Das Projektportfolio als Prüfinstrument
Viele Projekte können nicht erfolgreich zu Ende gebracht werden, weil sich die Rahmenbedingungen verändern oder weil sie sich mit Blick auf die Zeit, die Kosten oder die nötigen Ressourcen immer weiter von der ursprünglichen Planung entfernen. Ein solides Projektportfolio kann hier Abhilfe schaffen.
Denn es sortiert Projekte nach ihrem Kosten-Nutzen-Verhältnis und kann gleichzeitig anzeigen, wann es Zeit wird, die Notbremse zu ziehen.
Mögliche Gründe für einen notwendigen Projektabbruch
Bei jedem Projekt besteht das Risiko, dass es scheitert. Umso wichtiger ist, ein Projekt regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf neu zu justieren. Denn die Bewertungskriterien, die Rahmenbedingungen und auch die Ziele können sich verändern.
Werden erforderliche Anpassungen rechtzeitig erkannt und notwendige Gegenmaßnahmen zeitnah umgesetzt, lässt sich ein Projekt oft doch noch erfolgreich abschließen. Allerdings kann es auch übergeordnete Faktoren geben, die den Abbruch eines Projekts begründen.
Zu diesen Faktoren gehören folgende:
· Ziele: Das Projekt wird die Ziele, die sich im Projektverlauf als wichtig und bedeutsam herauskristallisiert haben, höchstwahrscheinlich nicht erreichen können.
· Nutzen: Der Nutzen, den das Projekt für das Unternehmen hat, reicht nicht (mehr) aus.
· Kosten: Das Projekt verursacht derart hohe Kosten, dass es im Verhältnis zum Nutzen unrentabel ist.
· Rahmenbedingungen: Durch Änderungen bei maßgeblichen und grundlegenden Rahmenbedingungen kann das Projekt in seiner jetzigen Form die Erwartungen nicht erfüllen und die angestrebten Ergebnisse nicht erreichen. Möglicherweise wären die erreichbaren Ergebnisse sogar negativ für das Unternehmen.
· Zeit: Termine müssen verschoben und zeitliche Meilensteine ständig neu festgelegt werden. Der Zeitplan ist nicht einzuhalten und es ist nicht absehbar, wann das Projekt erfolgreich beendet werden kann.
· Qualität: Die Ergebnisse bleiben deutlich hinter den Erwartungen zurück und werden vom Auftraggeber zurückgewiesen. Auch Nachbesserungen führen nicht dazu, dass das erforderliche Qualitätsniveau erreicht wird. Das Projektteam ist mit den Aufgaben überfordert.
· Risiken: Das Projekt birgt hohe Risiken, die bei Projektbeginn so nicht vorhersehbar waren oder schlichtweg unterschätzt wurden. Gegenmaßnahmen können die Risiken nicht abfedern.
Was ist ein Projektportfolio?
Ein Projektportfolio ist eine Zusammenstellung von allen laufenden und geplanten Projekten in einem Unternehmen. Bevor ein Projekt ins Projektportfolio aufgenommen wird, wird geprüft und beurteilt, welche Bedeutung es für das Unternehmen hat und wie sich das Kosten-Nutzen-Verhältnis darstellt.
Ergeben sich im Projektverlauf Änderungen oder Anpassungen, werden diese auch im Portfolio erfasst. Ist ein Projekt abgeschlossen, wird es aus dem Portfolio genommen. Auf diese Weise ist ein aktueller Überblick vorhanden.
Gleichzeitig kann abgelesen werden, wo welche Ressourcen eingesetzt werden, wie sich der Bedarf verteilt, welche Ressourcen noch benötigt werden, welche Ressourcen aktuell verfügbar sind und wann wieder Ressourcen frei werden. Außerdem wird es einfacher möglich, abzuschätzen, ob und wann ein Projekt abgebrochen werden sollte.
Das Projektportfolio als Prüfinstrument
Das Projektportfolio kann abbilden, ob bei einem Projekt Gründe vorliegen, die für einen Abbruch sprechen. Im Kern geht es in diesem Zusammenhang um die Frage, welche Projekte das Unternehmen tatsächlich voranbringen. Grundlage hierfür wiederum sind die maßgeblichen Unternehmensziele. Sie liefern die Kriterien, die herangezogen werden können, um zu beurteilen, ob ein Projekt sinnvoll und notwendig ist.
Dabei lebt ein Projektportfolio, wie letztlich jedes Portfolio in jedem anderen Bereich auch, von einer guten Mischung. Das bedeutet, es sollte einerseits Projekte enthalten, die langfristig die Umsetzung der Unternehmensstrategien, das Erreichen der Unternehmensziele und den Unternehmenserfolg sichern. Andererseits sollte es Projekte geben, die kurzfristig bestehende Probleme lösen oder auf zeitnahe Optimierungen ausgerichtet sind.
Sind alle notwendigen Informationen über ein Projekt zusammengetragen, kann es ins Projektportfolio übernommen werden. Dabei wird es, ausgehend vom Verhältnis zwischen den Kosten und dem Nutzen, einer von vier Gruppen zugeordnet:
1. Projekte mit hoher Bedeutung, aber auch sehr hohem Ressourcenbedarf
Im Projektportfolio werden Projekte erfasst, die zwar einen hohen Einsatz von Ressourcen erfordern, aber trotzdem durchgeführt werden müssen. Oft handelt es sich dabei um Projekte, die einen sehr großen Nutzen haben oder sogar den Fortbestand des Unternehmens sichern.
Die Umsetzung von gesetzlichen Vorgaben oder die Entwicklung eines neuen Produkts sind Beispiele für Projekte aus dieser Kategorie. Obwohl das Unternehmen für solche Projekte sehr viele Ressourcen aufwenden muss, sind sie wegen des hohen Nutzens unterm Strich dennoch rentabel.
2. Unrentable Projekte mit hoher Bedeutung
Eine andere Gruppe bilden Projekte, die für das Unternehmen zwar sehr bedeutsam sind, aber ein schlechtes Kosten-Nutzen-Verhältnis aufweisen. Damit diese Projekte den Kosten- und Zeitrahmen nicht sprengen und erfolgreich zu Ende geführt werden, müssen Sie vom Management besonders aufmerksam beobachtet werden.
Wegen ihrer hohen Bedeutung für das Unternehmen müssen die Projekte durchgeführt und unbedingt zu einem erfolgreichen Abschluss gebracht werden. Aus diesem Grund müssen ausreichend Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, auch wenn die Projekte dadurch strenggenommen kaum rentabel sind.
3. Projekte mit geringer Bedeutung, aber hohem Nutzen
Die dritte Gruppe bilden Projekte, die für das Unternehmen selbst eigentlich keine allzu große Bedeutung haben, dafür aber einen hohen Nutzen mit sich bringen. Typische Ziele von solchen Projekten bestehen darin, Kosten einzusparen, Prozesse zu verbessern oder die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden zu erhöhen.
4. Unrentable Projekte mit geringer Bedeutung
Und dann gibt es da noch jene Projekte, die keine große Bedeutung für das Unternehmen haben und bei denen auch noch das Verhältnis zwischen Kosten und Nutzen schlecht ist. Wenn es keine wichtigen Gründe dafür gibt, an diesen Projekten festzuhalten, sollten sie abgebrochen und aus dem Projektportfolio gestrichen werden.
Mehr Tipps, Ratgeber und Anleitungen:
- Fachartikel zum Stichwort Virtuelle Teamarbeit, Teil I
- Infos und Tipps zum Projektänderungsantrag
- Infos und Tipps zum Projektstrukturplan
- Die wichtigsten Inhalte eines Projektstatusberichts
- Infos rund ums Projektcontrolling
- Konzept für ein Projekt erstellen – die wichtigsten Schritte, 2. Teil
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