Wie sich Projektleiter die Unterstützung der Geschäftsleitung sichern

Wie sich Projektleiter die Unterstützung der Geschäftsleitung sichern 

Wenn Projektleiter ein neues Vorhaben präsentieren, ist die Resonanz oft sehr positiv. Die guten neuen Ideen werden gelobt und das Engagement honoriert. Meist wird auch die volle Unterstützung zugesichert.

Doch je konkreter das Vorhaben wird und je näher der Projektbeginn rückt oder je weiter das Projekt vorangeschritten ist, desto zögerlicher reagiert das Management mitunter. Plötzlich rücken andere Aufgaben in den Vordergrund, das zugesicherte Budget muss nach unten korrigiert werden oder Mitarbeiter, die zum Projektteam gehören sollten, werden kurzfristig an anderer Stelle benötigt.

Natürlich stellt dies Projektleiter vor eine weitere, so oft nicht vorhergesehene Herausforderung. Gut, wenn sie dann wissen, wie sie sich als Projektleiter die Unterstützung der Geschäftsleitung sichern können.

 

Emotionale Bedürfnisse und Erwartungen sind die Basis für Unterstützung.

Nicht nur der Projektleiter möchte mit seinem Projekt erfolgreich sein. Auch der Geschäftsleitung und allen Beteiligten ist es ein großes Anliegen, dass die Erwartungen an das Projekt erfüllt werden. Oft geht es bei diesen Erwartungen aber nicht um nackte Zahlen, reine Daten und trockene Fakten. Stattdessen sind die Erwartungen auf einer emotionalen Ebene angesiedelt.

Ein Abteilungsleiter beispielsweise könnte äußern, dass er von dem Projekt erwartet, dass es zu einer deutlichen Steigerung der Kundenzufriedenheit beiträgt. Eine solche Erwartung wird der Abteilungsleiter vermutlich dann haben, wenn er befürchtet, dass er die Zielvorgaben im Bereich der Kundenzufriedenheit wiederholt nicht erreichen wird.

Führt er den Gedanken weiter, wird er sich vielleicht fragen, ob sich sein Vorgesetzter noch einmal schützend hinter ihn stellen und ihm den Rücken stärken wird. Möglicherweise steht der Abteilungsleiter bereits unter großem Druck und hat Angst um seine eigene Position und seine Zukunft in dem Unternehmen.

Deshalb wird er das Projekt letztlich nur dann unterstützen, wenn er sich davon Sicherheit für sich selbst verspricht. Für den Projektleiter heißt das, dass er zum einen erkennen muss, welche Erwartungen und Bedürfnisse mit dem Projekt in Verbindung gebracht werden. Und zum anderen sollte er schlüssig und plausibel kommunizieren, dass er sich dieser Erwartungen bewusst ist und sie in ausreichendem Maße in die Projektplanung eingeflossen sind. 

 

Projektleiter sichern sich Unterstützung durch vier Faktoren.

Um sich nicht von anderen abhängig zu machen, formulieren Personen in Führungspositionen und im Management ihre eigenen, ganz persönlichen Emotionen nur äußerst selten offen. Deshalb braucht der Projektleiter ein Gespür dafür, welche emotionalen Bedürfnisse und Erwartungen vorliegen. Gleichzeitig muss er das Gefühl vermitteln können, sie verstanden zu haben.

Angenommen, bei dem Projekt geht es darum, ein neues IT-System zu etablieren, das das vorhandene IT-System ersetzt. Um auf die oben erwähnte Erwartung einer deutlich gesteigerten Kundenzufriedenheit einzugehen, könnte der Projektleiter argumentieren, dass die Projektfortschritte und -ergebnisse von Anfang an auf den konkreten Nutzen ausgerichtet sein werden, beispielsweise in Form von vereinfachten Anwendungen und verbesserten Dokumentationsfunktionen.

Für den Abteilungsleiter würde das bedeuten, dass er Anfragen und Aufträge von Kunden schneller bearbeiten kann. Kunden wiederum, die nicht lange warten müssen, sind zufriedener. Eine solche Argumentation wird den Abteilungsleiter in seinen Erwartungen bestätigen und ihn eher dazu veranlassen, das Projekt zu unterstützen. Sieht der Abteilungsleiter den konkreten Nutzen für ihn hingegen nicht, wird er seine Unterstützung verweigern.

Denn er wird befürchten, dass ihm ein neues IT-System noch mehr Arbeit einbringt, die Abläufe verzögert und so noch unwahrscheinlicher macht, die Zielvorgaben zu erreichen.  

Es reicht aber nicht aus, wenn der Projektleiter vermittelt, dass die emotionalen Bedürfnisse und Erwartungen zum Ende des Projekts hin erfüllt werden. Stattdessen sollte er aufzeigen, dass sich das Projekt bereits in einer frühen Phase positiv auswirken wird.

Möchte sich der Projektleiter die Unterstützung der Geschäftsleitung sichern, braucht er durchgehend eine gute Basis für die Zusammenarbeit. Denn die Zusammenarbeit gehört zu den grundlegenden Voraussetzungen für erfolgreiche Verhandlungen. Die Geschäftsleitung wird dem Projektleiter nur dann die geforderten und notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellen, wenn sie davon ebenfalls einen Nutzen hat.

Hat die Geschäftsleitung hingegen den Eindruck, dass sie nur investiert, aber nichts oder wenig zurückbekommt, wird sie dem Projekt die Unterstützung entziehen. Ist das Projekt genehmigt, wird die Geschäftsleitung anfangs meist kooperativ sein. Doch im Verlauf des Projekts kann sich das Blatt wenden. Um das zu verhindern, ist wichtig, dass der Projektleiter vier Faktoren beherzigt. Diese vier Faktoren sichern ihm die anhaltende Unterstützung für sein Projekt:

 

1. Zusagen einhalten

Der Projektleiter wird sich daran messen lassen müssen, ob er seine Zusagen und Versprechen einhält. Die Geschäftsleitung wird im Auge behalten, ob die Ankündigungen eintreffen und die geplanten Fortschritte, Teilziele und Ergebnisse erreicht werden. Werden die Erwartungen erfüllt, bleiben die Kooperationsbereitschaft und die Unterstützung erhalten.

Werden die Erwartungen hingegen enttäuscht oder tauchen Schwierigkeiten auf, die der Projektleiter scheinbar nicht bedacht hatte oder nicht in den Griff bekommt, wird die Unterstützung schwinden. Wichtig ist aber, dass sich der Projektleiter nicht nur an offensichtlichen Projektzielen und -ergebnissen orientiert. Stattdessen sollte er auch die Perspektive der Geschäftsleitung berücksichtigen.

Wie würde der Projektleiter das Projekt bewerten, wenn er die Geschäftsleitung wäre? Wie würde er die erzielten Projektergebnisse einschätzen? Was würde er von dem Vorhaben halten? Welche Bedenken hätte er? Wenn der Projektleiter diesen Blickwinkel einnimmt, wird er ihm leichter fallen, sein Projekt zu kommunizieren.

 

2. Engagement

Der Projektleiter sollte grundsätzlich die Person sein, die sich am meisten für und im Projekt engagiert. Wenn der Projektleiter das Projekt halbherzig angeht oder alle Aufgaben sofort abgibt und selbst kaum etwas zum Fortschritt beiträgt, wird er von anderen kaum mehr Engagement erwarten können. Möchte der Projektleiter unterstützende Mitstreiter gewinnen, muss er verdeutlichen, dass er sich für das Projekt einsetzt und die Zügel in der Hand hält.

Er muss als die Person auftreten, die für den erfolgreichen Verlauf und Abschluss des Projekts verantwortlich ist und nicht einfach durch eine andere Person ersetzt werden kann. Durch ein solches Engagement signalisiert der Projektleiter ganz automatisch aber auch, dass er die Unterstützung und das entgegengebrachte Vertrauen zu schätzen weiß und honoriert.

 

3. Fairness

Ein fairer und ehrlicher Umgang spielt im Zusammenhang mit Projekten eine wichtige Rolle. Der Projektleiter ist nicht nur die Person, die das Projekt als Führungskraft lenkt, steuert und organisiert. Er ist auch Ansprechpartner und hat eine Vorbildfunktion.

Deshalb wird erwartet, dass der Projektleiter Kompetenz ausstrahlt und hinter dem Projekt steht. Je größer das Vertrauen in den Projektleiter ist, desto größer ist auch das Vertrauen in das Projekt und damit steigt auch die Bereitschaft, das Projekt zu unterstützen.

 

4. Positives Bild

Der Projektleiter sollte unbedingt darauf achten, dass er ein positives Bild vom Projekt zeichnet. Ein Projekt, das in erster Linie eine notwendige, aber eher lästige, langweilige und unbeliebte Aufgabe zu sein scheint, wird kaum begeisterte Mitstreiter finden. Entsteht der Eindruck, dass der Projektleiter selbst Zweifel hat oder nicht hinter dem Projekt steht, wird er andere nicht davon überzeugen können, sich zu engagieren.

Wenn die Geschäftsleitung weder den Sinn noch den Nutzen erkennt, wird sich ihre Unterstützung in Grenzen halten. Daher gehört es zu den Aufgaben des Projektleiters, zu verdeutlichen, welches Potenzial in dem Projekt steckt. Nur so wird es ihm gelingen, andere für das Projekt zu begeistern und sich die notwendige Unterstützung zu sichern.

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