Die Projektmanagement-Phasen im Überblick
Ein großes Projekt steht an und der Projektleiter weiß noch gar nicht so genau, wo und wie er anfangen soll. In den meisten Fällen wird er das Projekt dann in Abschnitte aufteilen, um sich einen Überblick zu verschaffen. Damit ist er schon mitten in den Projektphasen angekommen! In diesem Beitrag vermitteln wir einen Überblick zu den typischen Projektmanagement-Phasen.
Wir erklären, welche Phasen es gibt und welche Aufgaben sie enthalten:
Was ist eine Projektmanagement-Phase?
Projektphasen sind Abschnitte, die ein Projekt einteilen und gliedern. Es handelt sich um definierte, zeitlich begrenzte Etappen innerhalb des Projektverlaufs. Weil in den einzelnen Phasen bestimmte Ergebnisse erreicht werden sollen, beginnen und enden Projektphasen meist mit einem Meilenstein.
Je nach Projekt und Vorgehensweise können die Phasen nacheinander folgen oder sich überlappen.
Ein Hinweis: In unserem Beitrag verwenden wir die Begriffe Projektphase und Projektmanagement-Phase synonym, um die Infos einfacher und verständlicher zu halten. In der Fachliteratur wird bei einigen Projektmodellen zwischen Phasen, die den Fokus auf die Projektinhalte legen, und Phasen, die sich auf das Management beziehen, unterschieden.
Diese Unterscheidung kann in der Praxis auch durchaus sinnvoll sein, denn die jeweiligen Phasen legen das Augenmerk auf unterschiedliche Aspekte.
Warum macht eine Einteilung in Projektphasen Sinn?
Die Einteilung in zeitlich definierte Abschnitte hilft dabei, ein Projekt übersichtlicher zu gestalten. Selbst ein riesiges Projekt wirkt durch die kleineren, leichter verdaulichen Häppchen nicht mehr ganz so furchteinflößend.
Doch neben der übersichtlichen Gliederung ergeben sich weitere Pluspunkte. So liefert der Meilenstein am Ende einer Projektphase einen Punkt, an dem wichtige Fragen gestellt und Entscheidungen getroffen werden können:
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Sind die geplanten Ergebnisse und Fortschritte erreicht?
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Kann das Projekt wie bisher fortgesetzt werden?
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Muss die Projektplanung für die folgenden Phasen korrigiert werden?
Der Übergang von einer Projektphase zur nächsten ist immer auch eine gute Gelegenheit, um Soll-Ist-Vergleiche durchzuführen, die Risiken zu analysieren und die Ressourcen zu prüfen.
Welche Projektmanagement-Phasen gibt es?
Je nach Projektart und Standard werden Projekte in unterschiedliche Phasen eingeteilt. Eine einfache, pragmatische und allgemeingültige Variante sieht eine Gliederung in vier Phasen vor:
- Projektstart: Die erste Phase läutet das Projekt ein und sorgt dafür, dass es konkrete Formen annimmt. Dazu werden der Nutzen und die Ziele festgelegt, die Machbarkeit geklärt und der Projektleiter bestimmt. Die Startphase endet üblicherweise damit, dass der Auftrag für das Projekt offiziell erteilt wird.
- Projektplanung: In der nächsten Phase werden die Grundlagen gelegt. Die Projektinhalte, die Kosten und Ressourcen, die Zuständigkeiten und die Termine werden detailliert geplant. Auch die Chancen und Risiken werden genau analysiert.
- Durchführung, Überwachung und Steuerung des Projekts: Nun geht es richtig los und die Umsetzung beginnt. Diese Phase ist meist der längste Abschnitt eines Projekts. Es gilt, die vorher geplanten Ergebnisse und definierten Ziele zu erarbeiten. Dabei werden die Arbeitsabläufe stetig überwacht, um bei Abweichungen oder Schwierigkeiten mit geeigneten Maßnahmen rechtzeitig gegensteuern zu können.
- Projektabschluss: Ist das Projektergebnis erzielt, erfolgt die offizielle Abnahme. Daran schließen sich die Dokumentation des Projekts, das Festhalten der Lessons Learned und die Auflösung des Projektteams an.
Je nach Projektart kann die Einteilung aber auch etwas anders aussehen. So unterscheidet zum Beispiel die DIN 69901 zwischen den fünf Projektmanagement-Phasen Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und Abschluss.
In anderen Projekten wiederum bietet es sich an, die Projektphasen stärker auf die Projektinhalte abzustimmen. Deshalb wird etwa in Software-Projekten oft eine Gliederung in die Phasen Analyse, Design, Entwicklung, Test und Auslieferung vorgenommen.
Worauf liegt in der Fokus in den einzelnen Projektmanagement-Phasen?
Auch wenn Projekte eine Einteilung in spezifischere Phasen erfordern können, lassen sich die vier allgemeinen Projektmanagement-Phasen auf so gut wie alle Projekte anwenden. Deshalb beschränken wir uns darauf. Bleibt aber die Frage, was die einzelnen Phasen gekennzeichnet und was genau zu tun ist.
Projektstart
Die erste Projektphase wird gerne möglichst schnell abgewickelt, damit es zügig losgehen kann. Tatsächlich sollte der Startphase aber genug Aufmerksamkeit gewidmet werden. Schließlich schafft sie die Basis für das ganze Projekt.
Zu den entscheidenden Aufgaben in dieser Phase gehören:
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die wichtigsten Beteiligten identifizieren
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den Nutzen und die Ziele des Projekts bestimmen
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die Machbarkeit prüfen
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die Anforderungen, Chancen und Risiken analysieren
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das Projektteam zusammenstellen und den Projektleiter ernennen
Zum Ende der Startphase fällt die Entscheidung, ob und mit welchen Rahmenbedingungen das Projekt durchgeführt wird. Die Vereinbarungen werden meist in einem offiziellen Projektauftrag festgehalten.
Projektplanung
Der Projektstart hat meist das große Ganze im Blick, schaut also gewissermaßen aus der Vogelperspektive auf das Projekt. In der Planungsphase hingegen werden die Inhalte und Details konkret.
Deshalb werden im Rahmen der Projektplanung erstellt:
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Terminplan
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Ressourcen- und Kostenplan
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Kommunikationsplan
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Projektstrukturplan mit Einteilung der Projektinhalte in Arbeitspakete
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Qualitätsplan mit definierten Abnahmekriterien
Mit Abschluss dieser Projektphase ist ein kompletter Projektplan vorhanden, der detailliert beschreibt, was, wie, wann und mit welchen Kosten im Projekt umgesetzt wird.
Durchführung, Überwachung und Steuerung des Projekts
Alles, was bis hierhin nur durchdacht und geplant wurde, wird jetzt zur Praxis. Diese Phase ist die intensivste Projektphase, denn das Projektteam nimmt die Arbeit auf.
Der Projektleiter wiederum ist dafür verantwortlich,
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das Projektteam zu führen.
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den Soll- und den Ist-Zustand abzugleichen.
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die Pläne zu korrigieren und erforderliche Maßnahmen einzuleiten.
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Risiken zu überwachen.
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im Blick zu haben, wie die Kommunikation funktioniert.
Im Ergebnis sollen am Ende dieser Phase die geplanten Inhalte umgesetzt und die Projektziele erreicht sein.
Projektabschluss
Auch wenn die eigentliche Projektarbeit abgeschlossen ist, ist das Projekt noch nicht ganz beendet.
Denn ein paar Aufgaben stehen noch an:
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offizielle Übergabe der Projektergebnisse und Abnahme durch den Auftraggeber
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abschließende Prüfung der Wirtschaftlichkeit des Projekts
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Dokumentation des Projekts und der gesammelten Erfahrungen
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Auflösung des Projektteams
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Beenden der Verträge
Erst wenn wirklich alle Schritte abgeschlossen sind, ist das Projekt formal beendet.
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