Der A3-Report als Instrument zur Problemlösung

Der A3-Report als Instrument zur Problemlösung

Im Projektalltag bleibt es nicht aus, dass Probleme auftauchen. Zwar kommt es natürlich immer darauf an, um welche Art von Problem es sich handelt, welchen Inhalt es hat und wie groß es ist. Aber letztlich muss jedes Problem möglichst zeitnah gelöst werden, um die Abläufe nicht zu sehr zu beeinflussen und das übergeordnete Projektziel nicht zu gefährden.

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Der A3-Report als Instrument zur Problemlösung

Ein Instrument, das zur Problemlösung eingesetzt werden kann, ist der sogenannte A3-Report. Was es damit auf sich hat, erklären wir in diesem Beitrag:

Was ist der A3-Report?

Beim A3-Report handelt es sich um ein Formular auf einem Bogen Papier im Format DIN A3. Als Instrument wird er eingesetzt, um zum Beispiel im Qualitätsmanagement Probleme zu erkennen, zu definieren und auf dieser Basis Maßnahmen zur Problemlösung zu erarbeiten.

Die Idee zum A3-Report stammt vom rumänisch-amerikanischen Wirtschaftsingenieur und Wegbereiter des Qualitätsmanagements Joseph Moses Juran.

Vor rund 60 Jahren riet er japanischen Topmanagern dazu, Problemlösungen, Entscheidungsgrundlagen und Strategien auf einem Blatt Papier zu erfassen, um sich auf eine Weise eine Übersicht zu verschaffen und den Überblick zu bewahren.

Der Konzern Toyota, für den Juran als Berater tätig war, folgte der Empfehlung. Die Wahl fiel dabei auf Papier im DIN-A3-Format. So kam das Instrument zu seinem Namen.

Welche Rolle spielt der PDCA-Zyklus für den A3-Report?

Der A3-Report ist eine Art Schablone, die den Mitgliedern des Projektteams aufzeigt, welche Schritte notwendig sind, um ein Problem zu lösen. Dabei fördert der Report ein tieferes Verständnis von problematischen Sachlagen und schult die Kompetenz, nachhaltige Lösungen zu entwickeln und umzusetzen.

Die Grundlage für den A3-Report bildet der aus dem Lean Management bekannte PDCA-Zyklus. Er sieht in jedem Problem eine Chance, etwas zu verbessern. Die Buchstaben PDCA stehen für Plan, Do, Check und Act.

Demnach gliedert sich der Zyklus in vier Phasen:

  1. Plan – Planung: Zunächst muss das Problem identifiziert werden. Dazu gehört, den Ist-Zustand zu dokumentieren und die Ursachen des Problems zu analysieren. Auf dieser Basis können ein klar definiertes Ziel formuliert und die zur Zielerreichung notwendigen Schritte und Maßnahmen festgelegt werden.

  2. Do – Ausführung: In dieser Phase werden die Lösungsansätze zur Zielerreichung konkret ausgearbeitet und fixiert.

  3. Check – Überprüfung: Nun wird überprüft, wie wirksam die eingeleiteten Maßnahmen sind. Dazu werden die Erkenntnisse und Ergebnisse aus der Anwendung der Lösungsansätze mit den erwarteten und beabsichtigen Ergebnissen verglichen. Sollte sich herausstellen, dass die Maßnahmen nicht effektiv genug oder nicht geeignet sind, um das Ziel zu erreichen, muss die Strategie entsprechend angepasst werden.

  4. Act – Eingreifen: In der letzten Phase werden die Ergebnisse und Erfahrungen erfasst, bewertet und beurteilt. Anschließend werden daraus Standards abgeleitet, die bei künftigen Verbesserungen angewendet werden können.

Wie ist der A3-Report aufgebaut?

Die Vorlage für den A3-Report ist ein Papierbogen in DIN A3, der im Querformat verwendet wird und in zwei Hälften aufgeteilt ist.

Unterhalb einer aussagekräftigen Überschrift, die das Problem auf den Punkt bringt, beinhaltet die linke Seite vier Analyse- und Arbeitsschritte, die sich auf die Planphase des PDCA-Zyklus beziehen. Die rechte Seite umfasst drei Schritte, die die übrigen Phasen des Zyklus aufgreifen.

Insgesamt gliedert sich der A3-Report also in sieben Schritte, die nacheinander von links oben nach rechts unten durchlaufen werden und in einer fließenden Erzählung festhalten, wie das Problem gelöst und ein neuer Standard etabliert wird:

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[Grafik]

A3-Report

  1. Hintergrund und Problembeschreibung

Das erste Feld ist für die Beschreibung des Problems vorgesehen. Dabei muss das Problem so erläutert werden, dass alle beteiligten Personen das Problem und seine Auswirkungen nachvollziehen können.

Außerdem sollte klar werden, welche Relevanz die Problemlösung mit Blick auf die Unternehmensziele und -erfolge hat.

  1. Aktuelle Situationserfassung

Im zweiten Schritt geht es darum, den Ist-Zustand möglichst präzise zu erfassen. Um die Daten und Fakten übersichtlich und anschaulich darzustellen, wird häufig mit Tabellen, Diagrammen und Grafiken gearbeitet.

Neben der Erfassung der aktuellen Situation wird auch analysiert, wie das Problem entstanden ist und worin seine Ursachen liegen.

  1. Zielzustand

Damit das Problem schnell und effektiv gelöst werden kann, sollte der angestrebte Soll-Zustand präzise und konkret definiert werden. Meist führt es zu besseren Lösungen, wenn vom Ziel rückwärts gedacht wird, als Maßnahmen in Richtung eines Ziels einzuleiten, das nur vage ist.

Neben der Formulierung des geplanten Ziel-Zustands wird außerdem festgelegt, wie überprüft werden kann, ob das Ziel erreicht ist.

Wie kann der Erfolg der Lösungsansätze gemessen werden? Welche Kennzahlen, Größen oder Erfahrungswerte eignen sich als Vergleichsmaßstab?

  1. Ursachenanalyse

Durch die Ursachenanalyse soll ermittelt werden, welche Faktoren das Problem direkt beeinflussen. Ist bekannt, wodurch der Ist-Zustand entstanden ist und wie sich die einzelnen Gründe auf das Problem auswirken, können Ansatzpunkte für mögliche Gegenmaßnahmen abgeleitet werden.

  1. Gegenmaßnahmen

Der erste Arbeitsschritt auf der rechten Seite definiert die Maßnahmen, die die Ursachen des Problems beseitigen, zum Erreichen des Ziel-Zustands beitragen und den Ist-Zustand langfristig verbessern sollen.

Um eine übersichtliche Struktur sicherzustellen und alle relevanten Angaben zu erfassen, wird für jede Maßnahme beantwortet:

  • Was ist das Teilproblem, das die jeweilige Maßnahme lösen soll?

  • Welche Maßnahme wird angewendet?

  • Wer ist zuständig?

  • Wann und wo wird die Maßnahme durchgeführt?

  1. Erfolgswirkung

Dieser Arbeitsschritt überprüft, ob die eingeleiteten Gegenmaßnahmen zum geplanten Ergebnis geführt haben. Grafische Darstellungen wie zum Beispiel Vorher-Nachher-Vergleiche erleichtern das Verständnis und erhöhen die Übersichtlichkeit.

Stellt sich heraus, dass die Maßnahmen nicht wirksam (genug) waren und die erzielten Ergebnisse vom Ziel abweichen, werden die Gründe dafür analysiert.

  1. Standardisierung und Follow-up

Im letzten Schritt wird der ganze Prozess bewertet. Welche Maßnahmen bieten sich an, um die erzielten Verbesserungen zu sichern, dauerhaft zu erhalten und weiter voranzubringen?

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Gegenmaßnahmen, die sich als erfolgreich erwiesen haben, werden standardisiert. Außerdem wird geprüft, ob und wie die Erkenntnisse aus diesem Prozess auf andere Probleme übertragen und in weiteren Unternehmensbereichen genutzt werden können.

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Karsten Peters, - Inhaber einer Medienagentur, Andrea Kumpak, - Projektmanagerin, David Tarmstedt, - Projektleiter und Tarek Mokcic, Consultant Projektmanagement, sowie Ferya & Christian Gülcan, Gründer, Unternehmer und auch Inhaber von 2 Medien- & Marketing-Agenturen mit fortlaufender Projektleitung intern & extern (Kunden), Redakteure und Betreiber dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Tipps und Ratgeber zu Projektarbeiten, Berufen, Planungen, Projektmanagement, Weiterbildung und Entwicklung.

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