Projekttermine einhalten: 7 simple Tipps
“Zeit ist Geld.” – Diese Redewendung wird oft bemüht. Doch im Projektmanagement hat sie eine große Bedeutung. Denn zu einem erfolgreichen Projekt gehört nicht nur, dass die definierten Ziele erreicht werden.
Genauso wichtig ist, dass das Projekt termingerecht abgeschlossen wird. Der Zeitplan bei einem Projekt ist deshalb in aller Regel recht knapp bemessen. Und wenn bei straff geplanten Projektabläufen etwas Unerwartetes passiert, kann schnell das ganze Vorhaben ins Wanken geraten. Umso wichtiger ist deshalb, frühzeitig entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten.
Projekttermine einhalten: 7 simple Tipps
Angenommen, ein Unternehmen hat sich einen attraktiven Auftrag gesichert. Die Verträge sind unterschrieben, die Rahmenbedingungen für das Projekt geklärt und der Projektplan aufgestellt. Das Projekt läuft an und die Mitglieder des Projektteams machen sich an die Arbeit, um die vereinbarten Leistungen termingerecht liefern zu können.
Zunächst passt auch alles, das Team kommt gut voran und die ersten Meilensteine sind schnell erreicht. Doch dann tritt etwas ein, mit dem so niemand gerechnet hatte. Möglich ist zum Beispiel, dass ein Lieferant mit deutlicher Verzögerung liefert, ein technisches Problem auftritt oder der Auftraggeber den Leistungsumfang erweitert. Vielleicht wird das Büro aber auch von einer Grippewelle überrollt, wodurch das Projektteam zu großen Teilen ausfällt. Jedenfalls ist der Zeitplan nun ernsthaft gefährdet.
Werden Projekttermine nicht eingehalten, hat das so gut wie immer unangenehme Folgen. So können andere Aufträge und Projekte nicht wie geplant gestartet werden, die Ressourcen sind länger gebunden und notwendige Kapazitäten fehlen an anderen Stellen.
Außerdem nimmt der Auftraggeber möglicherweise von Folgeaufträgen Abstand. Also muss das Unternehmen handeln. Und dabei können schon einfache Maßnahmen dabei helfen, das Projekt wieder in die richtige Bahn zu bringen.
Hier sind sieben Tipps, wenn die Zeit drängt:
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Inhalt
Die Zeitpuffer nutzen.
Jeder solide Projektplan enthält Puffer für den Fall, dass Schwierigkeiten auftauchen oder Änderungen vorgenommen werden müssen. Ratsam ist deshalb, die eingeplanten Reserven zu prüfen. Genügt es, den Zeitpuffer anteilig auszuschöpfen? Oder ist es notwendig, die komplette Reserve jetzt schon auszureizen? Letzteres ist natürlich mit einem Risiko verbunden, denn wenn keine Puffer mehr da sind, darf im weiteren Verlauf nichts mehr schiefgehen.
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Die Teammitglieder zu Mehrarbeit motivieren.
Kann mehr Arbeitszeit in die Projektarbeit investiert werden, können drohende Verzögerungen möglicherweise aufgefangen werden. Nun werden aber die wenigsten Mitarbeiter begeistert sein, wenn sie Mehrarbeit leisten sollen. Schließlich bedeutet das für sie in aller Regel Überstunden. Wichtig ist deshalb, Anreize zu schaffen. Solche Anreize können zum Beispiel Bonuszahlungen oder zusätzliche Freizeit nach Projektabschluss sein.
Werden die Mitarbeiter einfach nur so zu Mehrarbeit verdonnert und werden zusätzlich dazu womöglich auch noch Urlaubssperren verhängt oder freie Tage gestrichen, sind die Mitarbeiter nicht motiviert. Die Folge davon kann sein, dass die Zeitverluste trotz Mehrarbeit nicht aufgeholt werden. Die Motivation ist deshalb sehr wichtig.
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Störungen beseitigen.
Um die Effizienz zu steigern, sollten zeitraubende Störungen und Ablenkungen so gut wie möglich beseitigt werden. Dazu kann gehören, weniger wichtige Meetings zu verschieben, den Publikumsverkehr zu reduzieren oder auch Rufumleitungen einzurichten, so dass etwa allgemeine Kundenanfragen bei einem anderen Mitarbeiter landen.
Natürlich sind solche Maßnahmen immer nur in einem gewissen Umfang möglich. Aber ein paar Möglichkeiten gibt es so gut wie immer. Und je ungestörter sich das Team dem Projekt widmen kann, desto effizienter ist die Arbeit.
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Bestimmte Arbeiten auslagern.
Das sogenannte Outsourcing ist eine Möglichkeit, die durchaus geprüft werden sollte. Optimal ist natürlich, wenn das Unternehmen schon mit externen Dienstleistern zusammengearbeitet hat und an sie nun gewisse Arbeitspakete abgeben kann. Hat das Unternehmen solche Anlaufstellen nicht, ist ein Outsourcing eher keine gute Idee.
Denn für das laufende Projekt, das ohnehin schon ein Zeitproblem hat, würde es einfach zu lange dauern und zu viel Aufwand erfordern, geeignete Partner zu finden und einzuweisen. Dann könnte aber eine Personalleasingfirma die nötige Unterstützung bieten.
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Vorübergehend Experten ins Boot holen.
In besonders wichtigen oder schwierigen Projektphasen kann es sinnvoll sein, zeitweise einen oder mehrere Experten hinzuzuziehen. An dieser Stelle geht es aber nicht um zusätzliche Arbeitskräfte, sondern tatsächlich um Profis.
Versierte und erfahrene Fachleute führen zwar zu höheren Kosten. Aber durch ihr Know-how können sie in der gleichen Zeit deutlich mehr leisten und das Projekt weiter nach vorne bringen als reine Aushilfskräfte. So relativieren sich dann auch die Mehrkosten wieder.
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Die Lieferanten mit einbeziehen.
Eine termingerechte Projektabwicklung hängt oft auch damit zusammen, wie gut die Abstimmung mit den Lieferanten ist. Muss der Zeitplan gestrafft werden, wirkt sich das auch auf die Liefertermine aus.
Andererseits berücksichtigen Lieferanten in aller Regel ebenfalls Puffer, um so bei Bedarf entsprechend reagieren zu können. Wichtig ist deshalb, dass sich der Projektleiter zeitnah mit den Lieferanten in Verbindung setzt und abklärt, welche Maßnahmen möglich sind.
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Eine Fristverlängerung aushandeln.
Ist absehbar, dass es nicht gelingen wird, die vereinbarten Projekttermine einzuhalten, sollte die Projektleitung mit offenen Karten spielen. Wenn die Terminverzögerung auf Gründe zurückgeht, die das Projektteam nicht verschuldet hat oder die so nicht vorherzusehen waren, wird der Auftraggeber in vielen Fällen nachsichtig sein. Und je früher er Bescheid weiß, desto eher wird er sich damit einverstanden erklären, die Frist zu verlängern.
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