7 Tipps für ein gelungenes Kick-Off-Meeting, 1. Teil

7 Tipps für ein gelungenes Kick-Off-Meeting, 1. Teil 

Im Kick-Off-Meeting fällt offiziell der Startschuss für das neue Projekt. Und im Idealfall gelingt es dem Projektleiter, das Projektteam schon bei diesem ersten Treffen für das Projekt zu begeistern.

Das Kick-Off-Meeting ist das erste Meeting, bei dem das Projektteam offiziell zusammenkommt. Der Projektleiter versorgt das Projektteam dabei mit den wesentlichen Informationen zum Projekt. Dass der Projektleiter auf das Meeting entsprechend gut vorbereitet sein sollte, versteht sich von selbst.

Schließlich ist das Kick-Off-Meeting der offizielle Projektstart und direkt danach geht es los. Folglich sollte der Projektleiter nicht nur die relevanten Informationen bereithalten, sondern auch mögliche Fragen der Projektmitglieder beantworten können. Doch damit nicht genug.

Denn beim Kick-Off-Meeting gilt es auch, das Team für die Mitarbeit am neuen Projekt zu motivieren. Doch was heißt das für die Praxis? In einem zweiteiligen Beitrag geben wir sieben Tipps für ein gelungenes Kick-Off-Meeting.

Hier ist Teil 1!

 

Tipp 1: Mit Smalltalk anfangen.

Der Projektleiter ist der Gastgeber des Kick-Off-Meetings. Daher sollte er zunächst seine Mitarbeiter, die Stakeholder und den Auftraggeber begrüßen. Die persönliche Begrüßung gehört nicht nur zum guten Ton, sondern signalisiert auch, dass der Projektleiter als Führungskraft bei diesem Projekt das Sagen hat.

Nach der Begrüßung sollte der Projektleiter mit lockeren Worten in seine Rede einsteigen. So kann er beispielsweise über die Vorbereitungen des Kick-Off-Meetings plaudern, über eine Begebenheit bei seiner Anreise berichten oder eine Anekdote erzählen, die thematisch zum Projekt passt.

Der Smalltalk in den ersten zwei, drei Minuten ist deshalb sinnvoll, weil die Zuhörer zunächst nicht im Thema sind. Sie konzentrieren sich nicht auf die Aussagen, sondern machen sich ein Bild vom Projektleiter. Welchen Eindruck macht er? Wie tritt er auf? Wie spricht er? Wie ist er gekleidet? Was ist er wohl für ein Typ?

Solche Fragen gehen dem Publikum durch den Kopf. Der Projektleiter ist deshalb gut beraten, wenn er seinem Publikum die Möglichkeit gibt, sich einen ersten Eindruck zu verschaffen. Gleichzeitig kann er durch den lockeren Einstieg das Eis brechen und sich als sympathische, menschliche Führungskraft präsentieren.

 

Tipp 2: Den Ablauf des Kick-Off-Meetings skizzieren.

Für einen geschickten Übergang von der Begrüßung samt lockerem Smalltalk zu den wichtigen Inhalten bietet es sich an, das Publikum über den Ablauf des Meetings zu informieren. So kann der Projektleiter skizzieren, dass

·         als nächstes der Auftraggeber ein paar Worte sprechen wird,

·         danach die Basisinformationen zum Projekt mit Angaben zu beispielsweise den Inhalten, den Ressourcen, den Zielen und den Risiken folgen,

·         anschließend das geplante Modell der Zusammenarbeit erläutert wird,

·         dann die verschiedenen Teilprojekte vorgestellt werden,

·         der Projektleiter danach aufzeigen wird, welche konkreten Projektschritte nun anstehen und

·         den Abschluss eine Diskussionsrunde macht, bei der das Publikum seine Fragen loswerden kann.

Durch die Skizzierung des weiteren Ablaufs wissen die Projektmitglieder zum einen, was sie erwartet. Zum anderen wird klar, dass jetzt der ernste Teil des Meetings beginnt. 

 

Tipp 3: Das Projektteam einschwören.

Bevor es an die Einzelheiten geht, sollte das Projektteam auf das Projekt eingeschworen werden. Es sollte für das Projekt begeistert und dazu motiviert werden, mit vollem Einsatz dabei zu sein.

Dazu sollte der Projektleiter zum einen die Hintergründe erklären und das Projekt unternehmensstrategisch einordnen. Zum anderen sollte er die emotionale Ebene ansprechen. Er sollte dem Team das Gefühl vermitteln, dass es die Chance hat, an einem besonderen und einmaligen Projekt mitzuwirken. Er sollte an den Teamgeist, das Engagement und das Durchhaltevermögen appellieren.

Und der Projektleiter sollte seine Wertschätzung zum Ausdruck bringen. Im Kern sollte die Botschaft lauten: „Dieses Projekt ist mir und für das Unternehmen sehr wichtig. Wir verfolgen damit eine Mission. Ich habe volles Vertrauen in Euer Können und bin froh, Euch an Bord zu haben. Ich weiß, dass wir das Projektziel – trotz gelegentlicher, unvermeidbarer Durststrecken – gemeinsam erreichen werden.“

Hilfreich ist, wenn neben dem Projektleiter auch der Auftraggeber oder ein Mitglied der Geschäftsleitung ein paar Worte an das Projektteam richtet. Denn zum einen erhält das Projekt dadurch mehr Gewicht.

Das Projektteam sieht, dass das Projekt tatsächlich eine große Bedeutung für das Unternehmen hat und nicht nur irgendein Auftrag ist oder dem Projektleiter die Möglichkeit geben soll, eine seiner Ideen umzusetzen und sich als Führungskraft zu beweisen. Zum anderen vermittelt die Ansprache Wertschätzung und signalisiert das Vertrauen in das Können der Projektmitglieder. Das wiederum kann die Motivation und den Ehrgeiz zusätzlich fördern.

 

Tipp 4: Alle wichtigen Daten und Fakten nennen.

Eine wesentliche Aufgabe des Kick-Off-Meetings ist, die Projektmitglieder mit allen relevanten Informationen zu versorgen. Bei den Projektmitgliedern sollte nicht der Eindruck entstehen, dass ihnen nur Zusatzaufgaben auferlegt werden und sie dabei ins kalte Wasser geworfen werden.

Stattdessen müssen die Projektmitglieder das Gefühl haben, gut informiert und vorbereitet zu sein.

Deshalb sollte der Projektleiter folgende Punkte ansprechen:

·         Projektinhalte: Worum geht es im Projekt? Was ist das Projektziel? Was gehört in den Aufgabenbereich des Projekts und was nicht? Welche Risiken bestehen und wie lassen sie sich vermeiden?

·         Projektorganisation: Wer ist an dem Projekt beteiligt? Wer gehört zum Projektteam? Wer ist wofür zuständig?

·         Ressourcen: Wie ist das Projekt aufgestellt? Welche Ressourcen in Sachen Zeit und Budget stehen zur Verfügung?

·         Projektablauf: Was sind wesentliche Meilensteine? Was sind die nächsten Schritte? Welche Teilprojekte wird es geben? Welche Berichte müssen für wen erstellt werden? Wie soll die Zusammenarbeit ablaufen?

·         Vorgaben: Welche qualitativen Vorgaben gelten? Müssen Abhängigkeiten zu anderen Projekten beachtet werden? Welche Schnittstellen sind involviert? Gibt es Gesetze oder Bestimmungen, die das Projekt einschränken?

Wenn es passt und Sinn macht, kann der Projektleiter auch Anreizsysteme etablieren. So kann er die Projektmitglieder beispielsweise auffordern, ein Logo oder einen Slogan für das Projekt zu entwerfen. Der beste Vorschlag wird dann verwendet. Oder er kann engagierten Mitarbeitern verantwortungsvolle Aufgaben oder andere Belohnungen in Aussicht stellen.

Allerdings sollte der Projektleiter mit Bedacht vorgehen. Denn zum einen sollten die Mitarbeiter für das Projekt motiviert werden und sich nicht nur der ausgelobten Belohnungen wegen engagieren. Und zum anderen kann eine zu ausgeprägte Konkurrenzsituation die Zusammenarbeit unnötig schwermachen.

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