5 Tipps für gelungenes Multiteaming
In den meisten Unternehmen gibt es zwar viele qualifizierte Mitarbeiter. Aber die Anzahl der Projekte, die im Unternehmen schon laufen oder für die nächste Zeit geplant sind, ist noch größer.
Die Folge davon ist, dass die Mitarbeiter immer öfter in mehreren Abteilungen und unterschiedlichen Projektteams gleichzeitig eingesetzt werden. Auf neudeutsch wird in diesem Zusammenhang vom Multiteaming gesprochen.
Gleichzeitig hat sich dieses Multiteaming zu einer sehr wichtigen Form der Arbeitsorganisation entwickelt. Denn während früher oft nur einzelne Abteilungen wie der IT-Bereich oder die Software-Entwicklung in Projektform organisiert waren, werden inzwischen Aufgaben und Aufträge überwiegend in Projekten bearbeitet.
Das gilt für Unternehmen aller Branchen und quer durch sämtliche Abteilungen hindurch. Gleichzeitig ist es fast schon übliche Praxis, dass die Mitarbeiter, die projekt- oder teamorganisiert arbeiten, parallel in mehreren Teams tätig sind. Multiteaming wird damit für immer mehr Mitarbeiter, Teamleiter, Führungskräfte und Unternehmen zum Dauerthema.
Die Vorteile vom Multiteaming
Richtig ein- und umgesetzt, kann Multiteaming durchaus mit einer Reihe von Vorteilen für alle Beteiligen einhergehen. So können sich unter anderem folgende Pluspunkte ergeben:
- Die Mitarbeiter werden effizient eingesetzt. Dadurch sind die vorhandenen Kapazitäten besser ausgelastet.
- Für laufende, vergleichbare Projekte müssen keine neuen Mitarbeiter eingestellt und die vorhandenen Mitarbeiter nicht ständig geschult werden. Das spart Kosten.
- Die Projektteams können sich austauschen und ihr Know-how untereinander weitergeben. Auf diese Weise können einerseits abteilungsübergreifende Lösungen und innovative Ideen erarbeitet werden. Andererseits werden interne Schranken zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen abgebaut.
- Erkenntnisse und Fortschritte können übertragen werden. Dadurch können sich parallel laufende Projekte gegenseitig Arbeit abnehmen. Gleichzeitig können Fehler vermieden und mögliche Stolpersteine schneller aufgespürt werden.
- Für die Mitarbeiter ergeben sich spannende Herausforderungen. Der Wechsel zwischen den Teams sorgt für frischen Wind am Arbeitsplatz und verhindert eintönige Routine.
- Die Beteiligung an verschiedenen Projekten fördert das Verständnis der Mitarbeiter für Entwicklungen und Entscheidungen im Unternehmen.
5 Tipps für gelungenes Multiteaming
Doch die Vorteile kommen nur dann zum Tragen, wenn das Multiteaming auf einer durchdachten Strategie beruht. Multiteaming ist keine Organisationsform, die ohne Vorbereitung eingeführt werden kann.
Denn wenn die Beteiligten ohne Vorwarnung ins kalte Wasser geworfen werden, ist die Gefahr groß, dass die Projekte im Chaos enden, die Mitarbeiter früher oder später ausgebrannt sind und letztlich anstelle von Erfolgen betriebswirtschaftliche Schäden das Ergebnis des Experiments sind.
Nur was heißt das für die Praxis? Wie geht es besser? Hier sind fünf Tipps, die ein gelungenes und wirksames Multiteaming ausmachen:
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Tipp: Die Projektteams sinnvoll zusammenstellen.
Viele Unternehmen setzen Multiteaming um, indem sie Mitarbeiter, die eine bestimmte Ausbildung mitbringen, eine gewisse Berufspraxis haben oder durch viel Engagement und gute Leistungen aufgefallen sind, einfach den Projekten oder Teams zuordnen, die noch nicht komplett sind. Die Idee dahinter ist, dass der jeweilige Mitarbeiter „das schon machen wird“ oder das Potenzial hat, um „die Sache irgendwie nach vorne zu bringen“.
Solche Gedankengänge sind durchaus verständlich, aber leider der falsche Ansatz. Denn entscheidend ist, dass für jedes Projekt ein Team zusammengestellt wird, das sich fachlich und menschlich ergänzt. Die Teambildung darf nicht aus der Not heraus passieren. Stattdessen muss ihre Grundlage die geschickte und durchdachte Mischung aus Kompetenzen und Spezialisierungen, aus Hard und Soft Skills und aus dem Wissen und Können sein, die das Projekt erfordert.
Genauso wichtig wie die Projektarbeit selbst ist der Aufbau eines Systems für den Wissenstransfer. Ein Ziel vom Multiteaming ist schließlich, dass das erworbene Know-how aus den Projekten gesichert und ausgetauscht wird, damit es dann von den Teams und den Abteilungen genutzt werden kann. Aber dafür muss klar sein, wie der Wissenstransfer überhaupt erfolgen soll.
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Tipp: Die Belastungsquoten realistisch ansetzen.
Führungskräfte möchten vor allem hochqualifizierte Fachkräfte, besonders talentierte Nachwuchskräfte und erfahrene Experten gerne in möglichst vielen Projekten unterbringen. Denn ihr Potenzial ist wichtig und wertvoll und soll deshalb optimal ausgeschöpft werden. Das Problem ist nur, dass die Belastungsquoten dieser Mitarbeiter oft viel zu niedrig angesetzt werden.
Eine typische Überlegung geht so: „Mitarbeiter XY ist mit Projekt A nur zu 50 Prozent ausgelastet. Also kann er bei Projekt B und Projekt C noch zu je 25 Prozent mitwirken.“ In der Praxis geht diese Rechnung aber in aller Regel nicht auf. Denn in Wirklichkeit liegt die Belastung für diesen Mitarbeiter bei weit über 100 Prozent. Und dann ist es nur eine Frage der Zeit, bis dieser Mitarbeiter so gestresst und überlastet ist, dass sich Erschöpfung, Frust und Demotivation breit machen. Passiert das und fällt dieser Mitarbeiter aus, fehlt er aber gleich bei mehreren Projekten.
Gleiches droht, wenn beispielsweise in Projekt C ein größeres Problem auftaucht oder ein wichtiger Meilenstein die volle Aufmerksamkeit erfordert. Dann ist der Mitarbeiter nämlich massiv in dieses Projekt eingebunden. Doch weil er dadurch für Projekt A und B nicht mehr wie geplant zur Verfügung steht, geraten diese Projekte in Verzug oder laufen gar komplett aus dem Ruder.
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Tipp: Die Projektleiter gezielt auf ihre Aufgaben vorbereiten.
Wenn in einem Unternehmen Multiteaming praktiziert wird, sollten die Projektleiter entsprechende Aus- und Weiterbildungen bekommen. Denn auch sie müssen lernen, dass ihre Arbeit über ihr eigentliches Projekt hinausgeht. Zudem müssen sie sich genauso an die Situation gewöhnen wie die Mitarbeiter. Inhalte, die Projektleitern vermitteln werden sollten, sind deshalb beispielsweise:
- die koordinierte Führung und übergeordnete Steuerung von Projekten, bei denen die Teams aus multipel eingesetzten Mitarbeitern bestehen
- das Bilden, Zusammenhalten und Motivieren von Teams auf emotionaler Ebene
- das Sichern von Wissen und das Übertragen von Projekt-Know-how auf andere Projekte und Unternehmensbereiche
- das Entwickeln und Fördern von informellen Lernformen
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Tipp: Vorteile für die Mitarbeiter definieren.
Das sich durch Multiteaming Vorteile für das Unternehmen, die Abteilungen und auch die Projektleiter ergeben, liegt auf der Hand. Doch wenn das Konzept funktionieren soll, müssen auch die Mitarbeiter von dieser Form der Arbeitsorganisation profitieren.
Denn wenn ein Mitarbeiter den Eindruck hat, dass er einfach so in irgendwelche Projekte und Teams gesteckt wird, wird er das kaum als Anerkennung auffassen. Stattdessen wird er eher denken, dass sein Engagement schamlos ausgenutzt und ihm nur immer mehr Arbeit aufgehalst wird.
Wird ein Mitarbeiter mehreren Projekten gleichzeitig zugeordnet, muss er außerdem noch mehr Energie als ohnehin schon aufbringen, um sich in das jeweilige Team einzugliedern, schnell in die Sachverhalte einzuarbeiten und auf die Arbeitsatmosphäre in diesem Team einzustellen. Der Einsatz des Mitarbeiters sollte sich deshalb für ihn lohnen.
Wichtig ist also, dass das Unternehmen klar definiert und deutlich macht, was der Mitarbeiter vom Multiteaming hat. Dabei kann es sich bei den Vorteilen um den Erwerb von Kompetenzen und Zusatzqualifikationen, eine besondere Position im Team, aber auch schlicht um die Aussicht auf eine Gehaltserhöhung handeln.
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Tipp: Motivieren und Vertrauen fördern.
Der Teamgeist, die Gruppendynamik und die Motivation im Team können unter dem Multiteaming leiden. Es kommt immer wieder vor, dass in Projektteams Misstrauen und Eifersüchteleien auftauchen, Mitarbeiter um ihren Status in der Firma fürchten oder Abteilungen aus Angst vor internem Wettbewerb mauern.
Führungskräfte und die Unternehmensleitung müssen solche Risiken berücksichtigen. Und sie sollten nicht nur von Offenheit, Wissenstransfers und Vorteilen für alle erzählen, sondern konkrete Maßnahmen etablieren, die das Vertrauen in das Konzept stärken und die Motivation aller Beteiligten fördern.
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