorbereitet und plant, wie man die Projektdefinition erreichen und durchsetzen kann.

Das Projektmanagement 

Zum gesamten Projektmanagement gehört auch Krisenmanagement. Das hört sich zwar rabiat an, ist aber eher die „Liste“ an „Zweitbesetzungen“. Also wenn der „Lieblingslieferant“ ausfällt, sollte man jemanden auf der Liste haben, der schnell das Gleiche liefern kann.  

Aber auch das Budget für eventuelle Mehrkosten gehört in das Krisenmanagement. Wenn es an die Projektarbeit geht, dann ist sie immer auch von einer Vorlage aus der Projektplanung und einer Vorlage für das Krisenmanagement begleitet. Spätestens jetzt wird quasi in vier Teams gearbeitet.

• Team 1 beschäftigt sich damit, die Projektarbeit durchzuführen.

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• Team 2 läuft nebenher und prüft, ob die Arbeiten auch nach dem Projektplan ausgeführt werden.

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• Team 3 läuft ebenfalls mit und prüft, ob ein „Bestandteil“ des Projektplans, durch einen Bestandteil aus dem „Krisenplan“ ersetzt werden muss.

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• Team 4 ist dann noch für die Dokumentation verantwortlich. Dabei wird genau notiert, was bei der Projektarbeit, wie und wo gemacht wurde.

Das ist bei einer Projektarbeit immer nötig, damit man nachher auch noch einmal kontrollieren kann, ob man mit den Kosten im Rahmen geblieben ist oder warum vielleicht der Zeitplan überschritten wurde. Also auch die Projektplanung ist nur ein Bestandteil in einer Projektorganisation. Dennoch geht ohne die Projektplanung so gut wie nichts. 

Die Dokumentation der Projektarbeiten 

Für eine Projektarbeit wird in der Regel ein Projektplan geschrieben. Während dieser Projektplanung kommen sicher meist auch verschiedene Bereiche dran, die meist auch von unterschiedlichen Leuten erledigt werden. Dabei ist die Dokumentation der Arbeit sehr wichtig. Um einen guten Überblick über die geleisteten Arbeiten zu behalten, braucht man eigentlich 2 Stufen in der Dokumentation einer Projektarbeit.  

Die erste Stufe ist, die „Checkliste“ der direkten Ausführenden, die sich damit notieren was sie schon erledigt haben. Die „Projektaufsicht“ muss aber auch eine eigene Checkliste führen und während der Arbeit mal nachfragen, was sich denn in den einzelnen Bereichen so schon alles getan hat.  

Zu diesen Checklisten gehört dann nicht nur das „Datum“ an dem die Aufgabe erledigt wurde, sondern auch der Zeitraum, in der sie erledigt sein sollte. Außerdem sollte man aufschreiben, wo es ggf. Probleme bei der Durchführung der Projektarbeit gab. 

Abschluss der Projektplanung

Damit kann man sich für die nächste Projektplanung wappnen und die Wiederholung alter Fehler vermeiden. Nach dem Abschluss der Arbeit muss die Dokumentation auch noch einmal ordentlich in einen Bericht gebracht werden.

Denn sie ist auch ein Teil des Projektberichtes und sollte deshalb auch eine „lesbare“ Form haben. Nach der Dokumentation zu einer Projektarbeit kommt noch ein kleiner abschließender Aufsatz in einen Projektbericht, der die Informationen und die Ergebnisse zusammenfasst. 

Wer gewerblich für andere Projekte ausrichtet, sollte sehr großen Wert darauf legen, diese Dokumentation der Projektplanung zu machen. Falls es mal zu Problemen kommt, sollte man mit so einem Bericht schnell nachschauen können, wo denn das Problem ggf. entstanden ist und wie es behoben werden kann.

In ihrer Grundlage ist die Dokumentation einer Projektarbeit aber eine „Checkliste“, mit der man einzelne Dinge abarbeitet, wie man sie im Projektplan festgelegt hat.