5 Fragen zum Projektmanagement-Office

5 Fragen zum Projektmanagement-Office

Einkauf, Vertrieb, Marketing, Personal, Produktion: Solche Abteilungen sind in den meisten Unternehmen Standard. Eine eigene Abteilung für das Projektmanagement hingegen ist bisher eher selten anzutreffen. Doch wann ist ein Projektmanagement-Office sinnvoll? Welche Aufgaben übernimmt es? Und was hat der Projektleiter davon?

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5 Fragen zum Projektmanagement-Office

Wir beantworten fünf Fragen zum Projektmanagement-Office!:

  1. Was genau ist ein Projektmanagement-Office?

Bei einem Projektmanagement-Office, kurz PMO, handelt es sich um eine eigenständige Abteilung innerhalb eines Unternehmens. Als Fachabteilung kümmert sich das PMO um alles, was mit dem Projektmanagement zusammenhängt.

Zwar ist natürlich möglich, dass ein Unternehmen seine Projekte gut bewerkstelligen kann, ohne dafür eine eigene Abteilung aufbauen zu müssen. Aber gerade wenn viele Projekte gleichzeitig laufen und auch noch hohe Budgets im Spiel sind, kann der Überblick schnell verloren gehen.

Und in der Praxis kommt es gar nicht so selten vor, dass zwei Projektteams unbemerkt am gleichen Ziel arbeiten.

Ein Beispiel: Ein Projektteam ist damit beschäftigt, eine neue Bestellsoftware auszuarbeiten und einzuführen. Gleichzeitig kümmert sich auf Managementebene ein anderes Projektteam darum, die Bestellvorgänge zu optimieren. Früher oder später werden sich die Projektziele überschneiden, aber die Abstimmung fehlt.

Ein PMO kann solche Szenarien vermeiden. Denn es hat den Überblick über alle laufenden Projekte und sämtliche Abläufe, Änderungen, Chancen, Risiken und Konflikte, die damit verbunden sind.

  1. Welche Aufgaben über ein Projektmanagement-Office?

Ein gutes PMO geht vom übergeordneten Unternehmensziel aus und stellt sicher, dass die laufenden Projekte einen Beitrag zu diesem Gesamtziel leisten. Dabei entscheidet das PMO aber in aller Regel nicht darüber, ob und wann welches Projekt gestartet wird. Stattdessen unterstützt das Projektmanagement-Office die Projektmanager und Projektleiter im Tagesgeschäft.

Zu den Hauptaufgaben des PMO gehören demnach:

  • alle laufenden Projekte überblicken und damit Doppelarbeit vorbeugen

  • Projekte auf Basis der Unternehmensstrategie und der übergeordneten Unternehmensziele priorisieren

  • Umsetzung der Methoden und Maßnahmen im Bereich des Projektmanagements überwachen

  • Durchführung der Projekte vereinheitlichen

  • Projektwissen zusammentragen und weitergeben

  • Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Projektmitgliedern unterstützen

  • Ressourcen koordinieren

  • Projektfortschritte überwachen und dokumentieren

  • Qualitätskontrollen durchführen

Selbstverständlich kann ein Unternehmen dem PMO noch weitere Aufgaben zuweisen. So könnte sich das PMO zum Beispiel auch um die Projektplanung kümmern oder Schulungen von Projektmitgliedern übernehmen.

  1. Inwiefern profitiert der Projektleiter von einem Projektmanagement-Office?

Der Projektmanager oder Projektleiter muss keine Bedenken haben, dass ihn das PMO ständig kontrolliert, sich dauernd einmischt oder ihm gar Konkurrenz macht. Das PMO ist keine Instanz, die ihm hierarchisch übergeordnet ist.

Stattdessen versteht sich die Abteilung als hilfreiche Unterstützung bei der Bewältigung der alltäglichen Aufgaben.

Tatsächlich wird der Projektleiter vom PMO entlastet. Denn dadurch, dass das PMO den Überblick über alle Projekte hat, kann der Projektleiter vorhandenes Wissen aus anderen Projekten für sich nutzen und gleichzeitig doppelten Arbeiten vorbeugen. Weil das PMO Projekte priorisiert und die Umsetzung der Projektmethoden überwacht, kann der Projektleiter zum einen die vorhandenen Ressourcen optimal ausschöpfen.

Zum anderen kann er die am besten geeigneten Methoden für sein Projekt einsetzen und bekommt Unterstützung bei ihrer Umsetzung.

Die einheitliche Projektdurchführung, die das PMO initiiert, bringt es mit sich, dass der Projektleiter auf Standards und Vorlagen zurückgreifen und dadurch effizienter arbeiten kann. Weil das PMO Projektwissen sammelt und verwaltet, kann der Projektleiter sein Projekt strukturiert abschließen und wertvolles Projektwissen bei künftigen Vorhaben nutzen.

  1. Für welche Unternehmen lohnt sich ein Projektmanagement-Office?

Anders als vielleicht vermutet, lohnt sich ein PMO längst nicht nur für große Konzerne.

Denn wichtiger als die Unternehmensgröße ist die Art und Weise, wie Projekte umgesetzt werden und wie sich die Abläufe im Unternehmen generell gestalten:

  • Die Projektteams nutzen unterschiedliche Methoden: Ein Projekt wird mittels Kanban umgesetzt, ein anderes mit Scrum und wieder ein anderes setzt die Methoden ein, die im jeweiligen Moment geeignet erscheinen. In solchen Szenarien kann ein PMO seine Stärken ausspielen. Denn es sorgt für einheitliche Vorgehensweisen oder hat zumindest den Überblick über die genutzten Methoden.
  • Projekte gehen hauptsächlich auf Ideen zurück: Projekte sollten nicht aus einer spontanen Eingebung heraus entstehen, sondern immer auf die Unternehmensstrategie abgestimmt sein. Ein PMO stellt sicher, dass Projekte zu den übergeordneten Unternehmenszielen beitragen.
  • Das Unternehmen wächst: Spätestens wenn das erste Großprojekt ansteht und viele Ressourcen auf dem Spiel stehen, bietet sich zumindest ein klein PMO an. Denn es hilft dabei, zu koordinieren und Fehler zu vermeiden.
  • Es gibt kein Wissensmanagement: Jedes Projekt geht mit Wissen und Erfahrungswerten einher. Doch wenn sie nirgends gesammelt und dokumentiert werden, sind sie für weitere Projekte nicht verwertbar. Ein PMO sorgt dafür, dass kein Projektwissen verloren geht.
  1. Welche Größe sollte ein Projektmanagement-Office haben?

Im Unterschied zu den meisten anderen Unternehmensbereichen ist es bei der Einführung eines PMO ratsam, klein anzufangen. Ein kleines PMO kann sich flexibel an die Abläufe anpassen und gezielt dort ansetzen, wo am meisten Unterstützung benötigt wird.

Möglicherweise brauchen die Projektteams vor allem bei der Kostenplanung Hilfe, weil die Projekte oft das Budget sprengen.

Eventuell hapert es am Austausch oder es gibt keine vernünftigen Vorlagen. Mit solchen Aufgaben kann das PMO beginnen. Bei Bedarf lassen sich der Zuständigkeitsbereich und die Abteilungsgröße später immer noch ausbauen.

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Karsten Peters, - Inhaber einer Medienagentur, Andrea Kumpak, - Projektmanagerin, David Tarmstedt, - Projektleiter und Tarek Mokcic, Consultant Projektmanagement, sowie Ferya & Christian Gülcan, Gründer, Unternehmer und auch Inhaber von 2 Medien- & Marketing-Agenturen mit fortlaufender Projektleitung intern & extern (Kunden), Redakteure und Betreiber dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Tipps und Ratgeber zu Projektarbeiten, Berufen, Planungen, Projektmanagement, Weiterbildung und Entwicklung.

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