Die Risikomatrix im Projektmanagement, 1. Teil

Die Risikomatrix im Projektmanagement, 1. Teil

Das Risikomanagement gehört oft zu den unbeliebten Themen in einem Projekt. Dabei kann es vergleichsweise einfach sein. Denn mit der Risikomatrix steht ein Werkzeug zur Verfügung, das dabei hilft, mögliche Risiken anhand von Eintrittswahrscheinlichkeit und Tragweite grafisch zu erfassen. Damit ist dann auch die Grundlage gegeben, um Maßnahmen zu erarbeiten, die den Risiken effektiv entgegenwirken.

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Die Risikomatrix im Projektmanagement, 1. Teil

Wir erklären, wie die Risikomatrix im Projektmanagement funktioniert!:

Was ist eine Risikomatrix?

Bei der Risikomatrix handelt es sich um eine einfache, visuelle Darstellung der Risiken eines Projekts. Dabei bildet die x-Achse meist die Eintrittswahrscheinlichkeit ab, während die y-Achse die Tragweite oder den Schaden erfasst. Als Kernaussage liefert die Risikomatrix das Ergebnis, dass die Gefährdung für das Projekt umso größer ist, je weiter rechts oben ein Risiko eingeordnet ist.

[Grafik]

Risikomatrix

Dabei erfolgt die Einordnung der Risiken üblicherweise nach diesem Schema:

Einordnung Farbbereich Bedeutung
Niedrige Eintrittswahrscheinlichkeit und niedrige Tragweite Grün Eher harmlose Risiken, die wenig beachtet werden müssen.
Hohe Eintrittswahrscheinlichkeit und niedrige Tragweite Gelb Diese Risiken sind wahrscheinlich, verursachen aber eher kleine Schäden. Mit geeigneten Maßnahmen kann gut gegengesteuert werden.
Niedrige Eintrittswahrscheinlichkeit und hohe Tragweite Gelb Solche Risiken sind unwahrscheinlicher, führen beim Eintritt aber zu großen Schäden. Daher erfordern sie Aufmerksamkeit.
Hohe Eintrittswahrscheinlichkeit und hohe Tragweite Rot Risiken, die wahrscheinlich eintreten und schwerwiegende Folgen haben. Hier ist besondere Vorsicht geboten.

Die Eintrittswahrscheinlichkeit wird meist als Prozentwert erfasst. Die Tragweite hingegen wird oft als Betrag beziffert.

Wie viele Felder braucht eine Risikomatrix?

Die Anzahl der Felder kann je nach Projekt individuell gehandhabt werden. Typisch für eine Risikomatrix ist aber, dass sie je zwei, drei, vier oder fünf Felder pro Reihe und Spalte und damit insgesamt 4, 9, 16 oder 25 Felder hat.

Je weniger Felder vorhanden sind, desto übersichtlicher ist die Matrix. Allerdings fällt dadurch auch die Risikobewertung weniger differenziert aus. Im Unterschied dazu ermöglicht eine Risikomatrix mit vielen Feldern eine genauere Einordnung der Risiken, kann aber schnell unübersichtlich werden.

Letztlich ist die Größe der Matrix ein Kompromiss zwischen Genauigkeit, Komplexität und Aufwand. Der Projektleiter muss entscheiden, wie viele Felder notwendig sind, um die Risiken des Projekts am besten zu erfassen.

Übrigens: Hat die Risikomatrix eine ungerade Anzahl an Feldern, ist die Versuchung groß, Risiken im Zweifel irgendwo in der Mitte einzuordnen. Eine gerade Anzahl beugt diesem Phänomen vor.

Die Risikomatrix im Projektmanagement, 1. Teil (1)

Wie wird eine Risikomatrix erstellt?

Das Erstellen einer Risikomatrix gliedert sich in vier Schritte. So müssen zunächst die Risiken zusammengetragen und bewertet werden. Anschließend können sie in die Matrix eingetragen werden. Der letzte Schritt besteht dann darin, Maßnahmen zu definieren, die den Risiken entgegenwirken.

Doch der Reihe nach!:

Schritt 1: Risiken zusammentragen

Im ersten Schritt müssen alle Risiken für das Projekt identifiziert werden. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten. So kann das Projektteam in einem Meeting zusammenkommen und ein Brainstorming durchführen. Außerdem kann der Projektleiter Instrumente wie zum Beispiel die PEST-Formel anwenden.

Daneben ist es sinnvoll, sich die typischen Quellen für Projektrisiken anzuschauen. An dieser Stelle spielen vor allem sechs Punkte eine Rolle:

  • Projektziele: Optimal ist, wenn sich die Projektziele gegenseitig positiv beeinflussen. Oft stehen Ziele aber in Konkurrenz zueinander oder schließen sich sogar aus. Das birgt die Gefahr für Risiken.
  • Projektumfeld: Viele Faktoren aus dem Umfeld können das Projekt einschränken und damit zu Risiken werden. Das gilt zum Beispiel für den vorgegebenen Zeitrahmen, das Budget, Vorschriften oder notwendige Genehmigungen, die eingeholt werden müssen.
  • Projektstrukturplan: Im Projektstrukturplan sind alle Arbeitspakete gebündelt, die im Verlauf des Projekts bearbeitet werden müssen. Oft zeigt sich bei einem Blick auf den Plan, welche Arbeitspakete kritisch werden könnten.
  • Ablaufplan: Bei fast jedem Projekt ist der Zeitfaktor ein potenzieller Stolperstein. Der Ablaufplan zeigt aber auf, an welchen Stellen das Risiko für Verzögerungen besonders hoch ist.
  • Stakeholder: Vor allem Stakeholder, die dem Projekt kritisch gegenüberstehen und gleichzeitig großen Einfluss haben, können ein Projekt zum Scheitern bringen.
  • Eigene Erfahrungen: Erfahrungswerte aus früheren Projekten und auch Einfälle aus dem Bauch heraus liefern oft hilfreiche Hinweise auf mögliche Risiken.

Wenn potenzielle Ziele identifiziert werden, sollte noch keine Wertung vorgenommen werden. Besser ist, zunächst alle kritischen Punkte zu erfassen.

Die Analyse und die Einordnung erfolgen erst im nächsten Schritt. Werden aber schon im Vorfeld Risiken herausgefiltert, besteht die Gefahr, dass das Risikomanagement am Ende doch nicht komplett ist.

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Sind alle potenziellen Risiken erfasst, müssen sie bewertet werden. Welche Risiken erfordern besondere Aufmerksamkeit und welche Risiken können eher vernachlässigt werden?

Mit dieser Bewertung geht es im 2. Teil weiter!

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Karsten Peters, - Inhaber einer Medienagentur, Andrea Kumpak, - Projektmanagerin, David Tarmstedt, - Projektleiter und Tarek Mokcic, Consultant Projektmanagement, sowie Ferya & Christian Gülcan, Gründer, Unternehmer und auch Inhaber von 2 Medien- & Marketing-Agenturen mit fortlaufender Projektleitung intern & extern (Kunden), Redakteure und Betreiber dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Tipps und Ratgeber zu Projektarbeiten, Berufen, Planungen, Projektmanagement, Weiterbildung und Entwicklung.

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