Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode

Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist eine Vorgehensweise, die das Zeitmanagement optimieren kann. Was sich hinter der Methode verbirgt und wie sie funktioniert, erklären wir in diesem Beitrag.

Ein voller Terminkalender, unerwartete Zusatzaufgaben, ständige Unterbrechungen durch Anrufe und Besuche: Es ist mitunter gar nicht so einfach, seine Arbeiten flüssig und effektiv zu erledigen.

Wenn dann auch noch unterschiedliche Projekte gleichzeitig koordiniert und durchgeführt werden müssen, kann der Überblick über die Aufgaben und die Fristen schnell verloren gehen. Ein gutes Zeitmanagement ist deshalb umso wichtiger. Und eine mögliche Methode in diesem Zusammenhang ist die ALPEN-Methode.

 

Der Terminkalender als Basis

Ausgangspunkt für die Planungen ist der Terminkalender. Er ist das Werkzeug, das Struktur in die Termine, Abläufe und Zeiten bringt. Eine effektive Koordinierung setzt aber voraus, dass der Terminkalender nicht überfüllt wird. Termine, die erfolgreich verlaufen sollen, erfordern beispielsweise immer eine Vor- und eine Nachbereitung.

Folglich sollten entsprechende Zeiten im Terminkalender vorgesehen sein. Ratsam ist außerdem, Puffer einzuplanen. Die Puffer verhindern zum einen, dass wichtige Termine zu eng beieinander liegen. Zum anderen verschaffen die Puffer etwas Luft. Klappt eine Aufgabe nicht wie geplant, gerät durch die Puffer nicht der gesamte Zeitplan gleich aus den Fugen. Andersherum werden kurze Verschnaufpausen möglich, die dabei helfen, die Konzentration zu bewahren.

Stehen Projekte an, müssen dafür Arbeitspakete und Meilensteine definiert und ebenfalls erfasst werden. Projektabschnitte, die erfolgreich abgeschlossen sind, können abgehakt werden. Das hilft nicht nur dabei, den Überblick zu bewahren und das übergeordnete Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Stattdessen steigt auch die Motivation, wenn die Liste an erreichten Meilensteinen immer länger wird.

 

Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode

Sind die Projekte, Arbeiten und Aufträge erfasst, sollten sie nach Wichtigkeit geordnet werden. Aus der Wichtigkeit ergibt sich die Reihenfolge, in der die Aufgaben abgearbeitet werden. Schließlich würde es wenig Sinn machen, den halben Tag mit Aufgaben zu verbringen, die nicht ganz so wichtig sind und vor allem nicht sofort erledigt werden müssen, wenn auf der anderen Seite Aufgaben mit sehr hoher Priorität regelmäßig liegen bleiben.

Dabei gibt es für ein effektives Zeitmanagement verschiedene Methoden. Das Eisenhower-Prinzip, die ABCD-Analyse oder die Salami-Taktik sind ein paar Beispiele. Eine andere Variante ist die ALPEN-Methode. Die ALPEN-Methode geht auf den Zeitmanagement-Experten Prof. Dr. Lothar J. Seiwert zurück. Die Idee hinter der Methode ist, die Aufgaben eines Tages in kleine, überschaubare Abschnitte einzuteilen.

Dadurch wird der Zeitdruck reduziert und auch der Stress fällt geringer aus. Ein großer Pluspunkt der Methode ist zudem, dass sie im Unterschied zu anderen Taktiken nicht konsequent umgesetzt werden muss. Stattdessen kann sie auch nur bei Bedarf zum Einsatz kommen.

Die ALPEN-Methode umfasst fünf Schritte und aus den Anfangsbuchstaben dieser fünf Schritte ergibt sich das Wort ALPEN:

  1. Aufgaben: Arbeiten und Termine erfassen
  2. Länge: Dauer der einzelnen Aktivitäten abschätzen
  3. Pufferzeiten: Zeitreserven und Pausen einplanen
  4. Entscheidungsfragen: Prioritäten setzen
  5. Nachkontrolle: Zeitplanung überprüfen
  1. Aufgaben, Arbeiten und Termine notieren

Im ersten Schritt wird eine klassische To-Do-Liste erstellt. In diese Liste werden alle anstehenden Aufgaben, Aufträge und Termine eingetragen. Neben größeren Arbeiten gehören hierzu auch Kleinigkeiten wie das Beantworten von E-Mails, das Bearbeiten der Post oder Telefonate. Aufgaben vom Vortag, die liegengeblieben sind, werden ebenfalls erfasst.

Die Reihenfolge und die Prioritäten spielen an diesem Punkt aber noch keine Rolle. Zunächst einmal geht es nur darum, eine vollständige To-Do-Liste für den Tag zusammenzustellen. In der Praxis hat es sich übrigens bewährt, die Listen nicht morgens, zu Beginn eines Arbeitstages, sondern schon am Ende des Vortages anzufertigen. Denn so kann der jeweilige Arbeitstag direkt beginnen.

 

  1. Länge der einzelnen Aktivitäten einschätzen

Im nächsten Schritt geht es darum, den Zeitaufwand für die einzelnen Aufgaben und Arbeiten abzuschätzen. Wichtig dabei ist,

  • möglichst realistisch zu planen,
  • den Zeitbedarf nicht zu knapp zu kalkulieren,
  • zeitliche Limits für die einzelnen Aktivitäten zu setzen und
  • Termine zusammen mit konkreten Uhrzeiten zu notieren.

In der Praxis erweist sich die Planung des Zeitaufwands oft als schwierigster Punkt. Zeitprotokolle, die festhalten, wie lange die einzelnen Aufgaben tatsächlich gedauert haben, können an diesem Punkt eine gute Hilfestellung bieten. Wenn die Erfahrung zunimmt, wird aber auch die Aufwandsschätzung zunehmend einfacher.

  1. Pufferzeiten und Pausen einplanen

Es kann immer vorkommen, dass unerwartete Aufgaben anfallen oder Arbeiten nicht so zügig und reibungslos ablaufen, wie gedacht. Um hier entgegenzusteuern, sollten von Anfang an Puffer eingeplant werden. In diesem Zusammenhang hat sich die 60:40-Regel als besonders effektiv erwiesen. Demnach werden 60 Prozent der Arbeitszeit für wichtige Aufgaben und konkrete Arbeiten verplant. 40 Prozent der Arbeitszeiten hingegen bleiben als Reserve frei und können bei Bedarf entsprechend ausgeschöpft werden.

Ein weiterer Aspekt, der bei der Planung berücksichtigt werden sollte, ist die individuelle Leistungsfähigkeit. Die meisten Menschen sind vormittags und am späten Nachmittag besonders leistungsfähig, während es dazwischen schwerer fällt, konzentriert zu arbeiten. Anspruchsvolle Aufgaben sollten deshalb zu den Zeiten eingeplant werden, in denen die persönliche Leistungskurve hoch ist.

 

  1. Entscheiden und Prioritäten setzen

Wenn zusammengetragen ist, welche Aufgaben anstehen und wie lange die einzelnen Arbeiten voraussichtlich dauern werden, wird sich oft herausstellen, dass nicht alle Aktivitäten an einem Tag zu schaffen sind. Deshalb gilt es nun, Entscheidungen zu treffen und Prioritäten zu setzen.

  • Welche Aufgaben und Arbeiten sind besonders wichtig?
  • Welche Aufträge müssen auf jeden Fall heute oder zumindest sehr zeitnah erledigt werden und welche Arbeiten können noch etwas warten?
  • Welche Aufgaben müssen selbst bearbeitet werden und welche Arbeiten können delegiert werden?

Solche und ähnliche Entscheidungsfragen helfen dabei, Prioritäten zu setzen. Auf dieser Basis lässt sich dann die endgültige To-Do-Liste für den Arbeitstag erstellen. Anschließend wird die Liste Punkt für Punkt abgearbeitet.

  1. Nachkontrollieren

Der letzte Schritt besteht darin, die Zeitplanung auf den Prüfstand zu stellen. Dafür wird am Ende des Arbeitstages kontrolliert,

  • ob alle Aufgaben und Arbeiten in der Liste erfasst waren oder ob nicht doch etwas vergessen wurde,
  • inwieweit der geschätzte Zeitaufwand mit der Realität übereingestimmt hat,
  • ob genügend zeitliche Puffer eingeplant wurden,
  • ob die Prioritäten richtig gesetzt waren und
  • an welchen Stellen die Planung noch optimiert werden müsste oder könnte.

Gerade die Nachkontrolle kippt in der Praxis oft hinten runter. Dabei kommt ihr eine große Bedeutung zu. Denn die beste Methode und die schönsten Listen bringen letztlich nichts, wenn sie nur noch mehr Arbeit verursachen und zusätzliche Zeit kosten, in Sachen Zeitmanagement aber keine Verbesserungen bringen.

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Thema: Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode

Autor: Redaktion

Karsten Peters, 49 Jahre, Inhaber einer Medienagentur, Andrea Kumpak, 36 Jahre Projektmanagerin, David Tarmstedt, 42 Jahre Projektleiter und Tarek Mokcic, 38 Jahre, Consultant Projektmanagement schreiben hier Wissenswertes, Tipps und Ratgeber zu Projektarbeiten, Berufen, Planungen, Weiterbildung und Entwicklung.

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