Tipps zum Krisenmanagement mit Projektteams

Krisenmanagement:

was tun,

wenn dem Projektteam

zu wenig oder aber zu viel zugetraut wird?  

Um einschätzen zu können, welche Absichten mit einem Projekt verfolgt werden und welchen Stellenwert das Projekt tatsächlich hat, reicht es oft schon aus, einen Blick auf das Projektteam und dessen Leitung zu werfen.  

Besteht das Projektteam aus bestenfalls mittelklassigen oder unerfahrenen Personen und handelt es sich bei dem Projektleiter um jemanden, auf den gut und gerne im Alltagsgeschäft verzichtet werden kann, deutet dies nicht unbedingt darauf hin, dass das Projekt größere Wichtigkeit hat.

Setzt sich das Projektteam hingegen ausschließlich aus erfahrenen Top-Leuten zusammen und werden die Absichten nicht oder nur schwammig kommuniziert, kann dies durchaus Misstrauen schüren und das Projekt bedrohlich wirken lassen.

Sieht sich ein Projekt mit einem Imageproblem konfrontiert, stellt sich im Hinblick auf das Krisenmanagement somit die Frage: Was tun, wenn dem Projektteam zu wenig oder aber zu viel zugetraut wird?  

 

Der tatsächliche Stellenwert eines Projekts 

Auf den ersten Blick mag es etwas zu einfach gedacht klingen, die wahre Bedeutung eines Projekts an der Besetzung des Projektsteams festzumachen. In der Praxis ist dies allerdings durchaus plausibel.

Schließlich würde vermutlich keine Geschäftsleitung riskieren, bei einem Projekt, von dem die Zukunft des Unternehmens maßgeblich abhängt, auf ihre besten Leute zu verzichten, bloß weil diese aktuell mit anderen Aufgaben beschäftigt sind und stattdessen eben die Personen einzusetzen, die gerade verfügbar sind.  

Bei einem Projekt mit einer so großen Bedeutung würde eine vernünftige Geschäftsleitung wohl eher alles in Bewegung setzen, um die Topleute für das Projekt freizuschaufeln. Im Umkehrschluss heißt das aber wiederum nichts anderes, als dass ein Projekt keine allzu große Priorität haben kann, wenn die Qualität des Projektteams bestenfalls mittelmäßig ist.  

Auf der anderen Seite kann es durchaus Gründe geben, warum die Topleute nicht um jeden Preis für ein neues Projekt freigestellt werden. Dies wäre beispielsweise dann der Fall, wenn diese Mitarbeiter gerade mit Aufgaben beschäftigt sind, die eine gleich hohe Bedeutung haben. Dann wäre es wenig sinnvoll, die aktuelle Arbeit zu unterbrechen oder wichtige Führungspersonen abzuziehen, um sie einem anderen, neuen Projekt zuzuweisen.  

Deutlich sinnvoller hingegen ist es, das Projekt mit solchen Personen zu besetzen, die aktuell zur Verfügung stehen. Voraussetzung ist allerdings, dass diese Mitarbeiter für die Aufgabenstellung geeignet sind und auch von den Kollegen als ernstzunehmende Projektmitglieder angesehen werden, denn andernfalls wäre das Projekt von Anfang an mit Zweifeln konfrontiert. Für die Glaubwürdigkeit ist zudem Ehrlichkeit ein entscheidender Faktor.  

Statt das Projekt zum Top-Projekt mit höchster Priorität zu erklären, ist das Unternehmen besser beraten, klar zu kommunizieren, dass das Projekt wichtig ist und nicht aufgeschoben werden kann, aber eben auch andere wichtige Projekte noch nicht abgeschlossen sind und von den jeweiligen Projektteams zuerst zu Ende geführt werden müssen.

 

Ein Imageproblem aus Sicht des Projektteams 

Ein Imageproblem kann nicht nur aus der Einsschätzung Dritter resultieren, sondern auch innerhalb des Projektteams entstehen. Dies ist häufig dann der Fall, wenn den Teammitgliedern Kapazitäten für die Projektarbeit in Aussicht gestellt werden, die letztlich nur ein Versprechen bleiben.

So wird den Projektmitgliedern vielfach angekündigt, dass sie mit einem bestimmten Prozentsatz ihrer Kapazität für das Projekt freigestellt werden, zu einer tatsächlichen Entlastung von den Aufgaben des Tagesgeschäfts kommt es aber vielfach nicht.  

Sicherlich gibt es Projekte, die neben dem Alltagsbetrieb realisiert werden können und keine umfangreiche Freistellung erfordern. Unter Strich bleibt diese Möglichkeit aber Personen vorbehalten, die keine unmittelbar produktiven Funktionen ausüben. Projektmitglieder hingegen, die im Tagesgeschäft als Sachbearbeiter, Verkäufer oder Produktionsmitarbeiter tätig sind, können die Projektarbeit kaum nebenher realisieren.  

Dies liegt schlichtweg daran, dass niemand in einem Projektmeeting sitzen und gleichzeitig Ware produzieren, Aufträge bearbeiten oder Kunden beraten kann. Für das Projektteam ergeben sich daraus zwei Konsequenzen. Zum einen gestaltet sich die Projektarbeit deutlich schwieriger, weil Aufgabenumfang und verfügbare Zeit in ein Missverhältnis geraten.  

Dies führt nicht selten dazu, dass die Projektarbeit liegen bleibt, weil die Aufgaben aus dem Tagesgeschäft vorrangig behandelt werden müssen. Zum anderen wird das Projekt oft als weniger wichtig eingeschätzt, denn andernfalls wäre es schwer zu erklären, dass ein bedeutungsschweres Vorhaben nebenbei umgesetzt werden soll.  

Der Umkehreffekt wiederum tritt ein, wenn für das Projekt mehrere Topleute zu 100 Prozent freigestellt werden, denn wenn sich ein Unternehmen ein Vorhaben soviel kosten lässt, liegt die Vermutung nahe, dass das Projekt eine entsprechend hohe Priorität hat.  

 

Zweifel erst gar nicht entstehen lassen 

Noch etwas komplizierter ist die Sachlage, wenn dem Projektteam nicht zu wenig, sondern zu viel zugetraut wird. Dies kommt insbesondere bei solchen Projekten zum Tragen, die bei der Belegschaft Sorgen und Ängste wecken, Fragen aufwerfen und Spekulationen in Gang setzen.

Geht es bei dem Projekt beispielsweise um eine Neuorganisation der Unternehmensstruktur oder um Maßnahmen zur Kostensenkung, achten die Mitarbeiter sehr genau darauf, wer zum Projektteam gehört. 

Junge und unerfahrene Projektmitglieder oder Mitglieder, die als aufstrebende Nachwuchskräfte mit klaren Karriereabsichten bekannt sind, schüren ein bedrohliches Szenario. Wenn zudem nur wenig Informationen nach außen dringen und die Belegschaft die Absichten und möglichen Ergebnisse kaum einschätzen kann, verstärken sich die Skepsis und der Verdacht, dass nichts Gutes im Schilde geführt wird.  

Andersherum steigt das Vertrauen, wenn das Projektteam aus erfahrenen, angesehenen Mitgliedern besteht, die den Ruf genießen, die Interessen der Beschäftigten zu vertreten.  Schwierig an einem Imageproblem ist, dass es nur schwer wieder ausgeräumt werden kann. Eine offene und klare Kommunikation von Fakten und Hintergründen, die das Vorgehen nachvollziehbar erklären, kann zwar Sorgen zerstreuen, Zweifel ausräumen und Vertrauen fördern, ist aber ein Prozess, der einen langen Atem erfordert und in der Praxis nachträglich nur selten vollends gelingt.  

Deutlich besser ist daher, Misstrauen und eine Fehleinschätzung erst gar nicht aufkommen zu lassen. Dies gelingt einerseits dadurch, dass die Ziele und Absichten von Anfang an transparent gemacht werden.  

Wichtiger ist andererseits aber, das Projektteam so zusammenzustellen, dass ihm auf Basis von Qualität, Kompetenz, Integrität und Vertrauenswürdigkeit zugetraut wird, das Projekt erfolgreich zu realisieren.

 

Mehr Tipps und Ratgeber zum
Projektmanagement und für Projektarbeiten:
 

Thema: Krisenmanagement: was tun, wenn dem Projektteam
zu wenig oder aber zu viel zugetraut wird?

Teilen:

Kommentar verfassen