Die Projektkosten grob einschätzen – eine Anleitung

Die Projektkosten grob einschätzen – eine Anleitung

Bei einer ersten Projektidee ist es kaum möglich, die Projektkosten belastbar zu kalkulieren. Trotzdem muss beispielsweise die Geschäftsleitung einschätzen können, in welcher Größenordnung sich das Projekt ungefähr bewegt.

Wie es möglich ist, schon in diesem sehr frühen Stadium eine zuverlässige Aussage zu den Projektkosten zu machen, erklärt die folgende Anleitung:

Solange eine Projektidee tatsächlich nur eine Idee ist und das Vorhaben noch keine konkreten Formen angenommen hat, kann niemand verbindlich ausrechnen, wie hoch die Projektkosten ausfallen werden. Dennoch brauchen die Geschäftsführung, der Auftraggeber und andere Beteiligte eine ungefähre Vorstellung davon, in welchem Bereich das notwendige Projektbudget liegen wird. Denn auf dieser Basis wird entschieden, ob es überhaupt Sinn macht, die Projektidee weiter zu verfolgen.

Zu diesem Zeitpunkt sind die Informationen, die für eine verbindliche Kostenkalkulation notwendig wären, aber noch gar nicht vorhanden. Folglich können die Projektkosten bestenfalls grob eingeschätzt werden. Und meist erfolgt diese Einschätzung entweder, indem Experten und erfahrene Projektmanager aus dem Bauch heraus irgendwelche Zahlen in den Raum werfen.

Oder die Geschäftsleitung gibt das Budget auf Basis von unternehmenspolitischen Überlegungen vor. In der Praxis führen diese Vorgehensweisen aber regelmäßig dazu, dass das Projektbudget zu niedrig angesetzt wird. Steht die konkrete Projektplanung, spätestens aber im Projektverlauf werden dadurch Nachverhandlungen erforderlich, die für keinen der Beteiligten angenehm sind.

Dabei ist es durchaus möglich, schon im Vorfeld und ohne detaillierte Informationen recht zuverlässige Aussagen dazu zu machen, wie teuer das Projekt werden wird.

Wie das geht, erklären wir im Folgenden:

 

Die Projektkosten grob einschätzen – eine Anleitung

Um die Größenordnung des Projekts schon im Vorfeld und weit vor Beginn der konkreten Planungsphase abschätzen zu können, sollten zwei Komponenten miteinander verknüpft werden:

  1. die Einschätzung des Aufwands auf Basis der Projektdauer und der Ressourcen
  2. die Einschätzung des Aufwands mit drei Werten

Einschätzung des Aufwands auf Basis der Projektdauer und der Ressourcen

In einer sehr frühen Phase macht es wenig Sinn, direkt nach dem vermuteten Projektbudget zu fragen. Denn die Schätzung wäre eine abstrakte, aber kaum verlässliche Aussage. Besser ist deshalb, zwei andere Fragen zu stellen, nämlich:

  1. Wie lange wird es dauern, das Projektziel zu erreichen?
  2. Aus wie vielen Mitarbeitern, die in Vollzeit mit dem Projekt beschäftigt sind, wird das Projektteam im Durchschnitt bestehen?

Die Faktoren Dauer und Ressourcen eignen sich besser für eine grobe Einschätzung des Aufwands. Gleichzeitig liefern die Antworten eine erste Aussage darüber, wie umfangreich und komplex das Projekt wird.

 

Einschätzung des Aufwands mit drei Werten

Statt sich bei der groben Einschätzung der Projektkosten auf einen Wert festzulegen, ist es sinnvoller, drei Werte zu berücksichtigen, nämlich

  • einen Mindestwert,
  • einen wahrscheinlichen Wert und
  • einen Maximalwert.

Je nachdem, wie weit diese drei Werte auseinander liegen, wird deutlich, ob die Einschätzung schon ziemlich genau ist oder ob noch viel Unsicherheit besteht. Gleichzeitig lässt sich ablesen, wie umfangreich die Planungsarbeiten ausfallen werden. Denn wenn der Minimal- und der Maximalwert extrem voneinander abweichen, heißt das nichts anderes, als dass bei der Definition des Projekts, seiner Ziele und seiner Abläufe einiges getan werden muss.

 

Ein Beispiel zur Veranschaulichung der Vorgehensweise

Angenommen, ein Unternehmen stellt Bilderrahmen her. Die Produktlinie, die am besten läuft, ist in fünf Farben erhältlich. Nun hat das Produktmanagement die Idee, die bestehende Platte um bunt gemusterte Bilderrahmen zu erweitern. In Absprache mit der Entwicklungsabteilung wird abgeschätzt, wie umfangreich die Umsetzung dieser Projektidee wäre. Anhand von Erfahrungswerten werden dazu die Dauer und die Anzahl der Vollzeitmitglieder des Projektteams eingeschätzt.

Dabei werden die Werte, die am wahrscheinlichsten sind, jeweils um einen Minimal- und einen Maximalwert ergänzt. Im Ergebnis sind sechs Werte vorhanden, die in einer Tabelle erfasst werden können.

Wenn die Faktoren Dauer und Mitarbeiterzahl miteinander multipliziert werden, ergibt sich daraus die Einheit Personalmonate (PM):

 

Dauer in Monaten x Mitarbeiter Mitarbeiter, mindestens: 2 Mitarbeiter, wahrscheinlich: 3,5 Mitarbeiter, maximal: 5
Dauer, mindestens: 3 6 PM 10,5 PM 15 PM
Dauer, wahrscheinlich: 6 12 PM 21 PM 30 PM
Dauer, maximal: 8 16 PM 28 PM 40 PM

 

Da es unwahrscheinlich scheint, dass ein Projektteam aus zwei Mitarbeitern das Projekt in drei Monaten umsetzen kann, wird dieser Wert gestrichen. Für die Einschätzung des notwendigen Projektbudgets wird dann mit dem wahrscheinlichsten Wert (21 PM) weitergerechnet. Dieser Wert wird zusätzlich aber noch durch den Minimalwert (12 PM) und den Maximalwert (40 PM) ergänzt. Wenn jetzt die Kosten für einen Personalmonat mit den ermittelten Werten multipliziert werden, ergibt sich eine grobe Einschätzung der Projektkosten.

Wird ein Personalmonat unternehmensintern mit beispielsweise 5.000 Euro angesetzt, würden sich die Projektkosten für diese Projektidee somit in folgender Größenordnung bewegen:

  • Minimalwert: 60.000 Euro
  • Wahrscheinlichste Projektkosten: 105.000 Euro
  • Maximalwert: 200.000 Euro

Wie es nach der Einschätzung weitergeht

Natürlich sollte der angehende Projektleiter bei der Präsentation der Zahlen erklären können, wie er auf die Werte kommt. Liegen ihm bereits Informationen zu den Rahmenbedingungen vor, sollten sie außerdem in die Abschätzung der Werte einfließen. Jedenfalls gibt es dann drei Möglichkeiten, was aus der Projektidee werden kann:

  1. Überschreitet schon der Minimalwert den möglichen Investitionsrahmen deutlich, wäre es wirtschaftlich nicht vertretbar, das Projekt umzusetzen. Die Projektidee ist damit vom Tisch und wird nicht weiter verfolgt.
  2. Liegt der mögliche Investitionsrahmen irgendwo zwischen dem Minimal- und dem Maximalwert, sollten die Rahmenbedingungen definiert und eine detaillierte Kostenplanung erstellt werden. Danach kann überprüft werden, ob die Umsetzung des Projekts sinnvoll ist.
  3. Bleibt selbst der Maximalwert deutlich unter der möglichen Investitionshöhe, steht der Umsetzung der Projektidee nichts im Wege. Die konkrete Planung kann damit beginnen.

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