10 Tipps für Videokonferenzen im Homeoffice

10 Tipps für Videokonferenzen im Homeoffice

Genauso wie das Homeoffice gehören Videokonferenzen und Online-Gespräche für viele inzwischen zum Arbeitsalltag dazu. Gleichzeitig hat sich damit auch die Art der Kommunikation verändert. Statt sich schriftlich oder per Telefon mit Kollegen, Vorgesetzten und Kunden auszutauschen, kommen nun bestimmte Softwarelösungen zum Einsatz.

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10 Tipps für Videokonferenzen im Homeoffice

Dabei ist gerade im Homeoffice eine gute und richtige Vorbereitung sehr wichtig. Sie stellt zum einen sicher, dass der Videocall inhaltlich effizient abläuft und alle wesentlichen Punkte anspricht, ohne sich dabei unnötig in die Länge zu ziehen.

Zum anderen trägt sie dazu bei, technischen Pannen vorzubeugen. Doch worauf kommt es an?

Hier sind zehn Tipps für Videokonferenzen im Homeoffice!:

  1. Einen neutralen Hintergrund wählen.

Der Hintergrund im Homeoffice sollte schlicht und möglichst aufgeräumt sein, damit es nicht zu unnötigen Ablenkungen kommt. Eine leere Wand oder ein Regal mit Pflanzen, Büchern und Aktenordnern sorgt für eine angenehme und zugleich professionelle Atmosphäre.

Gerade wenn der heimische Arbeitsplatz in einen anderen Raum integriert ist, macht es auf den oder die Gesprächspartner keinen guten Eindruck, wenn in dem Zimmer Chaos herrscht.

Außerdem sollte die Privatsphäre bei geschäftlichen Kontakten geschützt bleiben.

Anbieter von Software-Lösungen für Videogespräche bieten oft virtuelle Hintergründe an. Dadurch wird es möglich, einen passenden Hintergrund für die Videokonferenz auszuwählen und die eigenen vier Wände privat zu halten. Bei Bedarf kann der ausgewählte Hintergrund einfach geändert werden.

Wichtig ist aber auch hier, den Hintergrund schlicht zu halten. Bunte Hintergründe mit witzigen Animationen sind bei geschäftlichen Gesprächen nicht angemessen.

  1. Die Kamera einschalten.

Eine virtuelle Konferenz kann auch nur über den Ton erfolgen. Besser ist aber, die Webcam einzuschalten und auch die anderen Teammitglieder dazu zu ermutigen, Gleiches zu tun.

Selbst wenn die Übertragung manchmal etwas hakt oder zeitlich verzögert ist, wird es einfacher, die Gesprächspartner zu verstehen, wenn sie zu hören und zu sehen sind.

Für das Einschalten der Kamera gibt es aber noch einen weiteren Grund. So hat das Fraunhofer-Institut in einer Studie herausgefunden, dass die Anwesenheit anderer Teammitglieder einen motivierenden Effekt hat. Obwohl das Team räumlich voneinander getrennt ist, schafft die Videokonferenz Nähe.

Dadurch, dass die Gesprächspartner zu sehen sind, fällt es leichter, eine persönliche Bindung aufzubauen. Das wiederum stärkt das Wir-Gefühl und fördert die Zusammenarbeit.

  1. Eine benutzerfreundliche Software verwenden.

Eine Software, die die Gesprächspartner bereits kennen oder die zumindest einfach und intuitiv zu bedienen ist, ist eine gute Basis für eine erfolgreiche Videokonferenz. Probleme, die durch die Technik entstehen, lassen sich auf diese Weise minimieren.

Viele Programme stehen als Webversion zur Verfügung. Dadurch genügt es, den Teilnehmern den entsprechenden Link zuzuschicken oder die Zugangsdaten für die Teilnahme an der Videokonferenz mitzuteilen.

Auch Geschäftspartner, Kunden oder Kollegen, die nur indirekt am Projekt beteiligt sind, können auf diese Weise schnell und unkompliziert in das virtuelle Meeting eingebunden werden.

  1. Eine stabile Internetverbindung sicherstellen.

Eine zu langsame oder instabile Internetverbindung stört den Ablauf einer Videokonferenz.

Wichtig wäre deshalb, dass die Internetgeschwindigkeit bei mindestens 50 Mbit/s liegt.

Im Homeoffice sollte der Computer oder Laptop außerdem möglichst nah am Router aufgestellt sein, wenn die Verbindung per WLan erfolgt. Noch besser ist aber, eine LAN-Verbindung zu nutzen. Denn eine Verbindung mit Kabel ist schneller, stabiler und neigt weniger zu Unterbrechungen als eine Verbindung per Funk.

  1. Mit Smalltalk beginnen.

Im hektischen Geschäftsalltag kommt die soziale Komponente oft zu kurz. Zwar sind die Kollegen keine Personen, mit denen intensive Freundschaften gepflegt und intime Dinge besprochen werden müssen. Trotzdem spielt das Zwischenmenschliche eine große Rolle für den Zusammenhalt im und als Team.

Ratsam ist deshalb, die Anfangsphase einer Videokonferenz für etwas lockeren Smalltalk über Themen zu nutzen, die nicht unmittelbar mit dem Projekt oder der Arbeit zusammenhängen.

Die Unterhaltung erleichtert den Einstieg ins Gespräch und fördert eine produktive Atmosphäre. Wichtig ist aber, darauf zu achten, dass alle Teilnehmer in den Austausch eingebunden sind.

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Jedes Teammitglied sollte die Möglichkeit haben, sich einzubringen und zu beteiligen. So entsteht die Basis für gute Beziehungen zueinander, die langfristig halten.

  1. Auf die Gesprächspartner eingehen.

Wie bei einem realen Meeting ist auch bei einer Videokonferenz wichtig, jeden Gesprächsteilnehmer individuell zu berücksichtigen. Die räumliche Trennung macht es noch wichtiger, eine offene und positive Atmosphäre zu kreieren.

Andernfalls besteht die Gefahr, dass sich Teammitglieder, die ohnehin eher ruhig und zurückhaltend sind, gar nicht beteiligen.

Eine gezielte Ansprache schafft Vertrauen und signalisiert Wertschätzung. Das gegenseitige Verständnis wächst und die Zusammenarbeit im Team wird gefördert.

  1. Auf effiziente Abläufe achten.

Unstrukturierte Videokonferenzen kosten unnötig viel Zeit. Deshalb sollte das geplante Gespräch eine klare Struktur haben. Hilfreich dabei ist, die Punkte, die besprochen werden sollen, im Vorfeld festzulegen und die Gliederung allen Teilnehmern zukommen zu lassen. So können sich die Teammitglieder überlegen, was sie zu den jeweiligen Punkten zu sagen haben.

Außerdem ist auch bei einer Videokonferenz Pünktlichkeit ein wichtiger Faktor. Es sollte sichergestellt sein, dass alle Teilnehmer zum vereinbarten Zeitpunkt zugeschaltet sind und die Konferenz wie geplant endet.

Es sorgt für Frust, wenn das Meeting nicht starten kann, weil noch jemand fehlt, oder wenn es sich ewig in die Länge zieht und dadurch die übrigen Termine an diesem Arbeitstag durcheinanderbringt.

  1. Einen Moderator bestimmen.

Optimal ist, wenn eine Person die gesamte Konferenz moderiert. Das bringt Struktur ins Gespräch und sorgt dafür, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen. Diejenigen, die gerade nicht sprechen, sollten ihre Mikrofone am besten stumm schalten. Auf diese Weise kommt es nicht zu Rückkopplungen und störenden Hintergrundgeräuschen.

Der Moderator arbeitet am besten mit zwei Monitoren oder einem geteilten Bildschirm. So hat er alle Gesprächspartner im Blick und kann gleichzeitig wichtige Inhalte und Aussagen notieren.

Die Alternative dazu ist, mit handschriftlichen Notizen zu arbeiten. Am Ende des Gesprächs fasst der Moderator die wesentlichen Punkte noch einmal kurz zusammen.

  1. Zeit für Fragen einplanen.

Ein produktiver Austausch sollte genug Raum für Fragen und Diskussionen lassen. Diese sollten von Anfang an eingeplant sein, um das Meeting zeitlich nicht zu überziehen.

Durch Rück- und Zwischenfragen wird das Gespräch lebendig. Gleichzeitig kann sich jeder Sprecher vergewissern, dass ihm die anderen Teilnehmer zuhören und folgen können.

  1. Direktes Feedback verschicken.

Möglichst zeitnah nach der Videokonferenz sollten alle Teilnehmer eine schriftliche Zusammenfassung bekommen. Sie sollte die besprochenen Punkte aufführen, die anstehenden Aufgaben benennen und die vereinbarten Fristen festhalten.

Die Zusammenfassung kann entweder der Moderator des Meetings erstellen oder zu Beginn wird vereinbart, wer diese Aufgabe übernimmt.

Die Zusammenfassung füllt mögliche Lücken in den Notizen der Teilnehmer auf. Außerdem kann jeder noch einmal nachvollziehen, was genau besprochen wurde und was jetzt zu tun ist. Und nicht zuletzt erinnern die Notizen auch daran, was gut geklappt hat und was bei der nächsten Videokonferenz anders gemacht werden sollte.

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Karsten Peters, - Inhaber einer Medienagentur, Andrea Kumpak, - Projektmanagerin, David Tarmstedt, - Projektleiter und Tarek Mokcic, Consultant Projektmanagement, sowie Ferya & Christian Gülcan, Gründer, Unternehmer und auch Inhaber von 2 Medien- & Marketing-Agenturen mit fortlaufender Projektleitung intern & extern (Kunden), Redakteure und Betreiber dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Tipps und Ratgeber zu Projektarbeiten, Berufen, Planungen, Projektmanagement, Weiterbildung und Entwicklung.

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