Das SCARF-Modell im Projektmanagement anwenden

Das SCARF-Modell im Projektmanagement anwenden

Auf einen gut gemeinten Ratschlag oder das Angebot, zu helfen, reagiert die angesprochene Person genervt und ablehnend. Jemand hat eine gute Idee, erntet aber nur negative Reaktionen. Eine Person ist wegen einer Lappalie völlig außer sich, doch ihr Gegenüber kann gar nicht nachvollziehen, was das Problem ist oder was er falsch gemacht haben soll. – Solche Situationen kennt vermutlich jeder.

Das SCARF-Modell im Projektmanagement anwenden

Unerwartete Reaktionen, unlogische Antworten oder Stimmungen, die plötzlich kippen, tauchen sowohl im Berufsalltag als auch im Privatleben auf. Doch es gibt ein Modell, das bestimmte Verhaltensweisen wissenschaftlich erläutert und so zu einem Hilfsmittel werden kann, das im Alltag genauso praktisch ist wie im Projektmanagement.

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10 Schritte für die Planung der Projektkosten

10 Schritte für die Planung der Projektkosten

Wenn ein neues Projekt ansteht, lässt die Frage nach den Kosten nicht lange auf sich warten. Doch die Aufstellung eines Kostenplans treibt so manchem Projektleiter den Schweiß auf die Stirn. Wie sollen die Ausgaben für etwas geschätzt werden, was noch gar keine konkreten Formen hat? Und was, wenn es am Ende doch ein ganzes Stück teurer wird als zunächst gedacht?

10 Schritte für die Planung der Projektkosten

Bei einem Projektbudget geht es nicht nur rein um nackte Zahlen. Vielmehr müssen verschiedene Faktoren beachtet werden. Ein Patentrezept für das Erstellen eines Kostenplans, das bei jedem Projekt funktioniert, gibt es nicht. Aber es gibt ein Schema, an dem sich der Projektleiter orientieren kann.

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7 Lösungansätze für virtuelle Projektteams

7 Lösungansätze für virtuelle Projektteams

Ein Patentrezept für ein erfolgreiches Projektteam, das optimal funktioniert, produktiv zusammenarbeitet und schon nach kurzer Zeit gut eingespielt ist, gibt es leider nicht. Denn sobald Menschen beteiligt sind, sind immer auch Verständnis und Fingerspitzengefühl gefragt. Das gilt für normale Teams und ist auch bei virtuellen Teams nicht anders.

7 Lösungansätze für virtuelle Projektteams

Wenn die Teammitglieder an unterschiedlichen Orten arbeiten, wird die Aufgabe aber noch einmal ein bisschen schwieriger. Was die sieben größten Herausforderungen für virtuelle Projektteams sind, haben wir uns bereits in einem vorhergehenden Beitrag angeschaut. Doch wer die Herausforderungen kennt, kann sich ihnen stellen.

In diesem Sinne zeigen wir jetzt sieben Lösungsansätze für virtuelle Projektteams auf!:

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Die 7 größten Herausforderungen für virtuelle Projektteams

Die 7 größten Herausforderungen für virtuelle Projektteams

Ein Austausch zwischen Mitarbeitern auf der ganzen Welt, flexible Arbeitszeiten, Eigenverantwortung, ungestörte Abläufe ohne ständige Meetings: Im vernetzten Zeitalter könnten virtuelle Projektteams eine optimale Lösung sein. Doch was in der Theorie super klingt, gestaltet sich in der Praxis ganz schön schwierig. Schon bei einem Team, das vor Ort zusammenarbeitet, hat der Projektleiter alle Hände voll damit zu tun, die einzelnen Mitglieder zu einem Team zu vereinen und die Weichen für eine erfolgreiche und vertrauensvolle Zusammenarbeit zu stellen.

Die 7 größten Herausforderungen für virtuelle Projektteams

Bei einem virtuellen Projektteam ist diese Aufgabe noch einmal ein ganzes Stück größer. Wie soll Teamgeist entstehen, wenn sich die einzelnen Teammitglieder persönlich nicht begegnen, sich womöglich gar nicht kennen?

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Das Projekt während des Urlaubs richtig übergeben

Das Projekt während des Urlaubs richtig übergeben

Für Projektleiter ist es oft ein komisches Gefühl, ihr Projekt aus der Hand zu geben. Schließlich sind sie es gewohnt, den Überblick zu haben und die Abläufe zu koordinieren. Die Verantwortung einem Dritten zu übertragen und nicht eingreifen zu können, wenn etwas nicht ganz rund läuft, ist befremdlich. Wer lässt sein “Kind” schon gerne allein?

Das Projekt während des Urlaubs richtig übergeben

Auf der anderen Seite macht es einen guten Manager aus, dass er sich auch mal zurücknehmen, ausklinken und abschalten kann. Er hat genug Vertrauen in sein Team und weiß, dass die Aufgaben erledigt werden. Würde er krank, müsste sein Team schließlich auch alleine weitermachen.

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Warum To Do-Listen oft nicht richtig funktionieren

Warum To Do-Listen oft nicht richtig funktionieren

Vermutlich hat jeder schon einmal eine To Do-Liste geschrieben. Schließlich ist es praktisch, wenn die anstehenden Aufgaben übersichtlich aufgeführt und die einzelnen Punkte dann nach und nach abgehakt werden können. Die Liste stellt sicher, dass nichts in Vergessenheit gerät.

Warum To Do-Listen oft nicht richtig funktionieren

Außerdem hilft sie bei der Planung und der Zeiteinteilung. Und es ist ein tolles Gefühl, wenn die Liste abgearbeitet ist und weggelegt werden kann.

Doch was in der Theorie gut und einfach klingt, gestaltet sich in der Praxis oft ganz schön schwierig. Denn manchmal führt allein schon der Anblick der langen Aufgabenliste zu einer Art Schockstarre, die jede Motivation raubt.

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Die gängigsten Projektmanagement-Methoden im Überblick

Die gängigsten Projektmanagement-Methoden im Überblick

Traditionell oder agil, PMI, Wasserfall, Scrum oder Kanban:  Solche und ähnliche Begriffe fallen immer wieder, wenn von Projekten die Rede ist. Doch was verbirgt sich dahinter? Wann werden welche Projektmanagement-Methoden eingesetzt? Und was bedeutet Projektmanagement überhaupt?

Die gängigsten Projektmanagement-Methoden im Überblick

Natürlich lassen sich diese Fragen nicht in wenigen Sätzen beantworten. Dazu ist das Thema viel zu komplex. Doch andererseits genügt es oft schon, die Begrifflichkeiten zumindest grob einordnen zu können, um nicht völlig im Dunklen zu tappen.

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Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 4. Teil

Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 4. Teil

Die Grundlage für das Lean Management ist die Idee, die Qualität zu erhöhen und Überflüssiges wegzulassen, um auf diese Weise einen Mehrwert für den Kunden zu erzielen. Der Ansatz, den Kunden in den Mittelpunkt zu stellen, ist nicht neu.

Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 4. Teil

Und auch die Absicht von schlankeren Prozessen und optimierten Abläufen ist ein alter Hut. Nur klingt das Ganze eben chicer und moderner, wenn vom Lean Management die Rede ist.

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Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 3. Teil

Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 3. Teil

Die Qualität erhöhen und gleichzeitig unnötigen Ballast vermeiden, um so im Ergebnis echte Mehrwerte für den Kunden zu schaffen: Das ist die Grundidee, auf der das Lean Management basiert. Prozesse schlanker zu gestalten, überflüssige Schritte zu streichen und die Abläufe zu optimieren, ist dabei natürlich keine komplett neue Idee.

Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 3. Teil

Durch das Lean Management hat der Ansatz aber einen neuen, modernen Namen.

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Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 2. Teil

Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 2. Teil

Das Lean Management möchte Werte für den Kunden schaffen, indem es die Qualität erhöht und unnötigen Ballast streicht. Diese Idee ist nicht neu. Aber durch die Bezeichnung Lean Management klingt der Ansatz einfach moderner.

Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 2. Teil

Jedenfalls spielt Lean auch im Projektmanagement zunehmend eine Rolle. Grund genug, eine Beitragsreihe mit Grundlagenwissen zum Lean Project Management zu starten.

Dabei ging es im 1. Teil mit einer Art Einführung in das Thema los. Konkret haben wir uns die Grundidee und die wesentlichen Ziele vom Lean Project Management angeschaut.

Jetzt, im 2. Teil, kümmern wir uns um die fünf Prinzipien, auf denen der Lean-Ansatz basiert:

Die fünf Prinzipien vom Lean Management

Grundsätzlich stellt der Lean-Ansatz den Kunden in den Mittelpunkt. Die Aufmerksamkeit richtet sich auf die Aspekte, die für den Kunden eine Rolle spielen. Das können Produkte, Dienstleistungen, Produkteigenschaften und ähnliche Dinge sein.

Das übergeordnete Ziel ist, möglichst perfekte Ergebnisse zu erzielen und dabei so wenige Ressourcen wie möglich zu verschwenden.

Um dieses Ziel zu erreichen, bilden fünf Prinzipien die Grundlage. Gut zu wissen ist, dass das Lean Management ursprünglich aus produzierenden Unternehmen kommt, bei denen es darum geht, die Produktionsabläufe und die Durchlaufzeiten zu optimieren.

Vor diesem Hintergrund sind die Ansätze vielleicht am besten nachzuvollziehen.

Aber schauen wir uns die fünf Prinzipien einmal näher an:

  1. Die Kunden und deren Werte definieren (Value)

Zunächst muss erarbeitet werden, welche Aktivitäten und Maßnahmen im Unternehmen tatsächlich zu echten Mehrwerten für die Kunden führen.

Nimmt das Unternehmen dafür die Sichtweise der Kunden ein, kann es die Aktivitäten aufspüren, die Werte schöpfen. Gleichzeitig stellt es fest, welche Maßnahmen überflüssig sind. Diese kann es im Idealfall streichen.

Im Kern geht es also darum, herauszufinden, was die Qualität der Produkte erhöht und was nicht und wofür der Kunde bereit ist, Geld zu bezahlen.

  1. Den Wertstrom identifizieren (Value Stream)

Im zweiten Schritt wird der gesamte Ablauf, durch den Werte für die Kunden geschaffen werden, nachvollzogen. Dabei werden sämtliche Aktivitäten und alle Organisationseinheiten betrachtet.

Während im ersten Schritt erarbeitet wurde, welche Werte für die Kunden entstehen, wird jetzt also definiert, wie diese Werte entstehen.

Dazu identifiziert das Unternehmen alle Aktivitäten entlang der Wertschöpfungskette, geht sämtliche Produktionsschritte durch und überprüft, welche Unternehmensteile woran beteiligt sind.

  1. Durch Vermeiden von Ballast einen Fluss in Gang setzen (Flow)

Vor allem wenn der Wertstrom zum ersten Mal untersucht wird, kommen so gut wie immer diverse Aktivitäten und Maßnahmen ans Licht, die weder das Endergebnis verbessern noch einen Mehrwert für die Kunden schaffen.

Lässt das Unternehmen diese Aktivitäten gezielt weg, erzeugt es einen Fluss, der Ressourcen spart, Wartezeiten vermeidet und überflüssige Unterbrechungen verzögert.

  1. Auf die Bedürfnisse der Kunden reagieren (Pull)

Es macht wenig Sinn, Produkte oder Dienstleistungen zu entwickeln, herzustellen und anzubieten, die die Kunden weder brauchen noch haben wollen. Das vierte Prinzip des Lean Managements möchte deshalb

  • die Bedürfnisse der Kunden verstehen und

  • Prozesse entwickeln, die den Kundenbedürfnissen gerecht werden.

Im Ergebnis sollten nur solche Dinge produziert werden, die die Kunden wirklich möchten. Auf diese Weise steigt nämlich der Mehrwert (1. Prinzip) und Verschwendung wird vermieden (3. Prinzip).

  1. Nach Perfektion streben (Perfection)

Die Lean-Ansätze im Unternehmen zu verankern, ist aufwändig und geht oft mit massiven Veränderungen der Abläufe einher. Das Ziel, die Aktivitäten so auszugestalten, dass sie ausschließlich Mehrwerte für die Kunden schaffen und keine Ressourcen verschwenden, lässt sich nicht von jetzt auf nachher erreichen.

Vielmehr sind dafür meist umfangreiche Change-Projekte notwendig. Aus diesem Grund werden die vier vorhergehenden Schritte immer wieder durchlaufen.

Die fünf Prinzipien übertragen auf das Lean Project Management

Die Prinzipien des Lean Managements können gut auf Projekte übertragen werden. Auch hier ist die Grundidee, das Projekt auf den Kunden auszurichten und möglichst reibungslos durchzuführen, ohne dabei unnötig Ressourcen zu verschwenden.

Die Schritte dazu sehen so aus:

  1. Die Werte für das Projekt definieren

Auch im Lean Project Management geht es letztlich darum, die Werte zu definieren, die der Auftraggeber will und für die er bezahlen wird. Voraussetzung dafür ist, das Projekt in kleine Teilbereiche aufzuschlüsseln.

Meist erfolgt das, indem ein Projektstrukturplan erstellt wird. Dieser Plan schafft die Grundlage dafür, dass die Teilbereiche und Aktivitäten aufgespürt werden können, die zu einer Wertschöpfung führen.

Die entscheidenden Fragen an dieser Stelle sind:

  • Wieso sollte das Projekt durchgeführt werden?

  • Welche Mehrwerte schafft das Projekt für den Auftraggeber und welche für das Unternehmen?

  • Welche Teilbereiche des Projekts erzeugen Mehrwerte und welche nicht?

  1. Den Wertstrom identifizieren

Sind die Werte definiert, muss analysiert werden, welche Schritte auf dem Weg von der Projektidee bis zum endgültigen Projektergebnis notwendig sind.

Dabei geht es aber weniger darum, die konkreten Maßnahmen und Abläufe zu ermitteln. Der Fokus liegt eher auf den Beteiligten, den Ressourcen und dem Projektumfeld.

Es gilt also zu klären:

  • Welche Ressourcen müssen für ein erfolgreiches Projekt eingesetzt werden?

  • Welche Unternehmensbereiche und externen Partner sind am Projekt beteiligt?

  • Welche Schritte sind notwendig, damit das Projekt umgesetzt werden kann?

  1. Den Fluss erzeugen und Verschwendung vermeiden

Das Lean Project Management will sich auf die Projektaktivitäten beschränken, die Mehrwerte erzeugen. Gleichzeitig sollen die einzelnen Abläufe störungsfrei und ohne unnötigen Ballast umgesetzt werden. Dazu werden die einzelnen Aufgaben übersichtlich dargestellt und messbar ausgestaltet.

Dadurch soll erreicht werden, dass die Mitglieder des Projektteams jeweils mit den Aufgaben betraut werden, die ihnen besonders liegen. Denn so kann das Potenzial optimal ausgeschöpft werden.

Es geht daher um folgende Punkte:

  • Welche Aktivitäten sind überflüssig und können gestrichen werden?

  • Wie muss der Ablauf aussehen, damit das angestrebte Projektziel ohne Störungen erreicht werden kann?

  • Worin liegen die Stärken und Schwächen der Teammitglieder?

  • Wie können die Mitglieder des Projektteams mit Blick auf ihre Stärken möglichst sinnvoll eingesetzt werden?

  1. Auf die Bedürfnisse des Auftraggebers eingehen

Ist der Fluss entstanden, wird der Auftraggeber wieder mit eingebunden. Er entscheidet mit, worauf es mit Blick auf das angestrebte Projektziel ankommt.

Auch hier geht es wieder darum, unnötige Aktivitäten zu vermeiden. Das soll erreicht werden, indem alle Beteiligten die beabsichtigten Ergebnisse absegnen.

Die entscheidenden Fragen sind:

  • Gibt es einen klaren Projektauftrag, der mit allen Beteiligten abgestimmt wurde?

  • Gibt es Maßnahmen, die schon durchgeführt wurden und deshalb jetzt weggelassen werden können?

  1. Perfekte Projektergebnisse anstreben

Der perfekte Status ist erreicht, wenn nur noch die beabsichtigten Projektergebnisse erzeugt und gleichzeitig alle unnötigen Maßnahmen weggelassen werden. Um zu diesem Ziel zu kommen, werden die ersten vier Prinzipien fortlaufend wiederholt.

Das Lean Project Management legt dabei die Aufmerksamkeit auf das Projektteam. Es geht nämlich weniger darum, die Aufgaben rein zu delegieren. Vielmehr ist das Ziel, dass die Teammitglieder eigenverantwortlich und selbstständig arbeiten.

Die Fragen dazu lauten:

  • Welche Maßnahmen helfen dabei, noch mehr Wert (Value) zu schaffen?

  • Auf welche Aktivitäten kann zusätzlich verzichtet werden?

  • Arbeiten die Projektteams eigenverantwortlich?

  • Ist gewährleistet, dass die Projektteams aus Fehlern lernen können?

Um die fünf Prinzipien umzusetzen, greift das Lean Project Management auf verschiedene Strategien zurück. Diese nehmen wir uns im 3. Teil vor.

Mehr Ratgeber, Tipps und Anleitungen:

Thema: Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 2. Teil