Die erste Mitarbeit an einem Projekt – Infos und Tipps für Anfänger, 2. Teil
Der Einstieg in die Projektarbeit erfordert etwas Vorbereitung. Denn die Mitwirkung an einem Projekt bringt neue Aufgaben und eine andere Form der Teamarbeit mit sich. In einem zweiteiligen Beitrag haben wir Infos und Tipps für Anfänger zusammengestellt, die dazu beitragen, die erste Mitarbeit an einem Projekt erfolgreich zu gestalten.
Dabei haben wir im 1. Teil erklärt, worin die Herausforderungen bei der Projektarbeit liegen, welche Besonderheiten sie aufweist, was bei der Zeiteinteilung zu beachten ist und wie die Abstimmung mit dem Projektleiter erfolgen sollte.
Hier ist der 2. Teil!:
Inhalt
Die To-do-Liste für die Projektarbeit
Nachdem sich der Projektmitarbeiter mit dem Projektleiter über die Aufgaben und Arbeitspakete abgestimmt hat, kann er auf dieser Basis seine To-do-Liste erstellen. Darin sollte er alle Tätigkeiten aufführen, für die er zuständig ist.
Gleichzeitig sollte er für sich festlegen, wann er mit einer Aufgabe beginnen muss, damit sie zum vereinbarten Zeitpunkt abgeschlossen ist. Das Zeitbudget, das ihm für die einzelnen Aufgaben zur Verfügung steht, sollte er auf die verschiedenen Einzeltätigkeiten verteilen.
Die To-do-Liste ist das zentrale Planungsinstrument für die gesamte Projektarbeit. Deshalb sollte der Projektmitarbeiter die Liste immer griffbereit haben und regelmäßig auf den aktuellen Stand bringen.
Wichtig ist, dass der Projektmitarbeiter in die To-do-Liste für das Projekt auch die Aufgaben einbezieht, die er außerhalb des Projekts erledigen muss. Die Zeiträume, die für die Projektaufgaben bestimmt sind, sollte er sich in seinem Terminkalender unbedingt freihalten.
Andersherum muss er sich Zeitfenster für die übrigen Tätigkeiten vormerken. Andernfalls gerät er schnell ins Schwimmen.
Überblick über das Projekt verschaffen
Es ist grundsätzlich sehr hilfreich, wenn sich der Projektmitarbeiter eine Übersicht über das gesamte Projekt verschafft und weiß, welche Projektziele verfolgt werden und wer für welche Aufgaben zuständig ist.
Diese Informationen sind im Projektstrukturplan und im Projektaufgabenplan enthalten. Beides führt der Projektleiter.
Die Pläne definieren auch Meilensteine. Meilensteine sind bestimmte Zeitpunkte im Projektverlauf, an denen das Projekt wichtige Zwischenergebnisse erreicht haben muss.
Als Neuling sollte sich der Projektmitarbeiter sowohl den Projektstrukturplan als auch die Meilensteine erklären lassen. In aller Regel passiert das beim Kick-off-Meeting zu Beginn und in den weiteren Meetings. Bei Unklarheiten sollte sich der Projektmitarbeiter aber nicht scheuen, gezielt nachzufragen.
Daneben sollte er in Erfahrung bringen, wo und wie er für die Erfüllung seiner Aufgaben von den anderen Projektmitarbeitern abhängig ist. Er sollte abklären, wer für vorgelagerte Tätigkeiten zuständig ist und woher er notwendige Informationen bekommt.
Mit diesen Kollegen sollte er sich abstimmen. Alle diese Angaben sollte der Projektmitarbeiter in seiner To-do-Liste festhalten, um den Überblick nicht zu verlieren.
Der Projektleiter weiß, wie die Teilaufgaben zusammenhängen und sorgt dafür, dass alle Informationen und Zwischenergebnisse rechtzeitig weitergeleitet werden. Sollte dem nicht so sein, sollte der Projektmitarbeiter entweder direkt beim Projektleiter oder bei den zuständigen Kollegen nachfragen.
Auf diese Weise kann er sicherstellen, dass ein Zeitverzug nicht auf seine Kappe geht.
Die Abstimmung mit anderen Projektmitgliedern
Eine erfolgreiche Projektarbeit setzt eine enge Abstimmung im Team voraus. Die Absprachen finden sowohl in Projektbesprechungen als auch direkt untereinander statt.
Der Projektmitarbeiter sollte dabei im Hinterkopf haben, dass auch die anderen Mitglieder des Projektteams oft nicht ausschließlich, sondern zusätzlich zu ihrer normalen Tätigkeit am Projekt mitwirken.
Deshalb kann es passieren, dass die Projektaufgaben verspätet oder nicht in der gewünschten Qualität erledigt werden. Weil sich dieser Umstand auf die Arbeit des Projektmitarbeiters auswirken kann, sind Konflikte denkbar.
Eine andere Problematik kann sich daraus ergeben, dass die Projektmitglieder räumlich entfernt und nicht immer erreichbar sind. Möglicherweise ist das Projektteam sogar auf verschiedene Länder mit unterschiedlichen Zeitzonen verteilt.
In diesem Fall muss der Projektmitarbeiter wissen, wie er die Kollegen kontaktieren kann. Deshalb sollte er sich eine Liste erstellen, in der alle Mitglieder des Projektteams mit Namen, Telefonnummern. E-Mail-Adressen und zeitlicher Erreichbarkeit aufgeführt sind.
Die wesentlichen Kriterien im Blick behalten
Bei jedem Projekt stützt sich die Bewertung auf die drei Kriterien Qualität, Zeit und Budget. Das Projekt wird also danach bewertet, ob die erzielten Projektergebnisse den Erwartungen gerecht werden („in quality“), ob der geplante Endtermin eingehalten wurde („in time“) und ob das Projekt im Budget geblieben ist („in budget“).
Auch der Projektmitarbeiter sollte diese drei Kriterien für die Teilaufgaben, die in seinen Zuständigkeitsbereich fallen, im Blick haben.
Aus diesem Grund sollte er dokumentieren:
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Welche Aufgaben und Tätigkeiten habe ich für das Projekt durchgeführt?
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Wie lautet das Ergebnis, das im Projekt verwertet werden kann?
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Wann habe ich die Aufgaben erledigt und wie lange habe ich dafür gebraucht?
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An welchen Stellen bin ich mit meinen Projektaufgaben nicht vorwärtsgekommen und woran kann das gelegen haben?
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Welche Folgen hat die Verzögerung?
Um mit der verfügbaren Zeit für die Projektaufgaben hinzukommen, kann der Projektmitarbeiter ein sogenanntes Burndown-Chart anlegen. Damit gleicht er die Vorgaben aus dem Zeitplan mit seinem tatsächlichen Zeitverbrauch ab.
Den Status des Projekts kommunizieren
Das Projektteam kommt regelmäßig in Meetings zusammen, die der Projektleiter vorbereitet und durchführt. Er erwartet, dass der neue Projektmitarbeiter an diesen Meetings teilnimmt und seine Erkenntnisse und Ergebnisse einbringt. Braucht der Projektmitarbeiter Informationen, sollte er die Meetings nutzen, um diese einzuholen.
Damit die Projektmeetings ihren Zweck erfüllen können, sollte sich der Projektmitarbeiter auf jede Besprechung vorbereiten.
Dazu gehört, dass er benennen und erläutern kann,
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welche Projektaufgabe er gerade bearbeitet, welche Aufgaben noch anstehen und wie viel Zeit er dafür braucht.
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welche Ergebnisse er bisher erzielt hat und welche Ergebnisse noch offen sind.
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ob und wenn ja, welche Informationen er vom Projektleiter oder den Kollegen benötigt, um seine Aufgaben erledigen zu können.
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mit welchen Projektaufgaben er Schwierigkeiten hat und welche Risiken er für seine Projektergebnisse sieht.
Hilfreich ist, wenn der Projektmitarbeiter diese Punkte in einer oder mehreren Schaubildern darstellt und dem Projektteam am Flipchart oder als PowerPoint-Präsentation aufzeigt.
Dadurch werden die Ausführungen anschaulicher. Zusätzlich dazu kann er ein kurzes Handout für die Mitglieder des Projektteams erstellen, in dem er die wesentlichen Punkte zusammenfasst.
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Thema: Die erste Mitarbeit an einem Projekt – Infos und Tipps für Anfänger, 2. Teil
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