Die erste Mitarbeit an einem Projekt – Infos und Tipps für Anfänger, 1. Teil

Die erste Mitarbeit an einem Projekt – Infos und Tipps für Anfänger, 1. Teil

Wer neu in die Projektarbeit einsteigt, sollte sich im Vorfeld damit befassen und sich darauf vorbereiten. Was genau wird erwartet? Wie lässt sich die Arbeitszeit planen und sinnvoll einteilen? Wie kann der Austausch mit anderen Mitgliedern des Projektteams gelingen? In einem zweiteiligen Beitrag haben wir Infos und Tipps für Anfänger zusammengetragen, die dabei helfen, die Weichen für die erste Mitarbeit an einem Projekt erfolgreich zu stellen.

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Die erste Mitarbeit an einem Projekt - Infos und Tipps für Anfänger, 1. Teil

Die Herausforderungen bei der Projektarbeit

Die erste Mitarbeit an einem Projekt geht mit neuen Aufgaben und einer anderen Form der Teamarbeit einher.

Gleichzeitig sieht sich der Projektmitarbeiter mit besonderen Herausforderungen konfrontiert:

  • Fachwissen ist gefragt, um Probleme zu bearbeiten und Fragen zu beantworten, zu denen bislang keine anwendbaren Lösungen vorliegen.

  • Sowohl die Arbeit als auch die Aufgaben innerhalb des Projekts müssen eigenständig geplant und das Zeitmanagement entsprechend darauf ausgerichtet werden,

  • Mit dem Projektleiter und den anderen, oft neuen Kollegen gilt es, ein Team zu bilden, in dem eine enge Abstimmung erfolgt und die Zusammenarbeit gut funktioniert.

Um die Herausforderungen bewältigen und die Aufgaben im Projekt erfüllen zu können, sollte sich der neue Projektmitarbeiter bewusst machen, was auf ihn zukommt und was von ihm erwartet wird.

Die Zeiteinteilung bei der Projektarbeit

Der neue Projektmitarbeiter muss gemeinsam mit seinem Vorgesetzten und dem Projektleiter abstimmen, welchen Umfang die Beteiligung an dem Projekt haben wird. Denn in diesem Umfang muss der Vorgesetzte seinen Mitarbeiter von dessen eigentlichen Aufgaben entbinden und für das Projekt freistellen.

Dabei kann der Umfang unterschiedlich ausfallen:

  • Gering: Möglicherweise ist der neue Projektmitarbeiter nur für eine kleinere Teilaufgabe zuständig, die nicht mehr als fünf bis zehn Prozent der monatlichen Arbeitszeit in Anspruch nimmt. In diesem Fall wird in aller Regel erwartet, dass er die Projektarbeit zusätzlich zu seinen regulären Aufgaben übernimmt. Eine Freistellung eigens dafür ist eher unüblich.
  • Erheblich: Nimmt die Projektarbeit zwischen zehn und 80 Prozent der Arbeitszeit pro Monat in Anspruch, muss der Projektmitarbeiter mit seinem Vorgesetzten absprechen, welche seiner bisherigen Tätigkeiten entfallen. Je nach Art und Umfang der Projektaufgaben kann sich der Projektmitarbeiter um einige oder viele seiner regulären Aufgaben nicht mehr kümmern. Der Vorgesetzte muss diese Tätigkeiten dann entsprechend auf andere Mitarbeiter umverteilen.
  • Nahezu vollständig: Nimmt die Projektarbeit mehr als 80 Prozent der Arbeitszeit für einen längeren Zeitraum in Anspruch, kann der Projektmitarbeiter seine bisherigen Aufgaben nur sehr begrenzt übernehmen. Der Vorgesetzte muss ihn fast vollständig freistellen. Wichtig ist dann, dass der Projektmitarbeiter mit seinem Vorgesetzten und seinen Kollegen in Kontakt bleibt. Denn wenn das Projekt beendet ist, kehrt er an seinen Arbeitsplatz zurück. Sinnvoll kann auch sein, wesentliche Tätigkeiten beizubehalten, damit später der Wiedereinstieg leichter fällt.

Die Einbindung in ein Projekt kann sich im Projektverlauf verändern. So kann es Phasen geben, in denen der Projektmitarbeiter intensiv an dem Projekt mitwirkt, während seine Mitarbeit in anderen Phasen kaum benötigt wird.

Auch das sollte er mit seinem Vorgesetzten und den Kollegen, die ihn an seinem Arbeitsplatz vertreten, abstimmen. Zudem sollte er verbindlich klären, wann und in welchem Ausmaß er seine reguläre Arbeit während des Projekts erledigen kann und muss.

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Grundsätzlich ratsam ist, den arbeitsmäßigen Umfang und die zeitliche Einbindung in die Projektarbeit schriftlich zu vereinbaren.

Auf diese Weise sind sowohl der Vorgesetzte als auch der Projektleiter auf der sicheren Seite und können verbindlich planen.

Die erste Mitarbeit an einem Projekt - Infos und Tipps für Anfänger, 1. Teil (1)

Die Besonderheiten der Projektarbeit

Verglichen mit traditionellen Arbeitsformen kennzeichnet sich die Projektarbeit durch einige besondere Merkmale. Dazu gehört, dass die Arbeitsaufgaben meist keiner klaren Struktur folgen, kaum standardisiert sind und es wenig Routine gibt.

Während der Bearbeitung und bei der Überprüfung der erreichten Fortschritte kann sich herausstellen, dass die Pläne oder Ziele nachjustiert werden müssen. Dadurch können neue oder zusätzliche Aufgaben entstehen.

Die Zusammenarbeit in einem Projektteam findet nicht dauerhaft statt. Vielmehr wird das Team für ein Projekt zusammengestellt und arbeitet problembezogen für einen begrenzten Zeitraum zusammen.

Hinzu kommt, dass die einzelnen Mitglieder des Projektteams oft an mehreren Projekten oder Aufträgen gleichzeitig beteiligt sind. Das macht es notwendig, die übertragenen Aufgaben eigenständig zu priorisieren und zu koordinieren.

Eine weitere Besonderheit ist, dass der Projektleiter die Projektaufgaben nicht nur durch Anweisungen überträgt. Stattdessen ergibt sich aus dem Verlauf der Projektarbeit heraus, wer wann für welche Aufgaben zuständig ist. Deshalb ist eine enge Abstimmung im Team notwendig.

Denn oft können bestimmte Aufgaben erst dann stattfinden, wenn die vorhergehenden Arbeitsschritte erledigt sind oder zumindest einen gewissen Stand erreicht haben.

Die Abstimmung der Projektarbeit mit dem Projektleiter

Im Projekt werden dem Projektmitarbeiter Aufgaben übertragen, die zu Teilschritten des Projekts gehören oder Bestandteile von Arbeitspaketen sind. Die genauen Arbeiten erfährt der Projektmitarbeiter vom Projektleiter.

Falls nicht oder wenn ihm etwas nicht klar ist, sollte er gezielt nachfragen:

  • Für welche konkreten Arbeiten oder Fragen wird ein Ergebnis vom Projektmitarbeiter erwartet?

  • Wie sollte das Ergebnis aussehen?

  • Bis wann muss das Ergebnis geliefert werden?

  • Wie viel Zeit kann der Projektmitarbeiter verbrauchen, um die notwendigen Tätigkeiten zu verrichten?

  • Wie wird die Qualität der Aufgabenerfüllung gemessen und bewertet?

Die Antworten auf diese Fragen liefern die Grundlage dafür, dass sich der Projektmitarbeiter seine To-do-Liste erstellen kann. Mit dieser Liste geht es im 2. Teil weiter.

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Karsten Peters, - Inhaber einer Medienagentur, Andrea Kumpak, - Projektmanagerin, David Tarmstedt, - Projektleiter und Tarek Mokcic, Consultant Projektmanagement, sowie Ferya & Christian Gülcan, Gründer, Unternehmer und auch Inhaber von 2 Medien- & Marketing-Agenturen mit fortlaufender Projektleitung intern & extern (Kunden), Redakteure und Betreiber dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Tipps und Ratgeber zu Projektarbeiten, Berufen, Planungen, Projektmanagement, Weiterbildung und Entwicklung.

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