5 Tipps für eine gelungene Projektvorstellung

5 Tipps für eine gelungene Projektvorstellung

In vielen Jobs ist es fester Bestandteil des Arbeitsalltags, Projekte vorzustellen. Doch nicht jedem fällt das Präsentieren wirklich leicht. Gut ist dann, wenn ein paar Tipps zur Hand sind.

Eine Projektvorstellung steht an und dafür muss eine Präsentation zusammengestellt werden. Also setzt sich der Projektverantwortliche an seinen Schreibtisch und öffnet sein Präsentationsprogramm am PC.

Kurze Zeit später sind diverse Folien vorhanden, gut gefüllt mit allerlei Inhalten. Doch irgendwie fehlt die zündende Idee und der rote Faden will sich nicht auftun. –  Diese Situation dürfte wohl jeder kennen, der schon Projektvorstellungen vor sich hatte. Und es nicht ungewöhnlich, dass allein die Vorstellung, das Projekt vor Kollegen, der Geschäftsleitung oder Kunden zu präsentieren, ein flaues Gefühl in der Magengegend hervorruft.

Hilfreich an diesem Punkt ist, wenn sich der Projektverantwortliche vor Augen führt, worum es bei seiner Präsentation eigentlich geht: Der Projektverantwortliche möchte sein Projekt schmackhaft machen, sein Publikum für seine Idee begeistern. Er möchte mit seinem Lösungsansatz überzeugen und sich das Publikum mit ins Boot holen. Letztlich geht es also darum, anderen die eigene Projektidee zu verkaufen.

Ein allgemeingültiges Patentrezept dafür gibt es nicht. Vielmehr muss jeder für sich selbst herausfinden, wie er am besten vorgeht und am überzeugendsten auftritt. Doch mit ein paar Kniffen wird leichter.

Hier sind fünf Tipps für eine gelungene Projektvorstellung!:

Tipp Nr. 1: Eine gute Vorbereitung ist das A & O.

Eine Grundvoraussetzung und zugleich die beste Grundlage für eine erfolgreiche Projektvorstellung ist eine gründliche Vorbereitung. Das gilt sowohl für die Inhalte als auch für die Durchführung. Je besser der Projektverantwortliche im Thema ist, desto überzeugender kann er die inhaltlichen Aspekte präsentieren. Außerdem bringen ihn Zwischenfragen nicht so schnell aus dem Konzept, weil er sein Projekt schließlich in- und auswendig kennt und folglich schnell eine Antwort parat hat.

Und je öfter der Projektverantwortliche seine Präsentation durchgespielt hat, desto besser sitzen die Abläufe. Er weiß, was wann drankommt und wie er welchen Punkt erklären möchte. Er kann dadurch viel entspannter und gelassener vor sein Publikum treten.

Auf das Publikum wirkt er souverän und kompetent. Das wird ihm einen Vertrauensvorschuss einbringen. Denn das Publikum hat von Anfang an das Gefühl, dass da vorne jemand steht, der genau weiß, was er tut.

Tipp Nr. 2: Die Präsentation auf das Publikum abstimmen.

Der Projektverantwortliche hält die Projektvorstellung nicht für sich selbst, sondern für sein Publikum. Wichtig ist deshalb, dass er seine Präsentation auch auf seine Zielgruppe ausrichtet. Sitzen im Publikum lauter Personen, die mit dem Thema vertraut sind, macht es wenig Sinn, bei Null zu beginnen und die Zuhörer mit Grundlagenwissen zu langweilen.

Andersherum ist es der falsche Weg, mittendrin einzusteigen und spezifische Details zu erläutern, wenn das Publikum keinerlei Vorkenntnisse zur Materie hat und sich das erste Mal mit einer solchen Thematik konfrontiert sieht. Der Projektverantwortliche sollte sich also immer ins Gedächtnis rufen, wen er bei seiner Projektvorstellung vor sich hat.

Auch die Sprache sollte zur Zielgruppe passen. Eine Aneinanderreihung von Fremdwörtern und Fachbegriffen, die die Zuhörer weder kennen noch verstehen, bringt niemanden weiter. Präsentiert der Projektverantwortliche vor Experten, kann er natürlich den einen oder anderen Fachausdruck einbauen. Aber am Ende ist entscheidend, dass das Publikum nachvollziehen kann, was ihm erzählt wird.

Tipp Nr. 3: Das bevorzugte Medium auswählen.

Eine gelungene Projektvorstellung steht und fällt mit dem richtigen Medium. Doch welches Medium die beste Wahl ist, hängt vom Projektverantwortlichen ab. Denn er ist derjenige, der mit dem Medium umgehen und sich damit wohlfühlen muss.

Niemand hat etwas davon, wenn der Projektverantwortliche auf topmoderne Technik setzt, dann aber eine halbe Stunde braucht, bis er seine Präsentation zum Laufen bringt. Oder wenn er seinen Vortrag ständig unterbricht, weil er nachschauen muss, welchen Knopf er nun drücken muss.

Wenn der Projektverantwortliche gewohnt ist, ganz klassisch mit einem Flipchart zu arbeiten, sollte er bei seiner Projektvorstellung dabei bleiben. Denn so kann er sich ganz auf seine Präsentation konzentrieren und wird ganz automatisch viel überzeugender sein.

Simple Präsentationswege bringen außerdem noch einen weiteren Vorteil mit sich:

Sie verleiten nicht dazu, zu viele Spielereien einzubauen. Bunte Grafiken, aufwändige Mindmaps, kunstvolle Skizzen oder originell arrangierte Tabellen, möglicherweise noch hinterlegt mit Animationen oder Sound-Effekten, sehen bestimmt hübsch aus. Doch bei einer Präsentation lenken sie viel zu sehr ab.

Statt dem Projektverantwortlichen zuzuhören, wird sich das Publikum darauf konzentrieren, die Darstellungen im Hintergrund zu entschlüsseln. Das kann aber nicht im Sinne des Projektverantwortlichen sein.

Tipp Nr. 4: Auf den Punkt kommen.

Eine gelungene Projektpräsentation kennzeichnet sich dadurch, dass sie sich auf das Wesentliche beschränkt. Sie vermittelt dem Publikum alle notwendigen und relevanten Informationen, belässt es dann aber auch dabei. Kein Zuhörer möchte sich stundenlang irgendwelche kleinsten Details anhören. Zumal die Aufnahmefähigkeit und das Konzentrationsvermögen früher oder später ohnehin ausgeschöpft sind.

Der Projektverantwortliche ist deshalb gut beraten, wenn er vorab zwei Fragen für sich beantwortet:

  • Was sind die entscheidenden Informationen über mein Projekt? Was muss das Publikum unbedingt über mein Projekt wissen?
  • Welche Kernaussage möchte ich den Zuhörern vermitteln? Was ist die Botschaft, die bei ihnen ankommen und ihnen als eine Art Fazit im Gedächtnis bleiben soll?
  • Die Antworten auf diese beiden Fragen ergeben die Inhalte der Projektvorstellung. Und diese Inhalte sollte der Projektverantwortliche dann kurz und knackig präsentieren.

Tipp Nr. 5: Die persönliche Note einbringen.

Auch aussagekräftige Inhalte und eine professionelle Durchführung werden nicht den gewünschten Erfolg bringen, wenn das Publikum spürt, dass der Projektverantwortliche selbst nicht zu 100 Prozent von dem Projekt überzeugt ist. Das Publikum hat ein feines Gespür dafür, ob der Projektverantwortliche voll zu und hinter seinem Projekt steht oder ob er die Präsentation nur hält, weil er muss.

Ebenso wird es das Publikum registrieren, wenn der Projektverantwortliche versucht, sein Projekt so zu verkaufen, dass es möglichst den Geschmack des Publikums trifft und dessen Wünsche, Vorstellungen oder Erwartungen erfüllt.

Wichtig ist deshalb, dass sich der Projektverantwortliche nicht verbiegt. Er sollte sein Projekt so präsentieren, wie er sein Projekt sieht und umsetzen möchte. Dabei kann er ruhig seine Geschichte erzählen, Emotionen einfließen lassen oder persönliche Anekdoten erwähnen.

Außerdem sollte der Personalverantwortliche authentisch bleiben, sowohl was sein Auftreten als auch was seine Sprache angeht. Je mehr die Persönlichkeit zum Ausdruck kommt, desto glaubwürdiger ist der Projektverantwortliche und desto leichter wird es für ihn sein, sein Publikum zu überzeugen.

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