Top-down oder Bottom-up – was ist besser? 1. Teil
Während beim Top-down-Ansatz die Führungsebene plant und steuert, führt der Weg beim Bottom-up-Ansatz von den Mitarbeitern aus nach oben. Doch was ist besser? In einem zweiteiligen Beitrag schauen wir uns beide Ansätze an und vergleichen ihre Vor- und Nachteile.
Inhalt
Was bedeutet Top-down und Bottom-up?
Top-down und Bottom-up sind Ansätze, die in den verschiedensten Unternehmensbereichen und auch im Projektmanagement angewendet werden können.
Der Top-down-Ansatz beschreibt eine Planung und Steuerung von oben nach unten. Die Führungsebene definiert die Ziele, trifft die Entscheidungen und gibt die Vorgaben an die Mitarbeiter weiter.
Im Unterschied dazu werden beim Bottom-up-Ansatz die Ideen, Vorschläge und Lösungen der Mitarbeiter zusammengetragen, um auf dieser Basis ein Konzept für das große Ganze zu entwickeln.
Vereinfacht erklärt, beschreibt Top-down also die Richtung vom Management zum Team und Bottom-up andersherum vom Team zum Management.
Dabei ist der Top-Down-Ansatz oft in eher traditionell aufgestellten Branchen wie dem Einzelhandel, dem Gesundheitswesen oder Rechtsunternehmen anzutreffen. In Bereichen wie dem Marketing, der Softwareentwicklung oder der Unternehmensberatung ist eher der Bottum-up-Ansatz verbreitet.
Ein Beispiel
Um die Unterschiede besser aufzeigen und die Vor- und Nachteile anschaulicher machen zu können, schauen wir uns die beiden Ansätze anhand eines Beispiels an: Angenommen, der Geschäftsführer eröffnet dem Projektleiter, dass künftig das Konzept des papierlosen Büros umgesetzt werden soll.
Schließlich ist dies eine zeitgemäße Lösung, die Kosten einspart, die Produktivität erhöht, die Umwelt schont und mehr Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsplatzes erlaubt.
Der Plan des Geschäftsführers ist ein echtes Projekt im klassischen Sinne.
Bevor sich der Projektleiter an die Arbeit machen kann, muss er sich aber zunächst entscheiden, ob er den Top-down- oder den Bottom-up-Ansatz verfolgt.
Der Top-down-Ansatz
Wählt der Projektleiter den Top-down-Ansatz, wird alles von oben nach unten geplant und gesteuert.
Er selbst oder der Geschäftsführer geben die Ziele, die geplante Umsetzung und die Richtlinien vor, erstellen die dazugehörigen Informationen und verteilen diese an das Projektteam.
Beispiel
Im Fall des papierlosen Büros klärt der Projektleiter die Erwartungen und Vorstellungen mit dem Geschäftsführer ab. Was genau versteht der Geschäftsführer unter einem papierlosen Büro? Bis wann soll das Vorhaben umgesetzt sein? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
Wichtig ist, den Auftrag möglichst präzise abzusprechen. Denn je genauer die Ziele und Bedingungen geklärt sind, desto strukturierter kann der Projektleiter die Informationen ans Team weitergeben und desto größer sind die Chancen für eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts.
Angenommen, der Geschäftsführer gibt vor, dass das Projekt im klassischen Projektmanagement durchgeführt werden soll. Die Umstellung auf das papierlose Büro soll in drei Monaten abgeschlossen sein, als Budget stehen 15.000 Euro zur Verfügung.
Auch wenn die Ziele zunächst klar definiert sind und die Rahmenbedingungen schlüssig erscheinen, können zu hohe Erwartungen eine Folge von fehlendem Fachwissen sein.
Im Top-down-Ansatz werden sie aber mitunter zu spät erkannt. So ist gut möglich, dass der Projektleiter erst nach dem Projektstart feststellt, dass drei Monate nicht ausreichen, um eine geeignete Softwarelösung zu finden, alle papierbasierten Prozesse auf elektronische Verfahren umzustellen, die vorhandenen Dokumente zu digitalisieren und die Mitarbeiter zu schulen.
Oder er bemerkt, dass das Budget für die Software, deren Programmierung und die Mitarbeiterschulungen zu knapp bemessen sind.
Enge Vorgaben, die von oben vorgegeben werden, können also in der Praxis schwer umzusetzen sein. Möglicherweise zieht sich das Projekt dadurch unnötig in die Länge, weil nachjustiert werden muss.
Die Vor- und Nachteile des Top-down-Ansatzes
Top-down ist der traditionelle Ansatz und bietet tatsächlich Pluspunkte. Ein Vorteil ist, dass Entscheidungen in aller Regel schneller getroffen werden können. Denn die Vorgaben, Ziele, Richtlinien und Erwartungen werden zentral von der Geschäftsleitung definiert. Lange Diskussionsrunden und zahllose Meetings, um sich abzustimmen, fallen dadurch weg.
Ein weiterer Pluspunkt ist, dass sowohl die Entscheidungswege als auch die Zuständigkeiten klar sind.
Weil Informationen und Ergebnisse stufenweise von der Führungsebene nach unten zu den Mitarbeitern weitergegeben werden, ist eindeutig, wer welche Kompetenzen und Entscheidungsbefugnisse hat. Gleichzeitig weiß jeder, welche Aufgaben in seinen Zuständigkeitsbereich fallen.
Nicht zuletzt spricht die Durchsetzung für den Top-down-Ansatz. Als lange etablierte und übliche Praxis sind die meisten Mitarbeiter daran gewöhnt, Anweisungen von Vorgesetzten zu bekommen.
In der Folge ist dieser Ansatz oft einfacher umsetzbar. Allerdings können auch Nachteile entstehen, wenn alle Vorgaben von oben kommen.
Zu den Minuspunkten gehört, dass das Potenzial des Teams nicht voll ausgeschöpft wird. Wenn eine zentrale Stelle die Entscheidungen trifft, fließen auch nur ihre Vorstellungen und Ideen ein. Kreative Ansätze und neue Impulse aus dem Team bleiben unberücksichtigt.
Eine negative Folge davon wiederum kann sein, dass das Engagement der Mitarbeiter nachlässt, eben weil sie sich nicht einbringen können, sondern letztlich nur Anweisungen abarbeiten.
Daneben besteht die Gefahr von weniger Akzeptanz. Sollen die Mitarbeiter nur Vorgaben befolgen, ohne ein Mitspracherecht zu haben, sind die Mitarbeiter mit den Inhalten womöglich nicht ganz einverstanden.
Handelt es sich dann auch noch um unbeliebte Tätigkeiten oder um Aufgaben, die die Mitarbeiter ganz angegangen wären, können sich Demotivation und Frust breit machen.
Ein weiterer Minuspunkt vom Top-down-Ansatz ergibt sich daraus, dass die Führungsebene mitunter wenig über die konkreten Abläufe, üblichen Vorgehensweisen und Herausforderungen im Tagesgeschäft der einzelnen Abteilungen informiert ist.
Das birgt die Gefahr, dass Zielvorgaben formuliert werden, die unrealistisch und kaum einzuhalten sind.
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