Kategorie: Projekt Blog

Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 3. Teil

Die Qualität erhöhen und gleichzeitig unnötigen Ballast vermeiden, um so im Ergebnis echte Mehrwerte für den Kunden zu schaffen: Das ist die Grundidee, auf der das Lean Management basiert. Prozesse schlanker zu gestalten, überflüssige Schritte zu streichen und die Abläufe zu optimieren, ist dabei natürlich keine komplett neue Idee.

Durch das Lean Management hat der Ansatz aber einen neuen, modernen Namen.

Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 3. Teil weiterlesen

Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 2. Teil

Das Lean Management möchte Werte für den Kunden schaffen, indem es die Qualität erhöht und unnötigen Ballast streicht. Diese Idee ist nicht neu. Aber durch die Bezeichnung Lean Management klingt der Ansatz einfach moderner.

Jedenfalls spielt Lean auch im Projektmanagement zunehmend eine Rolle. Grund genug, eine Beitragsreihe mit Grundlagenwissen zum Lean Project Management zu starten.

Dabei ging es im 1. Teil mit einer Art Einführung in das Thema los. Konkret haben wir uns die Grundidee und die wesentlichen Ziele vom Lean Project Management angeschaut.

Jetzt, im 2. Teil, kümmern wir uns um die fünf Prinzipien, auf denen der Lean-Ansatz basiert:

Die fünf Prinzipien vom Lean Management

Grundsätzlich stellt der Lean-Ansatz den Kunden in den Mittelpunkt. Die Aufmerksamkeit richtet sich auf die Aspekte, die für den Kunden eine Rolle spielen. Das können Produkte, Dienstleistungen, Produkteigenschaften und ähnliche Dinge sein.

Das übergeordnete Ziel ist, möglichst perfekte Ergebnisse zu erzielen und dabei so wenige Ressourcen wie möglich zu verschwenden.

Um dieses Ziel zu erreichen, bilden fünf Prinzipien die Grundlage. Gut zu wissen ist, dass das Lean Management ursprünglich aus produzierenden Unternehmen kommt, bei denen es darum geht, die Produktionsabläufe und die Durchlaufzeiten zu optimieren.

Vor diesem Hintergrund sind die Ansätze vielleicht am besten nachzuvollziehen.

Aber schauen wir uns die fünf Prinzipien einmal näher an:

1. Die Kunden und deren Werte definieren (Value)

Zunächst muss erarbeitet werden, welche Aktivitäten und Maßnahmen im Unternehmen tatsächlich zu echten Mehrwerten für die Kunden führen.

Nimmt das Unternehmen dafür die Sichtweise der Kunden ein, kann es die Aktivitäten aufspüren, die Werte schöpfen. Gleichzeitig stellt es fest, welche Maßnahmen überflüssig sind. Diese kann es im Idealfall streichen.

Im Kern geht es also darum, herauszufinden, was die Qualität der Produkte erhöht und was nicht und wofür der Kunde bereit ist, Geld zu bezahlen.

2. Den Wertstrom identifizieren (Value Stream)

Im zweiten Schritt wird der gesamte Ablauf, durch den Werte für die Kunden geschaffen werden, nachvollzogen. Dabei werden sämtliche Aktivitäten und alle Organisationseinheiten betrachtet.

Während im ersten Schritt erarbeitet wurde, welche Werte für die Kunden entstehen, wird jetzt also definiert, wie diese Werte entstehen.

Dazu identifiziert das Unternehmen alle Aktivitäten entlang der Wertschöpfungskette, geht sämtliche Produktionsschritte durch und überprüft, welche Unternehmensteile woran beteiligt sind.

3. Durch Vermeiden von Ballast einen Fluss in Gang setzen (Flow)

Vor allem wenn der Wertstrom zum ersten Mal untersucht wird, kommen so gut wie immer diverse Aktivitäten und Maßnahmen ans Licht, die weder das Endergebnis verbessern noch einen Mehrwert für die Kunden schaffen.

Lässt das Unternehmen diese Aktivitäten gezielt weg, erzeugt es einen Fluss, der Ressourcen spart, Wartezeiten vermeidet und überflüssige Unterbrechungen verzögert.

4. Auf die Bedürfnisse der Kunden reagieren (Pull)

Es macht wenig Sinn, Produkte oder Dienstleistungen zu entwickeln, herzustellen und anzubieten, die die Kunden weder brauchen noch haben wollen. Das vierte Prinzip des Lean Managements möchte deshalb

• die Bedürfnisse der Kunden verstehen und

• Prozesse entwickeln, die den Kundenbedürfnissen gerecht werden.

Im Ergebnis sollten nur solche Dinge produziert werden, die die Kunden wirklich möchten. Auf diese Weise steigt nämlich der Mehrwert (1. Prinzip) und Verschwendung wird vermieden (3. Prinzip).

5. Nach Perfektion streben (Perfection)

Die Lean-Ansätze im Unternehmen zu verankern, ist aufwändig und geht oft mit massiven Veränderungen der Abläufe einher. Das Ziel, die Aktivitäten so auszugestalten, dass sie ausschließlich Mehrwerte für die Kunden schaffen und keine Ressourcen verschwenden, lässt sich nicht von jetzt auf nachher erreichen.

Vielmehr sind dafür meist umfangreiche Change-Projekte notwendig. Aus diesem Grund werden die vier vorhergehenden Schritte immer wieder durchlaufen.

Die fünf Prinzipien übertragen auf das Lean Project Management

Die Prinzipien des Lean Managements können gut auf Projekte übertragen werden. Auch hier ist die Grundidee, das Projekt auf den Kunden auszurichten und möglichst reibungslos durchzuführen, ohne dabei unnötig Ressourcen zu verschwenden.

Die Schritte dazu sehen so aus:

1. Die Werte für das Projekt definieren

Auch im Lean Project Management geht es letztlich darum, die Werte zu definieren, die der Auftraggeber will und für die er bezahlen wird. Voraussetzung dafür ist, das Projekt in kleine Teilbereiche aufzuschlüsseln.

Meist erfolgt das, indem ein Projektstrukturplan erstellt wird. Dieser Plan schafft die Grundlage dafür, dass die Teilbereiche und Aktivitäten aufgespürt werden können, die zu einer Wertschöpfung führen.

Die entscheidenden Fragen an dieser Stelle sind:

• Wieso sollte das Projekt durchgeführt werden?

• Welche Mehrwerte schafft das Projekt für den Auftraggeber und welche für das Unternehmen?

• Welche Teilbereiche des Projekts erzeugen Mehrwerte und welche nicht?

2. Den Wertstrom identifizieren

Sind die Werte definiert, muss analysiert werden, welche Schritte auf dem Weg von der Projektidee bis zum endgültigen Projektergebnis notwendig sind.

Dabei geht es aber weniger darum, die konkreten Maßnahmen und Abläufe zu ermitteln. Der Fokus liegt eher auf den Beteiligten, den Ressourcen und dem Projektumfeld.

Es gilt also zu klären:

• Welche Ressourcen müssen für ein erfolgreiches Projekt eingesetzt werden?

• Welche Unternehmensbereiche und externen Partner sind am Projekt beteiligt?

• Welche Schritte sind notwendig, damit das Projekt umgesetzt werden kann?

3. Den Fluss erzeugen und Verschwendung vermeiden

Das Lean Project Management will sich auf die Projektaktivitäten beschränken, die Mehrwerte erzeugen. Gleichzeitig sollen die einzelnen Abläufe störungsfrei und ohne unnötigen Ballast umgesetzt werden. Dazu werden die einzelnen Aufgaben übersichtlich dargestellt und messbar ausgestaltet.

Dadurch soll erreicht werden, dass die Mitglieder des Projektteams jeweils mit den Aufgaben betraut werden, die ihnen besonders liegen. Denn so kann das Potenzial optimal ausgeschöpft werden.

Es geht daher um folgende Punkte:

• Welche Aktivitäten sind überflüssig und können gestrichen werden?

• Wie muss der Ablauf aussehen, damit das angestrebte Projektziel ohne Störungen erreicht werden kann?

• Worin liegen die Stärken und Schwächen der Teammitglieder?

• Wie können die Mitglieder des Projektteams mit Blick auf ihre Stärken möglichst sinnvoll eingesetzt werden?

4. Auf die Bedürfnisse des Auftraggebers eingehen

Ist der Fluss entstanden, wird der Auftraggeber wieder mit eingebunden. Er entscheidet mit, worauf es mit Blick auf das angestrebte Projektziel ankommt.

Auch hier geht es wieder darum, unnötige Aktivitäten zu vermeiden. Das soll erreicht werden, indem alle Beteiligten die beabsichtigten Ergebnisse absegnen.

Die entscheidenden Fragen sind:

• Gibt es einen klaren Projektauftrag, der mit allen Beteiligten abgestimmt wurde?

• Gibt es Maßnahmen, die schon durchgeführt wurden und deshalb jetzt weggelassen werden können?

5. Perfekte Projektergebnisse anstreben

Der perfekte Status ist erreicht, wenn nur noch die beabsichtigten Projektergebnisse erzeugt und gleichzeitig alle unnötigen Maßnahmen weggelassen werden. Um zu diesem Ziel zu kommen, werden die ersten vier Prinzipien fortlaufend wiederholt.

Das Lean Project Management legt dabei die Aufmerksamkeit auf das Projektteam. Es geht nämlich weniger darum, die Aufgaben rein zu delegieren. Vielmehr ist das Ziel, dass die Teammitglieder eigenverantwortlich und selbstständig arbeiten.

Die Fragen dazu lauten:

• Welche Maßnahmen helfen dabei, noch mehr Wert (Value) zu schaffen?

• Auf welche Aktivitäten kann zusätzlich verzichtet werden?

• Arbeiten die Projektteams eigenverantwortlich?

• Ist gewährleistet, dass die Projektteams aus Fehlern lernen können?

Um die fünf Prinzipien umzusetzen, greift das Lean Project Management auf verschiedene Strategien zurück. Diese nehmen wir uns im 3. Teil vor.

Mehr Ratgeber, Tipps und Anleitungen:

• Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 1. Teil
• Was ist der PDCA-Zyklus?
• Infos zum Projekt „Schule als Staat“
• Infos und Tipps zum Umgang mit dem „Fast fertig“ -Status
• Was ist ein Scope Creep? Teil 2
• Was ist ein Scope Creep? Teil 1
• Wertschätzung als Faktor für Projekterfolge
• 5 Fehler bei Reden, die die Aufmerksamkeit der Zuhörer kosten

Thema: Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 2. Teil

Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 1. Teil

Lean Factory, Lean Management, Lean Enterprise, Lean Supply Chain: Die englische Vokabel lean für schlank oder mager ist in aller Munde. Dabei ist die Idee, Abläufe schlanker zu gestalten, um so den Aufwand zu reduzieren, die Kosten zu senken und Bürokratie abzubauen, keineswegs neu. Aber wenn das Wörtchen lean ins Spiel kommt, klingt alles eben gleich eine Spur moderner und hipper.

Kein Wunder, dass die angesagte Verschlankung auch vor dem Projektmanagement nicht Halt macht.

Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 1. Teil weiterlesen

Was ist der PDCA-Zyklus?

Das Qualitätsmanagement ist ein großes und wichtiges Thema in Unternehmen, aber auch bei Projekten. Ein Verfahren, das im Qualitätsmanagement zu den Standards gehört, ist der PDCA-Zyklus. Was es damit auf sich hat, erklären wir in diesem Beitrag.

Was ist der PDCA-Zyklus?

Der PDCA-Zyklus wurde ursprünglich vom US-amerikanischen Physiker Walter Andrew Shewhart entwickelt. Als dreistufiger Prozess sollte der Zyklus zu einer verbesserten Qualitätssicherung beitragen.

Was ist der PDCA-Zyklus? weiterlesen

Infos zum Projekt „Schule als Staat“

In Schulen finden regelmäßig Projektwochen statt. Dabei stellt sich jedes Mal aufs Neue die Frage, welche Projekte angeboten und umgesetzt werden sollen. Ein sehr spannendes Schulprojekt dabei ist die “Schule als Staat”. Doch obwohl es dieses Projekt schon seit mehreren Jahren gibt, haben viele Schulen bisher nur wenig oder noch gar nichts davon gehört. Also wird es Zeit, das zu ändern. Hier sind Infos zum Projekt “Schule als Staat“!

Infos zum Projekt „Schule als Staat“ weiterlesen

Infos und Tipps zum Umgang mit dem „Fast fertig“ -Status

Wenn ein Projektmitarbeiter gefragt wird, wie weit er mit einer bestimmten Aufgabe ist, lautet seine Antwort sehr oft: “Fast fertig!” Diese Antwort ist auch durchaus verständlich. Denn zu sagen, dass eine Aufgabe schon so gut wie erledigt ist, klingt einfach besser, als zu erklären, dass die Arbeit noch ganz am Anfang steht oder bestenfalls zur Hälfte getan ist.

Nur ist dieses “Fast Fertig” auch ziemlich tückisch. Tatsächlich wirkt diese Aussage nämlich viel positiver als sie ist. Die Betonung liegt schließlich nicht auf dem “Fertig”, sondern auf dem “Fast”. Aber wie geht der Projektleiter am besten mit diesem “Fast fertig” -Status um?

Infos und Tipps zum Umgang mit dem „Fast fertig“ -Status weiterlesen

Was ist ein Scope Creep? Teil 2

Im Zusammenhang mit Projekten fällt immer wieder auch der Begriff Scope Creep. Dahinter verbirgt sich kein neuartiges Phänomen mit einem neumodischen Namen. Vielmehr gibt es die Bezeichnung schon ziemlich lange. Und so ziemlich jeder, der an Projekten mitwirkt, dürfte mit dem Scope Creep schon Bekanntschaft gemacht haben. In einem zweiteiligen Beitrag schauen wir uns den Scope Creep deshalb einmal genauer an.

In Teil 1 haben wir erklärt, was ein Scope Creep ist, welche Folgen er haben kann und wann kein Scope Creep vorliegt. Kurz zusammengefasst ist es so: Ein Scope Creep ist ein schleichender Vorgang, der dazu führt, dass der Projektumfang immer weiter ausufert.

Was ist ein Scope Creep? Teil 2 weiterlesen

Was ist ein Scope Creep? Teil 1

Scope Creep klingt nach einem neumodischen Begriff, der wie viele andere englischsprachige Bezeichnungen plötzlich die Runde macht. Tatsächlich ist der Begriff aber gar nicht so neu. Und er beschreibt auch keine neuartige Erscheinung. Er steht vielmehr für ein Phänomen, das in sehr vielen Projekten auftaucht.

Fast jeder, der schon einmal an einem Projekt mitgewirkt hat, dürfte dem Scope Creep bereits begegnet sein. Was also verbirgt sich dahinter?

Was ist ein Scope Creep? Teil 1 weiterlesen

Wertschätzung als Faktor für Projekterfolge

“Nicht jeder kleinste Fortschritt verdient gleich großen Applaus.” oder “Gibt es keinen Anlass zu Kritik, ist das schon Lob genug.” – Solche und ähnliche Aussagen sind in Chefetagen immer wieder zu hören. Auf der anderen Seite stehen die Führungskräfte, die davon überzeugt sind, dass fehlende Wertschätzung und mangelnde Anerkennung von guten Leistungen die Motivation eines Projektteams gehörig ausbremsen können.

 

Anerkennung ist nicht gleichbedeutend mit Wertschätzung

Die Begriffe Annerkennung und Wertschätzung werden oft in einem Atemzug genannt und mehr oder weniger synonym verwendet. Tatsächlich bedeuten sie aber nicht das Gleiche.

Anerkennung bezieht sich auf ein Verhalten oder eine Leistung. Jemand, der Gutes und Großes leistet, vieles richtig macht oder sich in einer bestimmten Situation besonders bewährt hat, wünscht sich, dass er dafür anerkannt und gelobt wird. Passiert das nicht, entsteht ein Gefühl von fehlender Beachtung und Zuwendung. Die Person wird zunehmend unzufrieden, zieht sich zurück, Engagement und Motivation lassen nach. Warum sollte sich die Person auch einbringen und ihr Bestmögliches geben, wenn die Leistung ohnehin nicht anerkannt wird?

In diesem Zusammenhang spielt aber auch eine Rolle, von wem das Lob kommt. Generell wirkt Anerkennung dann, wenn sie von jemandem entgegengebracht wird, der eine Bedeutung für die Person hat. Ein aufrichtiges Lob vom Projektleiter wiegt meist schwerer als anerkennende Worte von einem Kollegen oder einem externen Coach.

Mit Lob und Anerkennung ist es aber noch nicht getan. Und an dieser Stelle kommt die Wertschätzung ins Spiel. Wertschätzung bezieht sich nicht auf eine Leistung oder ein Verhalten, sondern ist vielmehr eine grundsätzliche Haltung.

Jemanden wertzuschätzen bedeutet, ihn als den Menschen zu akzeptieren, der er ist. Das beinhaltet auch, zuzugestehen, dass die Person Ecken und Kanten hat, an einigen Stellen Schwächen und Defizite aufweist oder auch einmal einen Fehler macht. Offenheit, Respekt, Toleranz und Vertrauen schaffen die Basis für einen wertschätzenden Umgang miteinander.

Um den Unterschied zwischen Anerkennung und Wertschätzung zu verdeutlichen, noch ein Beispiel: Angenommen, ein Kind hat für eine Klassenarbeit fleißig gelernt und bringt nun eine gute Note nach Hause. Für diese Leistung wünscht es sich Anerkennung. Das Kind möchte, dass seine Eltern das Engagement sehen und es dafür loben.

Übrigens ist das Lob der Eltern für das Kind mehr wert als das Lob des Lehrers. Wertschätzung wünscht sich das Kind zwar auch. Aber nicht für die gute Note, sondern im Allgemeinen. Das Kind möchte, dass sich seine Eltern interessieren, es ernst nehmen und unterstützen. Und vor allem, dass die Eltern das Kind auch dann lieb haben, wenn es keine gute Note nach Hause bringt.

Wertschätzung als Faktor für Projekterfolge

Für eine erfolgreiche Projektarbeit ist Wertschätzung ein entscheidender Faktor. Denn Wertschätzung und Motivation hängen eng miteinander zusammen. Nur wenn sich die Mitglieder des Projektteams wertgeschätzt fühlen, werden sie bereit sein, sich einzubringen und sich motiviert und engagiert an die Arbeit zu machen.

Für den Projektleiter bedeutet das, dass er die Standpunkte, die Wertvorstellungen und auch die Bedenken seiner Teammitglieder ernst nehmen, sich dafür interessieren und versuchen sollte, sie nachzuvollziehen. Und das unabhängig von der eigenen Meinung. Am Ende geht es also darum, den Teammitgliedern offen und respektvoll zu begegnen.

In der Projektarbeit selbst schafft der Projektleiter die Rahmenbedingungen für ein wertschätzendes Miteinander, indem er

• zusammen mit seinem Team verbindliche Verhaltensregeln erarbeitet und auf deren Einhaltung achtet.
• offen und fair kommuniziert und Informationen nicht zurückhält.
• seinen Mitarbeitern zuhört und auch andere Meinungen akzeptiert.
• Ideen, Vorschläge und Lösungsansätze seiner Teammitglieder zulässt und als Bereicherung sieht.
• gute Leistungen anerkennt und lobt.
• auf das Wissen und Können seiner Teammitglieder vertraut, auch wenn sie vielleicht andere Methoden und Vorgehensweisen wählen als er selbst.
• Termine rechtzeitig ankündigt und einhält.

Werte erkennen und nutzen

Ganz buchstäblich beinhaltet das Wort Wertschätzung, Werte zu schätzen. Werte sind so etwas wie die inneren Bewerbungsmaßstäbe eines Menschen. Sie gehören zur Identität und zum Selbstbild, formen die eigenen Ansichten, schaffen Ziele und motivieren.

Werte beantworten letztlich die Frage, was einer Person wirklich wichtig ist und worauf sie wert legt. Sich mit den eigenen Werten auseinanderzusetzen und sie zu hinterfragen, hilft dabei, die Wertvorstellungen anderer zu verstehen und zu würdigen. Dieses Verständnis wiederum fördert eine erfolgreiche Teamarbeit.

Der Projektleiter sollte deshalb herausfinden, welche Werte seine Teammitglieder antreiben.

Das gelingt durch Fragen wie zum Beispiel:

• Was ist Ihnen bei der Arbeit an einem Projekt besonders wichtig?
• Worin sehen Sie für sich die größten Herausforderungen?
• Welche Erwartungen und Befürchtungen haben Sie mit Blick auf dieses Projekt?
• Inwieweit stimmt das Projekt mit ihren persönlichen Werten überein?
• Was bringen Sie an Vorwissen und Erfahrungen mit?

Das Alte, Bewährte wertschätzen und das Positive sehen

Projekte sollen Probleme lösen, Neuerungen auf den Weg bringen, Abläufe optimieren oder Veränderungen hervorrufen. Im Kern geht es oft darum, etwas Altes, Bestehendes durch etwas Neues zu ersetzen. Dabei gibt es in einem Projektteam so gut wie immer Befürworter, Kritiker und Teammitglieder, die sich mit Neuerungen generell erst einmal sehr schwertun.

Das Problem an der ganzen Sache ist aber oft gar nicht das Neue an sich. Es geht eher darum, dass das Gefühl entsteht, dass das Alte nicht wertgeschätzt wird. Um auch die Kritiker und Skeptiker ins Boot zu holen, ist deshalb wichtig, dass der Projektleiter das Bestehende nicht abwertet. Tatsächlich wäre das auch der falsche Ansatz.

Denn das, was jetzt verändert werden soll, hat auch seine gute Seiten, war seinerzeit sinnvoll und hat sich bis hierhin bewährt. Hätte es dieses Alte nicht gegeben, wäre jetzt kein Ansatzpunkt für etwas Neues vorhanden. Der Projektleiter sollte also den Blick auf das Positive lenken und vermitteln, dass das Projekt hier anknüpft, um nun den nächsten Schritt zu gehen.

Mehr Ratgeber, Tipps und Anleitungen:

• 5 Fehler bei Reden, die die Aufmerksamkeit der Zuhörer kosten
• Infos zum CSR-Reporting
• 9 Gründe, warum Projekte nicht laufen
• Projekttermine einhalten: 7 simple Tipps
• 4 Schritte beim Einführen eines PMO
• Fördermittel für Vereine – Infos und Tipps, 2. Teil
• Fördermittel für Vereine – Infos und Tipps, 1. Teil
• Was ist ein MVP?

Thema: Wertschätzung als Faktor für Projekterfolge

5 Fehler bei Reden, die die Aufmerksamkeit der Zuhörer kosten

Ob vor der Geschäftsleitung, den Auftraggebern oder dem künftigen Team und ob am Anfang, während des Verlaufs, gegen Ende oder zum Abschluss: Reden gehören bei Projekten regelmäßig dazu. Dabei ist es oft schon für den Redner nicht ganz leicht, vor sein Publikum zu treten. Denn nicht jeder ist ein begnadeter Rhetoriker und im Tagesgeschäft fehlt mitunter einfach die Zeit, um sich umfangreich auf die Präsentation vorzubereiten.

Und auch das Publikum ist nicht immer begeistert, wenn schon wieder ein Meeting im Terminkalender untergebracht werden muss.

5 Fehler bei Reden, die die Aufmerksamkeit der Zuhörer kosten weiterlesen