Telefonkonferenzen richtig organisieren
In der modernen Arbeitswelt ist es keine Besonderheit mehr, dass Projekte gemeinsam bearbeitet werden, obwohl die Projektmitglieder nur gelegentlich oder gar nicht an einem Ort zusammenkommen können. Telefonmeetings gehören für viele Arbeitnehmer:innen zum Alltag dazu und auch aus den Cheftagen sind Konferenzen per Telefon längst nicht mehr wegzudenken. Doch damit Telefonkonferenzen produktiv und erfolgreich verlaufen, sollten einige Dinge beachtet werden.
Inhalt
Telefonkonferenzen als Instrument bei Projekten
Bei vielen Projekten spielt es keine besondere Rolle, ob alle Mitglieder des Projektteams persönlich vor Ort anwesend sind oder ob nicht. Dank Telefon und Internet kann auf die Präsenz verzichtet werden. Kein Wunder also, dass telefonische Meetings, entweder direkt über die Telefonleitung oder übers Internet, zu einem festen Bestandteil der direkten Zusammenarbeit geworden sind.
Allerdings reicht es nicht aus, mal eben zum Hörer zu greifen und die Kolleg:innen aus dem Projektteam anzurufen. Damit eine Telefonkonferenz brauchbare Ergebnisse liefert, muss sie vernünftig vorbereitet sein.
Vor allem, wenn es um Projektbesprechungen geht, sollten diese Informationen zur Hand sein:
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Eckdaten und relevante Informationen zum Projekt
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aktueller Stand des Projekts
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Übersicht über die Projektpläne und -abläufe
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bisherige Ergebnisse (in Form von Präsentationen)
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Katalog mit Fragen und Punkten, die zu klären sind
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Liste mit den nächsten Aufgaben
Es ist zwar möglich, ein telefonisches Meeting ausschließlich übers Telefon abzuhalten. Sinnvoller ist aber, das Internet mit einzubeziehen. Entsprechende Konferenzprogramme ermöglichen, Daten so in die Konferenz einzubinden, dass sie jeder Teilnehmer einsehen kann.
Jeder Teilnehmer kann von seinem Rechner aus erläutern, was er bislang gemacht und welche Fortschritte er erzielt hat, während die anderen Teilnehmer Zugriff auf seinen aktuellen Bildschirm haben.
Inwieweit der Datenzugriff und die Bildschirmübertragung möglich sind, richtet sich nach dem Konferenzprogramm. Einfache, oft kostenfreie Konferenzsoftware lässt meist keine direkte Bildschirmansicht zu, gestattet aber den Versand von Dateien während des laufenden Meetings.
Professionelle Software hingegen bindet die Computer oft so ein, dass alle Teilnehmer vollständige Präsentationen durchführen können.
Telefonkonferenzen richtig organisieren
Eine produktive Zusammenarbeit mit nützlichen Ergebnissen setzt voraus, dass eine Telefonkonferenz gut geplant ist und strukturiert abläuft. Mehrere Teilnehmer zu einem telefonischen Gruppenchat einzuladen und einfach anzufangen, wird in der Praxis eher selten funktionieren.
Für ein reines Brainstorming, bei dem es in erster Linie darum geht, Ideen zusammenzutragen, mag diese Variante zwar ausreichen. Doch wenn das Meeting professionell abgehalten werden soll, sind andere Vorkehrungen notwendig.
Warum? An einer Telefonkonferenz können die Projektmitglieder im Prinzip von überall aus teilnehmen, wo sie eine Internetverbindung haben.
Genau diese Flexibilität birgt aber verschiedene Stolpersteine:
Technische Probleme
Manchmal hapert es bereits daran, dass sich einzelne Teilnehmer erst gar nicht in die Konferenz einwählen können. Schuld daran ist aber nicht unbedingt die Internetverbindung. Stattdessen fehlen klare Absprachen.
Je nachdem, wo sich die Teilnehmer gerade aufhalten und welche Geräte sie nutzen, greifen sie womöglich auch auf unterschiedliche Programme zurück.
Wichtig ist deshalb, im Vorfeld zu kommunizieren, mit welchem Client gearbeitet wird. Die Teilnehmer sollten außerdem ihre Zugangsdaten und Passwörter überprüfen, damit sie reagieren können, falls hier etwas nicht funktioniert.
Lästig sind auch Verbindungsabbrüche. Sie führen dazu, dass die gerade ausgetauschten Informationen oder gemachten Aussagen nur in Bruchstücken oder gar nicht bei allen Teilnehmern ankommen.
Die Folge ist, dass alles ständig wiederholt werden muss, was die Konferenz unnötig in die Länge zieht.
Störungen und Unterbrechungen
Störend und nervig sind auch Hintergrundgeräusche oder Unterbrechungen. Sie hindern alle Teilnehmer daran, sich auf das Meeting zu konzentrieren. Ist ein Teilnehmer zum Beispiel gerade am Flughafen, sitzt er im Zug, hält er sich in einem Café auf oder teilt er sich ein Großraumbüro mit zahlreichen anderen Personen, sind die Bedingungen für eine Telefonkonferenz denkbar ungünstig.
Genauso störend ist, wenn ständig jemand hereinplatzt, weil er sich eine Unterschrift abholen oder sich nach etwas erkundigen möchte.
Für ein erfolgreiches telefonisches Meeting sollten grundsätzlich die gleichen Regeln gelten wie für ein normales Meeting mit persönlicher Anwesenheit. Jeder Teilnehmer sollte sich also an einen ruhigen Ort zurückziehen, wo er vernünftig arbeiten kann.
Außerdem sollte er seinem Umfeld mitteilen, dass er ein Meeting hat und in dieser Zeit nicht gestört werden will.
Darauf gilt es zu achten
Für einen reibungslosen Ablauf der Telefonkonferenz sollten zunächst diese Vorbereitungen getroffen werden:
- Terminierung: Die Telefonkonferenz braucht einen festen Termin. Dabei auch mögliche Zeitverschiebungen berücksichtigen, wenn die Teilnehmer über mehrere Länder verteilt sind.
- Agenda: Einen klaren, sauber strukturierten Ablauf für das Meeting vorbereiten und die einzelnen Punkte, die besprochen werden sollen, festhalten.
- Vorab-Informationen: Den Teilnehmern einige Tage vor dem Meeting alle Daten und Informationen zukommen lassen, die für das Meeting relevant sind. So können sich die Teilnehmer vorbereiten. Außerdem ist sichergestellt, dass alle Teilnehmer auf dem gleichen Kenntnisstand sind.
- Technikcheck: Alle Teilnehmer sollten etwa zehn Minuten vor dem Start des Meetings eingeloggt sein. Dadurch bleibt genug Zeit, um mögliche technische Probleme zu beheben.
Wichtig ist außerdem, eine Person zu bestimmen, die die Konferenz leitet und moderiert. Sie bestimmt, wer gerade das Wort hat. Andernfalls kommt es schnell zu einem Durcheinander. Möchte ein Teilnehmer etwas anmerken, kann er die Chatfunktion des Programms nutzen.
So sieht die Runde, dass sich jemand zu Wort melden will. Der Konferenzleiter kann darauf eingehen und die Rederolle entsprechend an den jeweiligen Teilnehmer übergeben. Gleichzeitig sollte der Leiter darauf achten, dass sich alle Teilnehmer einbringen können.
Auf diese Weise vorbereitet und durchgeführt, können Telefonkonferenzen sehr erfolgreich sein und das Projekt ein ganzes Stück voranbringen.
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