10 Tipps zum Umgang mit To-Do-Listen
Auf einer To-Do-Liste wird notiert, welche Aufgaben anstehen und was erledigt werden muss. Doch so manche Liste wird nicht kürzer, sondern immer länger.
Oder sie fristet ein Dasein als Dauerdokument, das nie abgehakt ist. Dabei kann eine To-Do-Liste durchaus ein wertvolles, hilfreiches und wirksames Arbeitsmittel sein.
Egal, ob bei Projekten, im Tagesgeschäft oder im Privatbereich: Sehr viele arbeiten mit To-Do-Listen. Schließlich halten die Listen übersichtlich fest, was zu tun ist. Die Gefahr, dass eine Aufgabe in Vergessenheit gerät, ist dadurch minimiert. Und je mehr Punkte abgehakt sind, desto mehr macht sich das gute Gefühl von Zufriedenheit breit.
Aber To-Do-Listen können nicht nur ein effektives Hilfsmittel sein, sondern sie können auch zum echten Stressfaktor werden. Das ist dann der Fall, wenn ständig neue Punkte dazukommen, obwohl die bereits vorhandenen Punkte schon ausreichen würden und zudem noch längst nicht abgearbeitet sind.
Beim Blick auf die Liste kommt dann gerne mal eine Mischung aus Frust und Enttäuschung auf. Denn aller guten Vorsätze zum Trotz ging die Zeit doch wieder nur für andere Dinge drauf. Irgendwann wird aus einer eigentlich gut durchdachten To-Do-Liste schließlich eine “Ist ohnehin nicht zu schaffen” -Liste, die für immer in der Schublade verschwindet.
Damit genau das nicht passiert, ist es wichtig, die Listen richtig zu nutzen und einzusetzen. Wie das gelingen kann?
Hier sind zehn Tipps zum Umgang mit To-Do-Listen!:
Inhalt
- 1 Tipp Nr. 1: Am Vortag vorbereiten.
- 1.1 Tipp Nr. 2: Die drei wichtigsten Tagesaufgaben kennzeichnen.
- 1.2 Tipp Nr. 3: Ein Gleichgewicht aus schweren und leichten Aufgaben schaffen.
- 1.3 Tipp Nr. 4: Die wichtigsten Aufgaben für den Vormittag planen.
- 1.4 Tipp Nr. 5: Das Abrufen der E-Mails nicht an den Anfang setzen.
- 1.5 Tipp Nr. 6: Neue Aufgaben nicht in die Liste aufnehmen.
- 1.6 Tipp Nr. 7: Mit der Stoppuhr arbeiten.
- 1.7 Tipp Nr. 8: Arbeiten, bei denen es nicht vorwärts geht, verschieben.
- 1.8 Tipp Nr. 9: Nicht verzetteln.
- 1.9 Tipp Nr. 10: Pausen machen.
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Tipp Nr. 1: Am Vortag vorbereiten.
Grundsätzlich sollte die To-Do-Liste am Vortag, kurz vor Feierabend geschrieben werden. Außerdem ist es ratsam, die Unterlagen, die für die Aufgaben benötigt werden, in der Reihenfolge auf der Liste bereitzulegen.
Dadurch wird es möglich, am nächsten Tag direkt mit den Arbeiten zu beginnen. Startet der Arbeitstag hingegen damit, dass die Liste erst erstellt und die Unterlagen zusammengesucht werden müssen, geht viel wertvolle Zeit verloren.
Tipp Nr. 2: Die drei wichtigsten Tagesaufgaben kennzeichnen.
Die drei wichtigsten Arbeiten, die an diesem Tag anstehen und unbedingt erledigt werden müssen, sollten farbig markiert, groß geschrieben oder anderweitig gekennzeichnet werden. Dadurch fällt der Blick automatisch auf diese Punkte und sie geraten garantiert nicht ins Hintertreffen.
Tipp Nr. 3: Ein Gleichgewicht aus schweren und leichten Aufgaben schaffen.
Einige Aufgaben sind leichter, machen mehr Spaß und sind ruckzuck erledigt. Andere Aufgaben sind schwieriger, langweilig oder schlichtweg unbeliebt. In der Praxis hat es sich bewährt, unangenehme und angenehme Tätigkeiten miteinander abzuwechseln.
Dazu können die Tagesaufgaben in zwei Gruppen eingeteilt und entsprechend gekennzeichnet werden. Auf dieser Basis wird dann die Reihenfolge festgelegt: Erst steht eine schwierigere Aufgabe an. Wenn sie erledigt ist, folgt zur Entspannung und als eine Art Belohnung eine leichte und schöne Aufgabe.
Tipp Nr. 4: Die wichtigsten Aufgaben für den Vormittag planen.
Die meisten Menschen können sich vormittags am besten konzentrieren und sind dann folglich auch am produktivsten. Aus diesem Grund sollten die drei wichtigsten Tagesaufgaben für den Vormittag geplant werden.
Dass die Arbeiten in den Morgenstunden besonders gut von der Hand gehen, ist aber nur ein Aspekt. Diese Anordnung hat noch einen weiteren Vorteil: Wenn die drei großen Brocken weg sind, geht der Rest einfacher. Denn es ist nicht notwendig, Erklärungen dafür zu suchen, warum die Hauptaufgaben noch immer warten.
Tipp Nr. 5: Das Abrufen der E-Mails nicht an den Anfang setzen.
Natürlich ist es wichtig, die E-Mails abzurufen und die Post zu kontrollieren. Allerdings sollte diese Tätigkeit erst erfolgen, wenn schon ein paar Punkte von der Liste abgearbeitet sind.
Denn es kann gut sein, dass die Nachrichten neue Aufgaben mit sich bringen, die wichtig oder dringend sind und deshalb mit auf die Liste müssen. Dadurch können die anderen, schon eingeplanten Punkte aber mächtig durcheinandergeraten und schlimmstenfalls liegenbleiben. Sind schon ein paar Aufgaben erledigt, sind die neuen Punkte leichter zu integrieren.
Tipp Nr. 6: Neue Aufgaben nicht in die Liste aufnehmen.
Neue Aufgaben, die kurzfristig dazukommen und innerhalb von fünf Minuten erledigt werden können, sollten erst gar nicht in die To-Do-Liste aufgenommen werden. Stattdessen werden sie gleich erledigt.
Im Ergebnis spart das Zeit. Denn die Aufgaben aus der Liste müssen zwar kurz warten. Aber dafür ist es nicht notwendig, die ganze Liste umzuschmeißen, um die kleinen Zusatzaufgaben irgendwo unterzubringen.
Tipp Nr. 7: Mit der Stoppuhr arbeiten.
Üblicherweise werden in der To-Do-Liste nicht nur die Tagesaufgaben erfasst. Stattdessen wird auch die Dauer der einzelnen Aufgaben veranschlagt. Schließlich gibt es Tätigkeiten, die nur wenige Minuten dauern, während andere Arbeiten mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Nun bringt aber der schönste Zeitplan nichts, wenn er nicht eingehalten wird.
Gut ist deshalb, sich anzugewöhnen, mit einer Stoppuhr zu arbeiten. So bleibt im Blick, wann die Zeit für die jeweilige Aufgabe abgelaufen ist. Und dieses Training mit der Stoppuhr hat zwei Effekte. Zum einen ermahnt die Uhr, flotter zu arbeiten, um die Zeit nicht zu überschreiten. Zum anderen wird es leichter, in Zukunft zu kalkulieren, wie lange vergleichbare Arbeiten tatsächlich dauern.
Tipp Nr. 8: Arbeiten, bei denen es nicht vorwärts geht, verschieben.
Natürlich wird es immer mal wieder Aufgaben geben, bei denen es einfach nicht vorwärts gehen will. Solche Arbeiten sollten abgebrochen und entweder auf später oder auf den nächsten Tag verschoben werden. Sich daran festzubeißen, bringt nichts.
Denn die Gefahr, sich zu verzetteln und die Zeit komplett aus den Augen zu verlieren, ohne dass es nennenswerte Fortschritte gibt, ist viel zu groß. Sinnvoller ist, sich einer anderen Aufgabe zu widmen. Wenn die verschobene Arbeit dann ein zweites Mal, mit etwas Abstand in Angriff genommen wird, ergeben sich oft ganz von alleine neue Ideen oder andere Ansatzpunkte.
Tipp Nr. 9: Nicht verzetteln.
„Das mache ich jetzt noch schnell, bevor ich mit … weitermache“ ist ein Gedanke, der vermutlich jedem immer mal wieder durch den Kopf geht. Das Problem ist nur, dass die Zwischenaufgaben den Plan ziemlich durcheinanderbringen können.
Und am Ende des Tages ist alles Mögliche erledigt, nur eben nicht das, was eigentlich auf der To-Do-Liste stand. Um die Gefahr, sich zu verzetteln, möglichst klein zu halten, sollte die Liste deshalb besser Punkt für Punkt abgearbeitet werden. Auch wenn das bedeutet, zwischen den Arbeitsbereichen zu wechseln. Aber so bleibt die Konzentration erhalten.
Tipp Nr. 10: Pausen machen.
Niemand kann sich pausenlos konzentrieren. Wenn der Körper signalisiert, dass er eine Pause braucht, sollte diese eingelegt werden. Denn die Leistungsfähigkeit nimmt soweit ab, dass ein krampfhaftes Weiterarbeiten ohnehin wenig Sinn macht. Ansonsten hat sich, was Pausen angeht, das Schema 45 – 5 – 45 – 20 bewährt.
Das heißt:
Zuerst wird 45 Minuten lang konzentriert gearbeitet, danach folgt eine fünfminütige Pause. Dann kommt erneut eine Arbeitsphase von 45 Minuten und danach wird eine Pause von 20 Minuten eingelegt. Im ersten Moment mag das nach ziemlich viel Pause klingen.
Wenn der Körper und das Gehirn zwischendurch verschnaufen können, steigen die Leistungsfähigkeit und das Konzentrationsvermögen in den Arbeitsphasen jedoch deutlich. Dadurch werden die Arbeitszeiten sehr viel effektiver genutzt, als wenn längere Zeit am Stück durchgearbeitet wird, dafür dann aber nur mit halber Kraft.
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