Top-down oder Bottom-up – was ist besser? 2. Teil
Beim Top-down-Ansatz führt der Weg von oben nach unten. Die Führungsebene plant, legt Vorgaben und Ziele fest und steuert. Im Unterschied dazu nimmt der Bottom-up-Ansatz die umgekehrte Richtung. Er trägt die Ideen und Lösungen der Mitarbeiter zusammen, um daraus das Konzept zu entwickeln. Aber welcher Ansatz ist die bessere Wahl?
In einem zweiteiligen Beitrag gehen wir dieser Frage auf den Grund. Dabei haben wir im 1. Teil erklärt, was Top-down und Bottom-up konkret bedeuten. Außerdem haben wir uns den Top-down-Ansatz näher angeschaut.
Hier ist der 2. Teil!:
Inhalt
Der Bottom-up-Ansatz
Entscheidet sich der Projektleiter für den Bottom-up-Ansatz, dreht sich die Planungsrichtung um. Es wird von unten nach oben geplant und das Projektteam ist an jedem Schritt beteiligt.
Die Ziele werden gemeinsam erarbeitet und definiert. Alle Mitglieder des Teams wirken aktiv an der Projektplanung mit, die Pläne werden zusammen aufgestellt. In der radikalsten Form verzichtet die Geschäftsführung auf jegliche Anweisungen.
Beispiel:
Wir bleiben bei unserem Beispiel mit dem papierlosen Büro. Nachdem die Idee aufgekommen ist, wird gemäß Bottom-up ein Kick-off-Meeting angesetzt. Bei diesem Meeting soll mit dem gesamten Projektteam festgelegt werden, wie viel Zeit, welche Kosten und welche konkreten Leistungen die Umsetzung des Projekts umfassen soll.
Angenommen, das Projektteam kommt zu dem Ergebnis, dass für die Umstellung auf ein papierloses Büro mindestens zwölf Monate notwendig sein werden und das Projekt unter 150.000 Euro nicht zu machen ist.
Auf einen Projektmanagementansatz möchte sich das Team noch nicht festlegen, diese Entscheidung soll erst im Zuge der Durchführung getroffen werden.
Diese Rahmenbedingungen unterscheiden sich deutlich von den Vorgaben, die der Geschäftsführer beim Top-down-Ansatz angestrebt hatte. Aber auch dem Projektleiter erscheinen die Dauer zu lang und das Budget zu hoch. Außerdem weiß er aus Erfahrung, dass ein fehlender Projektmanagementansatz früher oder später zum Problem wird. Deshalb ist jetzt eine gute Kommunikation gefragt.
Meetings erfordern eine strukturierte und effiziente Moderation, damit zeitnah Entscheidungen zustande kommen, die das Projekt nicht unnötig ausbremsen.
Die Vor- und Nachteile des Bottom-up-Ansatzes
Daraus, dass beim Bottom-up-Ansatz alle Mitglieder des Projektteams von Anfang an eingebunden sind, ergeben sich einige Pluspunkte. Zu diesen Vorteilen gehört die bessere Zusammenarbeit.
Selbst wenn die Idee für ein Projekt von oben kommt, wird alles Weitere von unten nach oben geplant und gesteuert. Das Team erarbeitet die Termine und Meilensteine, das notwendige Budget und die enthaltenen Leistungen gemeinsam.
Auf diese Weise kommt es fast schon automatisch zu einer engen Zusammenarbeit.
Weil die Entscheidungen keine Vorgaben von oben sind, sondern aus dem Team heraus getroffen werden, können sich die Teammitglieder in aller Regel besser mit dem Projektvorhaben identifizieren.
Die Tatsache, dass jeder im Team regelmäßig nach seiner Meinung, seiner Einschätzung und seinen Vorschlägen gefragt wird, wirkt sich zusätzlich positiv aus. Denn dadurch macht sich das Teammitglied mehr Gedanken über das Projekt.
Wird ein Teammitglied gehört und kann sich aktiv einbringen, bleibt außerdem seine Motivation eher erhalten.
Ein weiterer Vorteil ist die größere Flexibilität. Stellt sich heraus, dass eine Idee so nicht umsetzbar ist, kann das Team flexibel reagieren. Es kann das weitere Vorgehen auf die neue Situation anpassen, ohne erst auf Anweisungen oder das Okay von oben warten zu müssen.
Gleichzeitig eröffnet der Bottom-up-Ansatz mehr Raum für Innovationen. Durch das Zusammenwirken verschiedener Personen können kreative Ideen und neue Lösungsansätze entstehen.
Allerdings stehen den Vorteilen auch Nachteile gegenüber. Dazu zählt die Gefahr von Missverständnissen. Je mehr Personen an einem Vorhaben beteiligt sind, desto eher können Unstimmigkeiten und Konflikte aufkommen. Außerdem eröffnet eine unklare Kommunikation Raum für Interpretationen, die Missverständnisse zur Folge haben können.
Ein weiterer Minuspunkt kann sich aus den Entscheidungswegen ergeben. Schließlich ist gut möglich, dass sich das Projektteam nicht einig wird und deshalb keine Entscheidung zustande kommt.
Weil es beim Bottom-up-Ansatz keine konkreten Entscheidungswege entlang einer Hierarchie gibt, kann im Team Unsicherheit entstehen, während es dem Projektleiter möglicherweise an Durchsetzungskraft mangelt.
Hinzu kommen Nachteile bei der praktischen Umsetzung. Im Verlauf eines Projekts müssen immer wieder Entscheidungen getroffen werden, die das große Ganze im Blick haben müssen.
Aber können wirklich alle Teammitglieder jederzeit den Überblick über die Gesamtsituation haben?
Überträgt die Führungsebene die Entscheidungsmacht an das Projektteam, geht es ein höheres Risiko für Fehlentscheidungen ein. Und je mehr Personen an Entscheidungen beteiligt sind, desto mehr Kommunikation ist notwendig und desto größer wird der Koordinationsaufwand.
Top-down oder Bottom-up – am Ende macht es die richtige Mischung
Beide Ansätze bieten sowohl Vor- als auch Nachteile. Welcher Ansatz erfolgversprechender ist, hängt vom Projekt und den spezifischen Anforderungen im Unternehmen ab.
Größere Projekte, die klare Vorgaben und eine feste Hierarchie erfordern, profitieren eher vom Top-down-Ansatz. Der Bottom-up-Ansatz hingegen spielt seine Stärken aus, wenn Kreativität und Flexibilität gefragt sind.
In vielen Unternehmen geht der Trend zwar eher zum Bottom-up-Ansatz. Allerdings schließt dieser Ansatz nicht unbedingt alle Abläufe ein. Stattdessen werden die Vorteile beider Ansätze genutzt und sinnvoll miteinander verknüpft.
Das erfolgt, indem die Grundidee und die groben Rahmenbedingungen Top-down vorgegeben werden. Die Ausarbeitung der Pläne im Detail findet anschließend Bottom-up statt. Feedbacks in beide Richtungen sichern die Entscheidungen ab.
Mehr Ratgeber, Tipps und Anleitungen:
- Top-down oder Bottom-up – was ist besser? 1. Teil
- Was ist die Fishbowl-Methode?
- 8 Tipps für agile Projekte
- Projekt „Logistik“ – Infos und Hintergrundwissen
- Ich-Botschaften gekonnt nutzen
- 10 Tipps für Videokonferenzen im Homeoffice
- Zahlen anschaulich präsentieren – Infos und Tipps
- Wie viel verdient aktuell ein Projektmanager?
Thema: Top-down oder Bottom-up – was ist besser? 2. Teil
Übersicht:
Fachartikel
Verzeichnis
Über uns
