Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 3. Teil

Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 3. Teil

Die Qualität erhöhen und gleichzeitig unnötigen Ballast vermeiden, um so im Ergebnis echte Mehrwerte für den Kunden zu schaffen: Das ist die Grundidee, auf der das Lean Management basiert. Prozesse schlanker zu gestalten, überflüssige Schritte zu streichen und die Abläufe zu optimieren, ist dabei natürlich keine komplett neue Idee.

Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 3. Teil

Durch das Lean Management hat der Ansatz aber einen neuen, modernen Namen.

Auch im Projektmanagement gewinnt der Lean-Ansatz zunehmend an Bedeutung. Aus diesem Grund nehmen wir uns das Thema genauer vor und vermitteln in einer mehrteiligen Beitragsreihe Grundlagenwissen zum Lean Project Management.

Nach einer Einführung im 1. Teil haben wir uns dabei im 2. Teil die fünf Grundprinzipien des Lean-Ansatzes angeschaut. Jetzt, im 3. Teil, kümmern wir uns um die Strategien, die dem Lean Project Management zum Erfolg verhelfen sollen:

Werte schaffen (Create Value)

Die Strategie, Werte für den Kunden zu schaffen, greift das erste Prinzip des Lean-Ansatzes auf. Bevor das Projekt startet, sollte das Unternehmen den Auftraggeber und dessen Anforderungen, Wünsche, Erwartungen und Bedürfnisse in den Mittelpunkt stellen.

Die Frage lautet demnach nicht, was das Unternehmen erreichen will, sondern stattdessen, was der Kunde braucht. Die Antwort auf diese Frage wird zwar unterm Strich ähnlich ausfallen.

Doch dadurch, dass das Unternehmen die Kundenperspektive einnimmt, ändern sich sein Blickwinkel und dadurch auch die Einstellung.

Grundsätzlich gilt, dass alle Aktivitäten innerhalb des Projekts dazu beitragen sollen,

  • die angestrebten Projektergebnisse zu erreichen,

  • mögliche Risiken zu verringern oder zu vermeiden oder

  • Chancen, die das Projekt bietet, auszuschöpfen.

Alle anderen Aktivitäten, die keinem der drei genannten Punkte zugeordnet werden können, sind überflüssiger Ballast.

Überflüssiges streichen (Eliminate Waste)

Alle Inhalte, die negativen Einfluss auf das Projekt haben und die reibungslose Abwicklung stören könnten, zählen zum überflüssigen Ballast. Denn sie schaffen keine Werte für den Kunden. Zudem handelt es sich oft um Dinge, die der Kunde nicht braucht und für die er nicht bereit ist, höhere Kosten zu bezahlen.

Im Projekt zeigen sich Ballast und die Verschwendung von Ressourcen zum Beispiel in Form von unnötigen Anforderungen, Unterbrechungen, überflüssigen Meetings, unklar definierten Prioritäten oder Entscheidungen, die auf sich warten lassen.

Um solchen Ballast aufzuspüren, muss das Unternehmen zunächst die Aktivitäten definieren, die zum Erreichen der angestrebten Projektergebnisse beitragen.

Im nächsten Schritt sollte das Unternehmen hinterfragen, welche Aktivitäten wichtig sind, an welchen Stellen Optimierungen möglich sind und wo Schwachstellen oder Engpässe bestehen.

Danach können wichtige von weniger wichtigen Aktivitäten getrennt und überflüssige Punkte gestrichen werden.

Die Qualität erhöhen (Build Integrity)

Ein Auftraggeber ist dann zufrieden, wenn das Ergebnis des Projekts seinen Anforderungen, Erwartungen und Wünschen entspricht. Das wiederum ist der Fall, wenn das Projektteam erkennbar um ein qualitativ hochwertiges Projektergebnis bemüht war und das Resultat künftig stabil genutzt werden kann.

Wichtig an dieser Stelle ist deshalb, dass das Projektteam Maßnahmen zum Qualitätsmanagement durchführt, diese nachvollziehbar dokumentiert und das Projektergebnis so ausgestaltet, dass es zumindest in gewissem Umfang flexibel an ähnliche Aufgabenstellungen angepasst werden kann.

Im Idealfall bleibt das Projektergebnis somit nicht für sich isoliert, sondern kann in die Gesamtabläufe integriert werden.

Lernprozesse fördern (Amplify Learning)

Die zweite Hauptrolle neben dem Kunden spielt im Lean Project Management das Projektteam. Um die Abläufe zu optimieren, Fehler zu vermeiden und Ballast zu verhindern, geht es immer auch darum, zu lernen.

Das erfolgt, indem

  • über Erfolge und Misserfolge diskutiert,

  • Abweichungen und deren Ursachen analysiert,

  • Projekte rückwirkend betrachtet und

  • Methoden, Instrumente und Abläufe für künftige Projekte erarbeitet werden.

Vor allem die Auseinandersetzung mit Problemen, Fehlern und Erfolgen führt dazu, dass daraus wichtige Erkenntnisse und Rückschlüsse gezogen werden können. Werden diese als Lernprozesse verstanden und künftig umgesetzt, kann die Qualität verbessert und Verschwendung vermieden werden.

Die Eigenverantwortung stärken (Empower the Team)

Das Lean Project Management ist darauf ausgelegt, die Eigenverantwortung des Projektteams zu stärken. Der Projektmanager übernimmt in erster Linie die Rolle des Koordinators.

Bei ihm laufen alle Fäden zusammen. Doch gerade bei der Durchführung der einzelnen Arbeitsschritte lässt er den Mitgliedern des Projektteams möglichst freie Hand.

Einerseits setzt dieser Ansatz natürlich qualifizierte und motivierte Teammitglieder voraus. Andererseits kann eine Vorgehensweise, bei der nicht jeder kleinste Schritt vom Projektleiter vorgegeben wird und abgesegnet sein muss, die Motivation fördern und dazu führen, dass sich die Teammitglieder deutlich stärker mit dem Projekt identifizieren.

Den Start von Aktivitäten hinauszögern (Decide late)

Fällt der Startschuss für ein Projekt zu früh, sind oft Missverständnisse, abweichende Erwartungen und Nacharbeiten die Folge. Um solche Szenarien zu verhindern, greift das Lean Project Management auf Verzögerungstechniken zurück.

Auch wenn dieser Begriff im ersten Moment vielleicht negativ klingt, ist damit nur gemeint, dass das Projektteam erst dann mit der Arbeit beginnt, wenn alle Unklarheiten beseitigt und die Ziele eindeutig und verbindlich definiert sind.

Dafür werden zunächst die angestrebten Projektergebnisse klar festgelegt. Danach wird die Zustimmung aller Beteiligten eingeholt. Und erst wenn alle Beteiligten grünes Licht gegeben haben, starten die jeweiligen Aktivitäten. Gleichzeitig ist der Blick immer auf das grobe Ziel und die schon erkennbaren Meilensteine gerichtet.

Dadurch ist sichergestellt, dass kurzfristige Anpassungen vorgenommen werden können, wenn sich die Umstände ändern oder neue Informationen dazukommen.

Die Umsetzungszyklen kurz halten (Deliver fast)

Ähnlich wie agile Projektmethoden setzt auch das Lean Project Management auf möglichst kurze Umsetzungszyklen.

Denn je kürzer die Zyklen sind, desto früher kann das Feedback vom Auftraggeber dazu eingeholt werden. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die Anforderungen und Erwartungen nicht auseinanderdriften.

Das große Ganze sehen (Optimize the Whole)

Letztlich sind es nicht die einzelnen Strategien, Methoden und Instrumente, die zum Ergebnis führen. Und es geht auch nicht darum, ein Grundprinzip oder einen Ansatz zu verinnerlichen. Damit ein Projektmanagement-Konzept funktioniert, muss immer das große Ganze gesehen werden.

Das gilt fürs Lean Project Management genauso wie für alle anderen Management-Ansätze. Doch die Besonderheit beim Lean Project Management ist, dass die Menschen im Mittelpunkt stehen. Deshalb geht es nicht nur darum, die sachlichen Inhalte zu bewältigen. Vielmehr gilt es, auch die persönlichen und kommunikativen Herausforderungen zu meistern.

Für die Praxis heißt das, dass der Lean-Ansatz für eine erfolgreiche Umsetzung voraussetzt, dass alle Beteiligten die Denkweisen verinnerlicht haben und bereit sind, die Durchführung eines Projekts als Gesamtprozess zu sehen und konstant zu optimieren.

Die Prinzipien und die Strategien des Lean Project Managements liefern Hinweise darauf, wie die Anwendung in der Praxis erfolgen kann.

Doch natürlich kennt der Ansatz auch konkrete Methoden und Instrumente. Diese nehmen wir uns im 4. Teil vor.

Mehr Ratgeber, Tipps und Anleitungen:

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Redaktion

Inhaber bei Internetmedien Ferya Gülcan
Karsten Peters, 49 Jahre, Inhaber einer Medienagentur, Andrea Kumpak, 36 Jahre Projektmanagerin, David Tarmstedt, 42 Jahre Projektleiter und Tarek Mokcic, 38 Jahre, Consultant Projektmanagement, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Tipps und Ratgeber zu Projektarbeiten, Berufen, Planungen, Weiterbildung und Entwicklung.
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