Bürolandschaften eine Chance und eine Herausforderung

Warum offene Bürolandschaften eine Chance, aber auch eine Herausforderung sind

 

Anders als früher wird heute schneller und stärker auf Projekte ausgerichtet gearbeitet. Das Wissen gehört zu den wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens, die Technik entwickelt sich kontinuierlich weiter, zeitliche und räumliche Distanzen spielen immer weniger eine Rolle.

Mitarbeiter sind einerseits mobiler und andererseits vernetzter. Die Anforderungen der heutigen Arbeitswelt machen es notwendig, auch die Arbeitsplätze und die Büroräume zu modernisieren.

Anstelle von kleinen, geschlossenen Büros, in denen einzelne Mitarbeiter alleine vor sich hinwerkeln, geht der Trend hin zu offenen Bürolandschaften. Offene Büroflächen fördern die Kommunikation und vereinfachen die Zusammenarbeit. Aber die modernen Bürokonzepte erfordern auch ein Umdenken und stellen vor allem die Führungskräfte vor neue Herausforderungen.

 

Offene Bürolandschaften tragen dem modernen Arbeiten Rechnung.

Die Zeiten, in denen Mitarbeiter in kleinen Kämmerlein saßen und in denen es ausreichte, einen Arbeitsplatz lediglich mit Computer und Telefon auszustatten, sind vorbei. Die Globalisierung, die zunehmend digitale Welt, aber auch moderne Lebenskonzepte und steigende Anforderungen erfordern Veränderungen.

Viele Unternehmen tragen den Ansprüchen und Bedürfnissen der modernen Arbeitswelt Rechnung, indem sie unter anderem dem Trend folgen, offene Büroraumkonzepte zu etablieren. Einzel- und Zweierbüros werden durch großzügige, offen gestaltete Büroflächen ersetzt. Neben den Arbeitsplätzen sind in die Büroflächen dann auch Bereiche für Meetings und Gruppenarbeiten sowie Ruhezonen und Bereiche für kreatives Arbeiten integriert.

Damit tragen die offenen Bürolandschaften der modernen Arbeitsweise Rechnung, denn sie fördern die Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern. Hinzu kommt, dass die vorhandenen Flächen durch die offenen Konzepte effizienter genutzt werden können. Dies wiederum senkt die Kosten, was mit Blick auf die Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens ebenfalls ein wichtiger Faktor ist. Einige Unternehmen gehen noch ein Schritt weiter und setzen auf das Prinzip des Desk-Sharing.

Ein Arbeitsplatz ist dabei nicht mehr nur einem bestimmten Mitarbeiter vorbehalten, sondern mehrere Kollegen teilen sich den Schreibtisch. Vor allem wenn die Mitarbeiter nicht ständig vor Ort arbeiten, trägt dies zu einer noch effizienteren und damit kostenoptimierten Nutzung der Büroflächen bei.  

 

Warum offene Bürolandschaften eine Chance, aber auch eine Herausforderung sind.

Die Vorteile, die neue und moderne Büroraumkonzepte bieten, kommen jedoch nicht automatisch und von alleine zum Tragen. Mitarbeiter, die es gewohnt sind, eher individuell und je nach Aufgabenstellung mehr oder weniger zurückgezogen zu arbeiten, werden einer offenen Bürolandschaft vermutlich zunächst mit Skepsis begegnen.

Wichtig ist deshalb, dass das neue Konzept von Anfang an klar und verständlich kommuniziert und die Mitarbeiter aktiv in das Projekt „Neues Büro“ einbezogen werden. Es darf nicht der Eindruck entstehen, dass einem Mitarbeiter sein bisheriges Büro oder sein angestammter Arbeitsplatz einfach weggenommen und er hinsichtlich dieser Entscheidung vor vollendete Tatsachen gestellt wird.

Stattdessen muss ein Mitarbeiter die Veränderungen und Neuerungen mitgetragen und annehmen, denn nur so können die Chancen des neuen Konzepts tatsächlich genutzt werden. An dieser Stelle kommt den Führungskräften eine Schlüsselrolle zu. Einerseits gehört es zu ihren Aufgaben, die Umgestaltung zu begleiten und voranzubringen. Andererseits müssen sie sich selbst an die neue Situation gewöhnen und sowohl die Chancen als auch die Risiken erkennen, um ihrer Vorbildfunktion für ihr Team gerecht werden zu können.

 

Offene Bürolandschaften erfordern einen entsprechenden Führungsstil.

Offene Büroräume mit gemeinschaftlich genutzten Zonen bieten die Möglichkeit, dass Ideen und Informationen schnell und effektiv ausgetauscht werden können. Für die Führungskräfte bedeutet eine Umstrukturierung der Arbeitsplätze aber auch, dass sie ihren Führungsstil an die neuen Gegebenheiten anpassen müssen.

Je offener ein Raum ist, desto höhere Anforderungen werden an die Führungsqualitäten gestellt. Insgesamt muss die Führung resultatorientiert sein. Die Basis für dieses sogenannte Management by Objectives bilden eine klare Zuordnung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten, eindeutige Zielvorgaben für die einzelnen Mitarbeiter und das Team sowie transparente Prozesse und nachvollziehbare Abläufe.

Verbindliche Spielregeln müssen erarbeitet werden, damit eine effektive Kommunikation und ein konstanter Informationsfluss sichergestellt sind. Gleichzeitig muss eine solide und stabile Vertrauensbasis zwischen den Mitarbeitern untereinander und zwischen den Mitarbeitern und den Führungskräften geschaffen werden. Nur so erhält die gewünschte effektive und effiziente Zusammenarbeit das notwendige Fundament, denn ein Management durch Kontrolle ist in einem offenen Raum kaum umsetzbar.

Andererseits müssen Regelungen gefunden und vereinbart werden, wenn es etwa um vertrauliche Gespräche oder Bewertungen der Mitarbeiterleistungen geht.

Die besondere Herausforderung bei offenen Büroflächen besteht also letztlich darin, einen Raum zu kreieren, in dem das Team als Team agiert und zusammenarbeitet, ohne dass sich die einzelnen Mitarbeiter schutzlos wie auf einem Präsentierteller fühlen. Gerade im offenen Raum sind somit Fingerspitzengefühl und klare Absprachen gefragt, damit sich die Chancen der modernen Arbeitsweise nicht ins Nachteilige verkehren.

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