Scrum als Projektkonzept, Teil 1

Scrum als Projektkonzept, Teil 1 

Viele Projekte werden nicht erfolgreich zu Ende gebracht. Es wird zwar eifrig geplant und fleißig dokumentiert, doch die Fortschritte werden nicht erreicht und die anfangs definierten Ziele rücken in weite Ferne. Schlimmstenfalls wird das Projekt schließlich abgebrochen und aufgegeben.

Damit es nicht soweit kommt, braucht es mitunter neue Ansätze. Und ein Beispiel hierfür ist Scrum. Scrum ist eine Variante des agilen Projektmanagements und kennzeichnet sich im Wesentlichen durch Flexibilität.

Doch was verbirgt sich genau hinter Scrum? Wie funktioniert es? Und wo stößt es an seine Grenzen? Diese und weitere Fragen beantwortet unser Beitrag zum Thema “Scrum als Projektkonzept”.

 

Hier ist Teil I.:

 

Die Idee hinter Scrum

Bei Scrum handelt es sich um ein Modell, das im Projektmanagement und bei Entwicklungsprojekten im Produktmanagement Anwendung findet. Der Begriff kommt ursprünglich vom Rugby. Hier bezeichnet Scrum einen dichten Pulk von Spielern, die sich um das Spielgerät gruppieren.

Ins Deutsche übersetzt heißt Scrum soviel wie Gedränge. Übertragen aufs Projektmanagement, soll das Bild des Scrums beim Rugby zum Ausdruck bringen, dass es Flexibilität, Dynamik und einer engen Zusammenarbeit zwischen den Projektmitgliedern bedarf.

Zunächst wurde Scrum als Modell bei der Entwicklung von Software eingesetzt. Die Vorgehensweise, die Methoden und die Werkzeuge wurden dann auch auf andere Entwicklungsprojekte und schließlich auf das Projektmanagement im Allgemeinen übertragen. Im Laufe der Zeit entstand daraus der Begriff des agilen Projektmanagements als Gegenstück zum klassischen Projektmanagement. Das agile Projektmanagement wiederum kennt verschiedene Methoden, die alle von einem hohen Maß an Flexibilität und einer schnellen Anpassung geprägt sind.

Auf umfangreiche Planungen zu Projektbeginn und aufwendige Dokumentationen während des Projektverlaufs wird verzichtet. Stattdessen basiert das Konzept darauf, dass das Team situationsgerecht plant und sich zeitnah abstimmt.

Die Grundidee dabei ist, dass ein Projektteam das Projekt erfolgreich meistern wird, wenn es nicht an starre Regeln und Vorgaben gebunden ist, sondern Freiräume bei der Umsetzung hat und jederzeit flexibel reagieren kann. 

 

Die Rollen bei Scrum

Bei einem Projekt mittels Scrum soll es nur wenige und gleichzeitig simple Regeln geben, die die Grundlage für das Erreichen der gemeinsamen Ziele bilden. Statt starrer Vorgaben soll das Projektteam die Möglichkeit haben, sich selbst zu organisieren.

Allerdings muss sichergestellt sein, dass das Projektteam interdisziplinär aufgebaut ist, um auf diese Weise die unterschiedlichen Kompetenzen ausschöpfen zu können. Was die Struktur angeht, so wird bei Scrum zwischen drei Rollen unterschieden:

 

1. Der Produkteigner

Der Produkteigner vertritt diejenigen, die das Projekt betrifft und die ein Interesse am Projekterfolg haben. Bezieht sich das Projekt beispielsweise auf die Einführung eines neuen IT-Systems, dann vertritt der Produkteigner die Anwender. Schließlich erwarten sie eine reibungslos funktionierende Lösung.

Geht es hingegen um ein Produkt, vertritt der Produkteigner das Produktmanagement, das im Sinne der Kunden agiert und deren Wünsche, Erwartungen und Bedürfnisse in den Vordergrund stellt. Daneben kann der Produkteigner aber beispielsweise auch als Stimme des Marketings, des Vertriebs oder des Kundendienstes auftreten.

 

2. Der Scrum-Master

Der Scrum-Master schlüpft einerseits in die Rolle des Moderators und erfüllt andererseits eine Funktion als Dienstleister für das Projektteam. Er stellt sicher, dass die notwendigen Ressourcen verfügbar sind, räumt mögliche Hindernisse aus dem Weg und ist Ansprechpartner für Dritte. Er sorgt dafür, dass ein agiles Projektmanagement umgesetzt wird. Außerdem unterstützt er das Projektteam bei methodischen Schwierigkeiten.

 

3. Das Projektteam

Das Projektteam sollte aus fünf bis zehn Mitgliedern bestehen. Eine Hierarchie innerhalb des Teams gibt es nicht. Stattdessen hat jedes Teammitglied die gleichen Rechte und Pflichten. Die Teammitglieder organisieren alle ihre Aufgaben selbst, abgestimmt auf ihre jeweiligen Kompetenzen.

Damit die Ressourcen optimal ausgeschöpft werden können, sollten im Projektteam aber alle Fachbereiche, die an der Lösung beteiligt sind, vertreten sein. Zudem sollten sich die Projektmitglieder freiwillig am jeweiligen Projekt beteiligen und nicht vom jeweiligen Vorgesetzten dazu verpflichtet werden.

 

Der Ablauf bei Scrum als Projektkonzept

Der Prozess, den ein Projekt mit Scrum durchläuft, gehört zu den wesentlichen Merkmalen, die das Konzept charakterisieren. Den Ausgangspunkt bildet dabei eine wage Produktidee oder eine grobe Vorstellung von einer Lösung, die im Zuge des Projekts erarbeitet werden soll.

Mit einem solchen Auftrag als Start gliedert sich ein Scrum-Projekt in sieben Schritte:

 

1. Erstellen der Story Cards und des Produkt-Backlogs

Ausgehend vom Auftrag, werden zunächst die Elemente und Merkmale des Produkts definiert, die erarbeitet werden müssen. Dabei werden die Anforderungen und notwendigen Funktionen formuliert und auf sogenannten Story Cards festgehalten.

Für die Formulierungen werden aber keine Fachbegriffe und kein Fachjargon verwendet, sondern es werden die Worte benutzt, die die Anwender oder Kunden verwenden würden. Durch die Erarbeitung der Story Cards lässt sich ableiten, welche Ressourcen das Projekt mit Blick auf die Qualifikationen im Team und die Umsetzung erfordert.

Die Inhalte der Story Cards wiederum werden in einem sogenannten Produkt-Backlog zusammengefasst. Hierbei handelt es sich um eine Zusammenstellung aller Merkmale und Funktionen, die das Produkt auszeichnen sollen. In der Startphase ist das Produkt-Backlog meist noch eher unpräzise, im weiteren Verlauf des Projekts wird es aber zunehmend konkretisiert.

 

2. Setzen von Prioritäten

Im nächsten Schritt werden den erarbeiteten Merkmalen und Anforderungen Prioritäten zugeordnet. Dabei wird geprüft,

  • welche Aspekte aus Sicht der späteren Nutzer unverzichtbar sind,
  • welche Merkmale vorteilhaft, aber nicht zwingend notwendig sind,
  • welche Kriterien mit anderen Elementen zusammengefasst werden können,
  • welche Funktionen nicht realisierbar sind und

welche Eigenschaften gestrichen werden.

Die gesetzten Prioritäten fließen in die Ausarbeitung des Auftrags ein.

 

3. Planung des Sprints

In einem Meeting werden nun die Rahmenbedingungen für den Projektverlauf festgelegt. Typische Fragen, die dabei geklärt werden, sind etwa

  • welches Ergebnis erzielt werden soll,
  • welche Teilziele die Entwicklung des Produkts erfordert,
  • in welche Arbeitszyklen, die sogenannten Sprints, das Projekt gegliedert werden kann,
  • welche Regeln gelten und eingehalten werden müssen,
  • wo und wann die täglichen Teamtreffen stattfinden sollen.

 

Diese Entscheidungen geben die Struktur für das weitere Vorgehen vor. Die einzelnen Aufgaben, die in diesem Zuge definiert werden, heißen Tickets. Die Tickets wiederum werden in einem sogenannten Sprint-Backlog zusammengestellt.

Das Sprint-Backlog ist einerseits eine Übersicht über die notwendigen Arbeiten und Maßnahmen innerhalb eines Arbeitszyklus. Andererseits versteht er sich als eine Art Aufgabenpool, aus dem sich jedes Teammitglied eigenverantwortlich einzelne Tickets entnehmen kann, um sie zu bearbeiten.

 

4. Umsetzung des Sprints

Ist ein Sprint, also eine Arbeitsphase gestartet, suchen sich die Teammitglieder Tickets aus und bearbeiten diese Aufgaben. Die jeweiligen Abläufe und Teillösungen orientieren sich dabei stets am vorher erarbeiteten Sprint-Backlog.

 

5. Austausch im Scrum

Scrum lebt vom stetigen Austausch und einer intensiven Zusammenarbeit. Aus diesem Grund kommen die Teammitglieder jeden Tag zu kurzen, etwa 15-minütigen Treffen zusammen. Diese Treffen geben dem Projektkonzept übrigens seinen Namen, denn ein solches Treffen nennt sich Scrum. Dabei schildert jedes Teammitglied, was es seit dem letzten Treffen gemacht hat und was es bis zum nächsten Treffen vorhat.

Sind Schwierigkeiten aufgetaucht oder kann das Teammitglied seiner Arbeit nicht ungehindert nachgehen, wird dies ebenfalls kommuniziert. Es ist dann die Aufgabe des Scrum-Masters, Maßnahmen zu ergreifen, um die Problematiken zu beseitigen. Die kommunizierten Fortschritte des Projekts werden in einem sogenannten Sprint-Burndown-Chart festgehalten. Dadurch kann jedes Teammitglied die Projektentwicklung jederzeit nachvollziehen.

 

6. Besprechung nach Abschluss eines Sprints

Jeder Arbeitszyklus endet mit einem Sprint Review Meeting. Dabei präsentiert das Projektteam dem Produkteigner die erzielten Ergebnisse. Der Projekteigner wiederum muss die Teillösungen und Etappenziele abnehmen. Ist er damit nicht einverstanden, wird der Sprint fortgesetzt. Segnet der Produkteigner die Ergebnisse ab, beginnt der nächste Sprint.

 

7. Abschluss des Projekts

Sind alle definierten Sprints abgeschlossen, wird das fertige Produkt oder die erarbeitete Lösung dem Produkteigner übergeben. Damit ist auch das Scrum-Projekt beendet.

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