4 typische Probleme bei der Umstellung von Linien- auf Projektorganisation
Stellt ein Unternehmen von einer klassischen Linienorganisation auf eine Projektorganisation um, hat der Wechsel tiefgreifende Folgen für das ganze Unternehmen. Die Arbeitsweisen und die Zuständigkeiten verändern sich. Es gibt andere Hierarchiestufen und neue Ansprechpartner. Der Wandel betrifft also nicht nur organisatorische Dinge, sondern wirkt sich auf die gesamte Unternehmenskultur aus. Doch wie kann die Umstellung gelingen? Und worauf gilt es zu achten?
Wir nennen vier typische Probleme bei der Umstellung von Linien- auf Projektorganisation und zeigen mögliche Lösungsansätze!:
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Inhalt
Problem: veränderte Zuständigkeiten
Während die reine Linienorganisation weit verbreitet ist, ist eine reine Projektorganisation eher selten anzutreffen. Die meisten Unternehmen, die projektorientiert arbeiten, sind Mischformen. So sind zum Beispiel die Buchhaltung, die Personalabteilung oder die IT linear ausgerichtet. Andere Bereiche hingegen agieren projektbezogen und haben eigene Strukturen.
Damit das Konzept funktionieren kann, müssen die Übergänge und Schnittstellen klar definiert und die damit verknüpften Positionen und Kommunikationswege schlüssig zugeordnet sein. Andernfalls macht sich schnell Verwirrung breit und statt der erhofften Steigerung der Produktivität geht Effizienz verloren.
Mitarbeiter haben oft Schwierigkeiten, sich an die neue Situation zu gewöhnen und die bisherigen Strukturen abzulegen. Aufgaben aus Projekten und dem Tagesgeschäft geraten durcheinander, der Austausch klappt nicht richtig und Informationen kommen nicht dort an, wo sie eigentlich hingehören.
Lösungsansätze
Bis sich alles eingespielt hat, müssen neue Hierarchien und Zuständigkeiten präzise eingehalten werden. Sowohl Management als auch Mitarbeiter brauchen Geduld und Disziplin, auch und vor allem wenn der Start etwas holperig ist. Neue Regeln, andere Strukturen und veränderte Zuständigkeiten gehen nicht von heute auf morgen ins Blut über.
Wie so oft im Projektmanagement zahlen sich eine gute Vorbereitung und klare Rahmenbedingungen aus. Die neuen Rollen, Befugnisse und Verantwortlichkeiten sollten von Anfang an präzise definiert und verständlich beschrieben werden, damit jeder Beteiligte weiß, wofür er zuständig ist und was in seinen Kompetenzbereich fällt.
Außerdem sollte es keine Vermischungen geben. Für Projektthemen gibt es Projektmeetings, Linienthemen sind Inhalte von Abteilungsmeetings.
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Problem: unklare Priorisierung von Projekten
Bei einem Übergang von der Linien- auf eine Projektorganisation muss das gesamte Projektwesen auf den Prüfstand gestellt werden. Es braucht klare Kriterien, nach denen Projekte ausgesucht, priorisiert, umgesetzt und bewertet werden.
Arbeitet ein Unternehmen projektorientiert, werden meistens mehrere Projekte gleichzeitig laufen. Doch Ressourcen wie Personal, Budget und Zeit sind begrenzt.
Aus diesem Grund sollte es eine Möglichkeit geben, um laufende und anstehende Projekte verbindlich in Klassen einzuteilen. Auf dieser Basis können die verfügbaren Ressourcen dann systematisch und sinnvoll eingesetzt werden.
Lösung
An einem Projektportfoliomanagement (PPM) führt kaum ein Weg vorbei. Das PPM kategorisiert und koordiniert die aktuellen und die künftigen Projekte. Außerdem erfasst es die abschließende Bewertung.
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Problem: fehlende Karrierestufen im Projektbereich
Bei einer linearen Organisation gibt es meist klar festgelegte Positionen und Karrierestufen. Die Berufsbezeichnungen stehen fest und es existieren verbindliche Kriterien, wann ein Mitarbeiter zum Beispiel zum Team- oder Abteilungsleiter befördert wird.
Bei einer Umstellung auf Projektorganisation muss das Unternehmensmanagement solche Definitionen und Kriterien auch für den Projektbereich erstellen. Dabei gilt zu überlegen, welche bestehenden Karrierestufen in welcher Form in das neue System übertragen werden können und sollen.
Die Aufgaben von Mitgliedern der Projektteams sollten ebenfalls überprüft werden. Gleiches gilt für die Methoden, nach denen Leistungen bewertet werden. Im Prinzip geht es also darum, Stellenprofile auf den Weg zu bringen.
Lösungsansätze
Ein guter Weg kann sein, Schulungen für Projektmitarbeiter durchzuführen. Die Schulungen bereiten die Mitarbeiter zum einen auf ihre künftigen Aufgaben vor. Zum anderen ermöglichen sie, die Potenziale der Mitarbeiter einzuordnen.
Leistungsbewertungen können auf Basis von abgeschlossenen Projekten erfolgen. Wie erfolgreich hat sich ein Projektmitarbeiter eingebracht? Wie gut hat er seine Rolle als Projektmanager ausgefüllt?Wie groß und wichtig war das Projekt?
Hat ein Projektmitglied bei einem Projekt mit hoher Priorität einen guten Job gemacht, kann es bald aufsteigen und verantwortungsvollere Aufgaben übernehmen.
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Problem: Skepsis und Widerstand
Für Mitarbeiter ist wichtig, dass sie erkennen und verstehen, welche Vorteile die Umstellung auf Projektorganisation hat. Es darf keine Angst davor aufkommen, im Chaos der neuen Strukturen zu versinken, keine Karrierechancen mehr zu haben, auf dem Abstellgleis zu landen oder gar den Arbeitsplatz zu verlieren.
Das Unternehmen muss daher klar kommunizieren, was auf die Mitarbeiter zukommt und welche Chancen sich eröffnen.
Die Aussicht auf neue, schnellere Karrierewege wird viele Mitarbeiter anspornen und dazu veranlassen, die Herausforderungen anzunehmen. Aber es wird sicher auch Mitarbeiter geben, die den Neuerungen nichts abgewinnen können und mit Widerstand reagieren.
Lösung
Das Unternehmen ist gut beraten. Einwände und Ängste ernstzunehmen. Es sollte sich der Kritik stellen, die ja durchaus berechtigt und konstruktiv sein kann. Skepsis kann dabei helfen, Fehler zu erkennen und zu vermeiden.
Wichtig ist aber auch, Kritiker aktiv einzubeziehen, bevor sie andere mit ihrem Unmut anstecken.
Die Umstellung von Linien- auf Projektorganisation ist ein gewaltiges Projekt und damit die erste Bewährungsprobe für die neue Struktur. Dabei kann und muss das Unternehmen unter Beweis stellen, wie gut es wirklich darin ist, Projekte zu organisieren und erfolgreich umzusetzen.
Mehr Ratgeber, Tipps und Anleitungen:
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Thema: 4 typische Probleme bei der Umstellung von Linien- auf Projektorganisation
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