6 Tipps für die Ausschreibung von Projekten

6 Tipps für die Ausschreibung von Projekten

Manchmal ist es sinnvoller, ein Projekt an einen externen Dienstleister zu vergeben. Dabei beginnt die Suche nach einem geeigneten Dienstleister mit der Ausschreibung des Projekts.

Mal sind die eigenen Kapazitäten ausgeschöpft, mal sollen Ressourcen geschont werden und mal fehlt schlichtweg das notwendige Fachwissen: Für die Entscheidung, ein Projekt nicht selbst umzusetzen, sondern einen externen Dienstleister damit zu beauftragen, kann es verschiedene Gründe geben. Doch damit die Zusammenarbeit von Anfang an gut funktioniert, spielt die Projektausschreibung eine entscheidende Rolle.

Denn je präziser die Angaben sind, desto besser kann sich der Dienstleister in das Projekt hineinversetzen und sich Gedanken zur optimalen Umsetzung der bevorstehenden Aufgaben machen. Auf der anderen Seite sollte der Auftraggeber seine Projektausschreibung ansprechend gestalten. Nur so ist sichergestellt, dass sich überhaupt qualifizierte Dienstleister melden und der Auftraggeber aus den vorliegenden Angeboten das Angebot auswählen kann, das am besten zum Projekt und zu seinen Ansprüchen passt.

Unterm Strich heißt das: Je höher die Qualität der Projektausschreibung ist, desto höher ist auch die Qualität der Angebote der Dienstleister. Doch was heißt das für die Praxis?

Hier sind sechs Tipps für die Ausschreibung von Projekten!:

 

Tipp 1: Die Anforderungen an den Dienstleister präzise formulieren.

Der Auftraggeber sollte genau und ausführlich formulieren, welche Erwartungen er an den Dienstleister stellt und welchen Anforderungen dieser gerecht werden muss. Aus der Projektausschreibung sollte klar hervorgehen, welche Kenntnisse und welche fachlichen Qualifikationen erforderlich sind, damit die Projektaufgaben umgesetzt und die Projektziele erreicht werden können.

Der Auftraggeber sollte dabei bedenken, dass unter Umständen neben den offensichtlichen Kompetenzen noch zusätzliche Fertigkeiten notwendig sein können.

Geht es beispielsweise darum, einen Unternehmensblog einzurichten, genügt es nicht, wenn der Dienstleister nur die Inhalte erstellen oder nur die Programmierung übernehmen kann. Damit alles in einer Hand bleibt, muss der Dienstleister beide Komponenten abdecken und den Blog sowohl einrichten als auch mit Inhalten füllen können.

 

Tipp 2: Das Projekt ausführlich beschreiben.

Der Auftraggeber ist gut beraten, wenn er sich etwas Zeit für die Formulierung seiner Projektausschreibung nimmt. Je ausführlicher und genauer das Projekt beschrieben ist, desto besser kann ein Dienstleister den Umfang und die Dauer des Projekts einschätzen. Der Auftraggeber sollte auf den Punkt bringen, zu welchem Ergebnis das Projekt führen soll und was zur Zielerreichung erforderlich ist.

Nur wenn der Auftraggeber vermittelt, dass er sich mit seinem Projekt beschäftigt hat und genau weiß, was er will, kann ihm ein Dienstleister ein ähnlich konkretes Angebot unterbreiten. Dafür muss der Dienstleister aber wissen, was ihn erwartet und was er in die Durchführung des Projektauftrags investieren muss.

 

Tipp 3: Die Konditionen festlegen.

Der Auftraggeber sollte im Vorfeld für sich definieren, zu welchen Bedingungen er den Projektauftrag an einen Dienstleister vergibt. Was stellt er dem Dienstleister zur Verfügung? Wo und wie soll die Zusammenarbeit ablaufen? Was muss der Dienstleister einbringen? Wie lautet die konkrete Aufgabenstellung?

Je besser der Dienstleister die Konditionen der Zusammenarbeit beurteilen kann, desto eher kann er ein passendes, konkret auf das Projekt zugeschnittenes Angebot unterbreiten. Unrealistische Projektausschreibungen, vage Angaben oder unvollständige Informationen führen zu ebenso unrealistischen und vagen Angeboten. Zudem steht die Zusammenarbeit auf wackeligen Beinen, wenn ständig Überraschungen auftauchen.

 

Tipp 4: Das erforderliche Budget kalkulieren.

Outsourcing hat nichts mit Preisdumping zu tun! Der Auftraggeber sollte abklären, wie aufwändig das Projekt ist und welchen Arbeits- und Zeitaufwand es mit sich bringt, um auf dieser Basis dann das benötigte Budget realistisch einzuschätzen.

Es macht keinen Sinn, die Vergütung für den Dienstleister zu niedrig anzusetzen. Denn zum einen wird ein kompetenter und qualifizierter Dienstleister sein Know-how und seine Arbeitsleistung kaum für ein unrealistisch niedriges Budget zur Verfügung stellen.

Und zum anderen signalisiert der Auftraggeber durch die Entlohnung, wie viel ihm das Projekt und die Arbeit daran wert sind. Warum sollte sich ein Dienstleister mit voller Kraft engagieren, wenn der Auftraggeber von seiner Idee offensichtlich selbst nicht so überzeugt ist, dass er bereit ist, eine nennenswerte Summe zu investieren?

 

Tipp 5: Einen Zeitplan aufstellen.

Wann soll das Projekt beginnen? Und wann muss es abgeschlossen sein? Wenn der Auftraggeber die Zielsetzung und die einzelnen Projektaufgaben definiert hat, sollte er sich überlegen, wie lange die Ausschreibungsphase andauern soll. Je länger das Projekt ausgeschrieben ist, desto mehr Angebote werden eingehen.

Auf der anderen Seite verschiebt sich dadurch aber auch der Zeitpunkt, an dem das Projekt startet, nach hinten. Gibt es einen festen Termin, an dem das Projekt auf jeden Fall beendet sein muss, sollte der Auftraggeber das in der Projektausschreibung angeben. Der Dienstleister kann so besser planen und vor allem einschätzen, ob er die Projektdurchführung in der vorgegebenen Zeit überhaupt bewerkstelligen kann.

 

Tipp 6: Keine schützenswerten Informationen preisgeben.

Die Projektausschreibung sollte zwar so ausführlich und präzise wie möglich sein. Doch gleichzeitig sollte der Auftraggeber immer im Hinterkopf behalten, wo die Informationen kommuniziert werden und wer Zugriff darauf hat. Vertrauliche, private und andere schützenswerte Informationen sollten vor allem in einer öffentlichen Projektausschreibung auf das absolut notwendige Mindestmaß beschränkt sein.

Denn zum einen sind solche Angaben nun einmal nicht für die Öffentlichkeit bestimmt. Und zum anderen liest die Konkurrenz mit. Auf Plattformen, über die Projekte ausgeschrieben werden können, besteht meist die Möglichkeit, in den Einstellungen festzulegen, wer welche Angaben abrufen kann.

Zudem gibt es oft eine Funktion, durch die der Dienstleister eine Vertraulichkeitserklärung abgibt. Kommuniziert der Auftraggeber die Projektausschreibung direkt, kann er potenziellen Dienstleistern mitteilen, dass er auf Anfrage weiterführende Informationen bereitstellt.

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Thema: 6 Tipps für die Ausschreibung von Projekten

Autor: Redaktion

Karsten Peters, 49 Jahre, Inhaber einer Medienagentur, Andrea Kumpak, 36 Jahre Projektmanagerin, David Tarmstedt, 42 Jahre Projektleiter und Tarek Mokcic, 38 Jahre, Consultant Projektmanagement schreiben hier Wissenswertes, Tipps und Ratgeber zu Projektarbeiten, Berufen, Planungen, Weiterbildung und Entwicklung.

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