Effektive Arbeitspakete im Projektmanagement erstellen, 2. Teil
Ein größeres Projekt in allen seinen Details zu überblicken, kann schwierig bis unmöglich sein. Abhilfe kann die Einteilung in Arbeitspakete schaffen. Als klar definierte Bestandteile der Projektinhalte haben Arbeitspakete im Projektmanagement eindeutige Ziele, einen festgelegten Umfang, bestimmte Termine und zugeordnete Ressourcen samt Verantwortlichkeiten.
Ihre Aufgabe ist, die Arbeit in überschaubare Abschnitte aufzuteilen, die Fortschritte zu dokumentieren und sowohl die Kommunikation als auch die Koordination zwischen den Beteiligten zu vereinfachen.
Doch das Ganze funktioniert natürlich nur, wenn im Projektmanagement effektive Arbeitspakete erstellt werden. Dazu haben wir in einem zweiteiligen Beitrag Infos und Tipps zusammengetragen.
Dabei haben wir im 1. Teil geklärt, was genau ein Arbeitspaket ist, mit welchen Inhalten es beschreiben wird und welche wesentlichen Merkmale es hat.
Hier ist der 2. Teil!:
Inhalt
Wie legt das Projektmanagement die richtige Größe für ein Arbeitspaket fest?
Damit Arbeitspakete funktionieren und ihre Stärken voll zum Tragen kommen, müssen sie die richtige Größe haben. Ein festes, verbindliches Maß, wann ein Arbeitspaket die optimale Größe hat, gibt es aber nicht.
Denn hier spielen verschiedene Faktoren eine Rolle, so zum Beispiel die Art des Projekts, die Komplexität der Aufgaben, aber auch die persönlichen Präferenzen.
Zu große Arbeitspakete können zu unübersichtlich sein und zu wenig Struktur schaffen. Viele sehr kleine Arbeitspakete hingegen können dazu führen, dass der Überblick verloren geht und der Managementaufwand in keinem sinnvollen Verhältnis mehr zu den Projektinhalten steht.
Bei der Festlegung der Größe können folgende Fragen helfen:
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Beschreibt das Arbeitspaket eine zusammenhängende, in sich geschlossene Aufgabe oder Funktion? Optimal ist, wenn ein Arbeitspaket eigenständig bearbeitet werden kann, ohne dass Rückfragen notwendig sind oder es von anderen Paketen abhängt.
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Kann das Arbeitspaket sinnvoll an einen Verantwortlichen delegiert werden?
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Ist es möglich, eindeutige Ziele zu definieren? Ein Arbeitspaket sollte klare und messbare Ergebnisse liefern, die es ermöglichen, die Fortschritte zu überprüfen und die Erfolge zu bewerten.
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Fügt sich das Arbeitspaket gut in die Gesamtstruktur des Projekts ein? Die Arbeitspakete innerhalb eines Projekts sollten ähnlich komplex sein. Geht es zum Beispiel um den Bau eines Autos, wäre ein Arbeitspaket namens „Stoff für die Bezüge der Sitze mit dem Lieferanten abstimmen“ möglicherweise zu klein. Stattdessen könnte diese Aufgabe ein Punkt im Arbeitspaket „Autositze“ sein.
Als Richtgröße wird empfohlen, dass ein Arbeitspaket mindestens fünf und höchstens 20 Personentage umfassen sollte. Eine andere Faustregel besagt, dass fünf Prozent des Gesamtaufwands eine probate Größe sind.
Letztlich kommt es aber auch etwas aufs Bauchgefühl an. Der Projektleiter muss herausfinden, was für das Projekt und sein Team am besten funktioniert.
Wichtig ist, ein stimmiges Verhältnis zwischen Größe, Übersichtlichkeit und Umsetzbarkeit zu finden.
Welche Vorteile bieten Arbeitspakete?
Die Projektstrukturplanung ist ein klassisches Werkzeug aus dem traditionellen, planbasierten Projektmanagement. Im Bereich des agilen Projektmanagements ist es eher unüblich, klar definierte Arbeitspakete zu erstellen.
Bei klassischen Projekten ergeben sich durch Arbeitspakete aber einige Pluspunkte:
- Struktur: Arbeitspakete ermöglichen, die Aufgaben und Funktionen eines Projekts strukturiert aufzuteilen. Sie legen klare Ziele, Aufgaben und Ergebnisse fest. Dadurch wird für alle Projektbeteiligten besser nachvollziehbar, worum es geht und was wie ablaufen soll.
- Überblick: Die Aufteilung des Projekts in Arbeitspakete zerlegt komplexe Aufgaben in kleinere und überschaubare Einheiten, die einfacher zu handhaben sind.
- Planbarkeit: Weil Arbeitspakete klare Zeitfenster, Ressourcen und Verantwortlichkeiten bereitstellen, erleichtern sie die Planung des Projekts.
- Fokus: Die Aufteilung der Aufgaben in Arbeitspakete bewirkt, dass sich jedes Mitglied des Projektteams auf einen bestimmten Bereich konzentrieren kann.
- Kommunikation: Durch Arbeitspakete wird die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten einfacher. Denn es gibt klar definierte Anforderungen und Ziele, die die Basis für einen effektiven Austausch bilden.
- Kontrolle: Arbeitspakete tragen dazu bei, dass der Projektfortschritt besser überwacht, bewertet und kontrolliert werden kann. Denn sie bilden Einheiten, die gemessen, nachvollzogen und bewertet werden können.
Je genauer der Projektleiter in der Planung ist, desto einfacher können die Arbeitspakete im Projektverlauf umgesetzt werden. Durch die Arbeitspakete hat der Projektleiter also ein hilfreiches Instrument, um Vorarbeit zu leisten und die Weichen dafür zu stellen, dass später keine Unklarheiten oder Missverständnisse auftreten.
3 letzte Tipps zum Erstellen von Arbeitspaketen
Die Aufgaben in einzelne, klar definierte Arbeitspakete aufzuteilen, hilft dabei, ein Projekt strukturiert und zielorientiert umzusetzen. Je präziser die Arbeitspakete geschnürt sind, desto wahrscheinlicher ist, dass sie wie geplant abgearbeitet werden können.
Die Projektstrukturplanung wird damit zu einer guten Möglichkeit, ein Projekt schon im Vorfeld gründlich zu durchdenken.
Und damit wirklich effektive Arbeitspakete entstehen, sind hier noch drei Tipps:
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Unterstützung holen.
Auch der beste Projektleiter ist kein Experte auf jedem Fachgebiet. Ist er unsicher, was genau notwendig ist, um eine Aufgabe zu erledigen, sollte er sich die fachliche Meinung von den Experten in seinem Team einholen.
Möglich ist auch, die Arbeitspakete gemeinsam zu erstellen. Dadurch werden sie inhaltlich präziser. Gleichzeitig steigt die Motivation im Team, weil die Mitglieder von Anfang an eingebunden sind.
Ganz praktisch kann der Projektleiter auf diverse Vorlagen und Software-Tools zurückgreifen, die beim Erstellen von Arbeitspaketen helfen.
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Auf klare Aufgaben und Ziele achten.
Die Inhalte und Ziele jedes Arbeitspakets müssen eindeutig und messbar definiert sein. Letztlich ist jedes Arbeitspaket eine Art Mini-Projekt innerhalb des Gesamtprojekts. Daher braucht es konkrete und unmissverständliche Formulierungen.
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Die Arbeitspakete für das Projektcontrolling nutzen.
Arbeitspakete sind ein sehr gutes Hilfsmittel, um die Projektfortschritte zu überwachen.
Vor allem durch Messungen des Fortschrittsgrades – zum Beispiel:
zu 50 Prozent erledigt – kann der Projektleiter erkennen, ob seine Planung im Projektverlauf aufgeht. Hat er auch die Kosten pro Arbeitspaket festgelegt, kann das Kostencontrolling ebenfalls darauf zurückgreifen.
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