4 Grundregeln für eine erfolgreiche Projektkultur im Unternehmen
Projekte gehören heute in den meisten Unternehmen zum Alltag. Doch damit Projekte erfolgreich umgesetzt und abgeschlossen werden können, ist eine unternehmensweite Projektkultur notwendig.
Viele Aufgaben in einem Unternehmen lassen sich heutzutage nicht mehr abteilungsintern lösen. Stattdessen müssen zumindest für einen bestimmten Zeitraum Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen und Bereichen des Unternehmens zusammenarbeiten. Deshalb sprechen Unternehmen mitunter auch gar nicht mehr von Projekten, sondern von Initiativen.
Wenn ein Projekt oder eine Initiative ansteht, wird oft ein Verantwortlicher bestimmt, der für das Projektmanagement zuständig ist. Seine Aufgaben bestehen dann darin, ein Projektteam zusammenzustellen, die Projektplanungen durchzuführen, die Maßnahmen und die Meilensteine zu definieren und den Mitgliedern des Projektteams Funktionen und Aufgaben zuzuweisen. Im weiteren Verlauf soll er das Projekt nicht nur auf den Weg bringen, sondern auch voranbringen und erfolgreich abschließen.
Allerdings tauchen in der Praxis immer wieder zwei Probleme auf. Das erste Problem ist, dass die Projektorganisation eher halbherzig betrieben wird. Bei einem recht einfachen und gut überschaubaren Projekt, bei dem eine Fachabteilung den Hauptpart hat und andere Unternehmensbereiche nur am Rande involviert sind, kann auf eine spezifische Organisation des Projekts zwar mitunter verzichtet werden.
Doch spätestens wenn es um größere und umfangreichere Projekte geht, die zudem viele verschiedene Unternehmensbereiche einbeziehen, sind eine gute Planung und eine solide Organisation unverzichtbar. Das zweite Problem ist die Aufgabenverteilung.
So müssen die Mitglieder des Projektteams oft nicht nur einige Stunden ihrer Freizeit opfern oder den Feierabend immer wieder verschieben. Stattdessen konkurriert die Erledigung der Projektaufgaben mitunter mit dem Tagesgeschäft, was dann natürlich auch beim direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters Unmut hervorruft.
Gibt es keine Regeln und Mechanismen, die solche Konflikte im Rahmen der Projektdurchführung auflösen können, ist die Gefahr groß, dass das Projekt immer weiter zurückgefahren oder schlimmstenfalls ganz abgebrochen wird. Die mühsam ausgehandelten Ressourcen und bereitgestellten Budgets wandern an andere Stellen ab und die Mitglieder des Projektteams müssen feststellen, dass sie ihre Arbeit und ihre Zeit umsonst in das Projekt investiert haben. Folglich wird auch die Skepsis gegenüber künftigen Projekten größer.
Damit es nicht soweit kommt und initiierte Projekte nicht im Sand verlaufen, ist das Unternehmen gut beraten, wenn es sich darum bemüht, eine unternehmensweite Projektkultur zu etablieren. Das ist natürlich kein Prozess, der sich über Nacht bewerkstelligen lässt. Langfristig gesehen, kann aber nur so die Basis für ein funktionierendes Projektmanagement geschaffen werden. Doch wie lässt sich eine unternehmensweite Projektkultur etablieren? Was sollte sie auszeichnen? Und worauf gilt es zu achten?
Hier sind vier Grundregeln für eine erfolgreiche Projektkultur im Unternehmen!
Inhalt
Regel Nr. 1: Eine positive Einstellung zu Projekten schaffen.
Zunächst einmal muss eine positive Haltung gegenüber Projekten geschaffen und die Bereitschaft, an Projekten mitzuwirken, gefördert werden. Die Botschaft muss lauten, dass nicht nur das Tagesgeschäft, sondern eben auch vernünftig gesteuerte Projekte zum Unternehmenserfolg beitragen. Von diesem Grundsatz müssen die Führungskräfte überzeugt werden, damit sie ihn verinnerlichen und anschließend ihre Mitarbeiter für die Projektarbeit motivieren können.
Im nächsten Schritt gilt es, die Rollen und Funktionen von der Projektleitung und den Mitgliedern des Projektteams zu klären. Projektleiter brauchen Führungsqualitäten, methodische Qualifikationen und soziale Kompetenzen.
In aller Regel verbleibt die Weisungsbefugnis gegenüber den Mitgliedern des Projektteams bei deren direkten Vorgesetzten. Der Projektleiter ist deshalb auf die Unterstützung dieser Führungskräfte angewiesen, denn andernfalls ist er in seinen Möglichkeiten, die Teammitglieder für die Projektarbeit einzusetzen, stark eingeschränkt.
In vielen Unternehmen werden als Projektleiter Mitarbeiter ausgewählt, die zwar viel Entwicklungspotenzial mitbringen, in Sachen Führungsqualitäten und Projektmanagement aber kaum Erfahrung haben. Durch die Projektleitung sollen die Mitarbeiter die Chance bekommen, sich zu beweisen und beruflich vorwärtszukommen.
Das Problem dabei ist, dass gestandene Führungskräfte und Experten solche Projektleiter mitunter nicht als Gesprächspartner auf Augenhöhe einstufen. Erschwerend kommt hinzu, dass junge, talentierte und engagierte Projektleiter oft als Konkurrenz gesehen werden. Dadurch wird die Zusammenarbeit aber noch schwieriger. Die Besetzung der Projektleitung sollte also mit Bedacht erfolgen. Zudem gilt auch hier wieder, an die positive Grundeinstellung gegenüber der Projektarbeit zu appellieren.
Regel Nr. 2: Gut gemischte Projektteams zusammenstellen.
Wenn das Projektteam zusammengestellt wird, sollte unbedingt auf ein ausgewogenes Verhältnis geachtet werden. Eine gute Basis ist vorhanden, wenn im Team Realisten, Idealisten und Kritiker, Praktiker und Theoretiker sowie erfahrene Mitarbeiter mit Know-how und junge Mitarbeiter mit frischen Ideen vortreten sind.
Auf diese Weise fließen alle notwendigen Kompetenzen und hilfreichen Eigenschaften in die Projektarbeit ein. Gleichzeitig muss aber auch sichergestellt sein, dass die Teammitglieder zusammenarbeiten können und der Projektleiter sein Team zu koordinieren vermag.
Die Zusammensetzung des Projektteams hat großen Einfluss darauf, wie gut die Aufgaben gelöst werden können, ob innovative Lösungsansätze entwickelt werden und wie gut es gelingt, die Ergebnisse der Projektarbeit ins Alltagsgeschäft zu übertragen. Genauso wichtig ist aber, dass für das Projekt genügend zeitliche Ressourcen zur Verfügung stehen und die Mitglieder des Projektteams während der Projektteilnahme in ausreichendem Umfang von ihrer Haupttätigkeit entlastet werden.
Was die Teamgröße angeht, so haben sich Projektteams aus fünf bis acht Personen am besten bewährt. Viel größer sollte ein Team nicht sein. Bei einem umfangreichen Projekt mit vielen Beteiligten kann es daher sinnvoll sein, mehrere Projektgruppen zu bilden.
Regel Nr. 3: Projekte solide planen und organisieren.
Projekte brauchen eine gute Planung und Organisation. Hierzu gehört nicht nur, das große Ganze zu sehen und mögliche Risiken zu berücksichtigen, sondern auch auf die einzelnen Arbeitsschritte und auf Details zu achten.
Andernfalls ist es kaum möglich, den Ressourcenbedarf realistisch einzuschätzen und im Blick zu behalten. Wichtig ist außerdem, ein Projekt nicht als eigenständige Insellösung zu behandeln. Stattdessen sollte das Projekt in einen Zusammenhang mit anderen Projekten und dem Tagesgeschäft gestellt werden. Auf diese Weise lassen sich Abhängigkeiten und Folgemaßnahmen erkennen.
Die Projektorganisation braucht außerdem klare Regelungen dazu, wie das Projekt in die bestehenden Abläufe und Organisationen des Tagesgeschäfts eingebettet ist. Im Ergebnis geht es darum, klare Vereinbarungen dafür zu etablieren, wie Mitarbeiter aus verschiedenen Unternehmensbereichen in das Projekt eingebunden werden können. Grundsätzlich gilt, dass ein Projekt in mindestens vier, klar voneinander abgegrenzte Phasen aufgeteilt sein sollte. Diese Phasen sind folgende:
1. In der Planungsphase werden die Ziele, die Erwartungen und die Rahmenbedingungen für das Projekt definiert und vereinbart.
2. In der Analysephase werden alle maßgeblichen Faktoren zusammengetragen und ausgewertet. Die Ergebnisse der Analyse bilden die Grundlage für einzelnen Maßnahmen und Arbeitsschritte.
3. In der Konzeptphase werden die Maßnahmen ausgearbeitet, die konkreten Arbeitsschritte festgelegt und die Aufgabenpakete geschnürt.
4. In der Durchführungsphase wird das erarbeitete Projektkonzept umgesetzt. Gleichzeitig werden hier die erzielten Fortschritte kontrolliert und bei Bedarf Anpassungen vorgenommen.
Regel Nr. 4: Schlichtungsstellen einrichten.
Schon bei der Planung, spätestens aber bei der Durchführung eines Projekts kann es zu Konflikten kommen. Sinnvoll ist daher, Mentoren oder Gremien zu berufen, die als Schlichtungsstelle fungieren. Oft wird sich in einem Gespräch, das von einer neutralen Person moderiert wird, eine Lösung finden lassen.
Falls nicht, muss die Schlichtungsstelle eine verbindliche Entscheidung treffen. Dass als Mentor oder Schlichter Mitarbeiter ausgewählt werden müssen, die über Kompetenz, Erfahrung und Fingerspitzengefühl verfügen, versteht sich von selbst. Schließlich müssen Entscheidungen getroffen werden, die mitunter zum Nachteil des Projektleiters, eines Teammitglieds, dessen direktem Vorgesetzten oder eines anderen Projektbeteiligten ausfallen.
Die Schlichtungsstellen können außerdem dann aktiv werden, wenn es gilt, Projekterfolge im Unternehmen zu präsentieren und die Ergebnisse der Projektarbeit so an die Belegschaft zu kommunizieren, dass der Nutzen oder die Vorteile sichtbar werden und folglich die Bereitschaft steigt, die anstehenden Veränderungen entsprechend mitzutragen.
Mehr Anleitungen, Tipps und Ratgeber:
- Problemprojekte retten – Infos und Tipps
- Das Projektportfolio als Prüfinstrument
- 5 Tipps zur Aufgabenplanung mittels To-Do-Liste
- Fachartikel zum Stichwort Virtuelle Teamarbeit, Teil I
- Infos und Tipps zum Projektänderungsantrag
- Infos und Tipps zum Projektstrukturplan
- Die wichtigsten Inhalte eines Projektstatusberichts
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