Was ist ein Scope Creep? Teil 1

Was ist ein Scope Creep? Teil 1

Scope Creep klingt nach einem neumodischen Begriff, der wie viele andere englischsprachige Bezeichnungen plötzlich die Runde macht. Tatsächlich ist der Begriff aber gar nicht so neu. Und er beschreibt auch keine neuartige Erscheinung. Er steht vielmehr für ein Phänomen, das in sehr vielen Projekten auftaucht.

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Was ist ein Scope Creep Teil 1

Fast jeder, der schon einmal an einem Projekt mitgewirkt hat, dürfte dem Scope Creep bereits begegnet sein. Was also verbirgt sich dahinter?

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In einem mehrteiligen Beitrag gehen wir dem Scope Creep auf den Grund!:

Was ist ein Scope?

Der Scope beschreibt den Leistungsumfang eines Projekts. Er definiert, was das Projekt erreichen will und wie dieses Ziel realisiert werden soll. Etwas enger gefasst, beinhaltet der Scope die genaue Beschreibung der Projektziele, die Definition der Meilensteine und die notwendigen Ressourcen für die einzelnen Projektinhalte.

Dabei ist in der Theorie alles vergleichsweise einfach. So haben sowohl der Auftraggeber als auch der Projektleiter klare Vorstellungen von dem Projekt. Gleichzeitig sind sich alle Beteiligten darin einig, welches Ergebnis am Ende herauskommen soll. In der Praxis nimmt das Projekt aber nicht selten einen anderen Weg.

Was ist ein Scope Creep?

Das englische Verb to creep bedeutet übersetzt soviel wie schleichen oder kriechen. Das beschreibt auch ganz gut, was bei einem Scope Creep passiert. Das Phänomen wird nämlich meist nicht sofort sichtbar, sondern tritt schleichend ein.

Ein Scope Creep liegt vor, wenn der Projektumfang während der Umsetzung zunimmt. Oft machen dabei kleine Änderungen den Anfang. Und zunächst sind kleinere Veränderungen auch noch kein Problem. Jedenfalls dann nicht, wenn der zusätzliche Aufwand an anderer Stelle kompensiert werden kann. Problematisch wird es aber, wenn die Projektanforderungen immer weiter ausufern und der Leistungsumfang zunehmend unkontrolliert steigt. Vor allem Projekte, für die ein Festpreis vereinbart wurde, kann das gehörig ins Wanken bringen.

Ein Beispiel:

Ein Neukunde hat eine Internetseite in Auftrag gegeben. Die Agentur hat daraufhin Entwürfe erstellt und alle wichtigen Punkte mit dem Kunden abgeklärt. Nachdem der Kunde grünes Licht gegeben hatte, hat sich die Agentur an die Arbeit gemacht. Nun fällt dem Kunden zwischendurch aber ein, dass er doch noch gerne ein zusätzliches Kontaktformular auf seiner Webseite hätte. Für den Programmierer ist so ein Kontaktformular eigentlich keine große Sache.

Und obwohl die Datenvalidierung umfangreicher ausfällt als erwartet, ist das Kontaktformular schon bald in die Seite eingebettet. Doch dann stellt sich heraus, dass das Kontaktformular zwar funktioniert, der Kunde die eingegangenen Nachrichten aber nicht direkt beantworten kann. Um den Kunden zufriedenzustellen, muss der Programmierer also erneut ran und sich eine Lösung einfallen lassen.

Dieser Zusatzaufwand war im Projekt aber eigentlich nicht geplant. Zu allem Überfluss erinnert der Agenturchef dann auch noch mahnend an die Datenschutzvorgaben. Aus einem unscheinbaren Kontaktformular wird so immer mehr ein umfangreiches Teilprojekt.

Welche Folgen kann ein Scope Creep haben?

Bei einem Projekt ist es nicht ungewöhnlich, dass sich Änderungen ergeben und an bestimmten Stellen nachjustiert werden muss. Problematisch wird es aber dann, wenn sich der Projektumfang so sehr ausweitet, dass der Mehraufwand kaum noch aufgefangen werden kann.

Dann kann ein Scope Creep verschiedene negative Auswirkungen haben:

  • Meilensteine werden nicht erreicht und Termine können nicht gehalten werden, weil die zusätzlichen Aufgaben nicht eingeplant waren.
  • Um die zusätzlichen Anforderungen umsetzen zu können, müssen die Mitglieder des Projektteams Überstunden machen. Das kann ihre Motivation ausbremsen.
  • Statt an den eigentlichen Projektaufgaben zu arbeiten, wird die Zeit mit ständigen Besprechungen und Diskussionen verbracht.
  • Das Budget muss aufgestockt werden und vor allem bei einem Festpreis-Projekt sinkt die Gewinnmarge.
  • Weil plötzlich andere, umfangreichere Anforderungen erfüllt sein müssen und die Zeit gleichzeitig knapp wird, kann die Qualität leiden. Schlimmstenfalls schleichen sich sogar Fehler ein, die zu noch mehr Aufwand führen.
  • Der Auftraggeber nimmt die Projektergebnisse nicht ab, weil er andere Vorstellungen hat.
  • Letztlich muss das Projekt abgebrochen werden, weil es nicht fertig gestellt werden kann.

Was ist kein Scope Creep?

Dass sich ein Projekt im Verlauf der Umsetzung verändern kann, ist völlig normal. Genau genommen ist es sogar durchaus üblich, dass sich die Anforderungen ändern, neue Wünsche des Auftraggebers dazukommen oder bestimmte Inhalte korrigiert werden müssen, weil sie nicht wie geplant umgesetzt werden können. Außerdem ist längst nicht jede Änderung ein Ansatzpunkt für einen Scope Creep.

So ist beispielsweise in einer frühen Projektphase der Leistungsumfang oft noch nicht vollständig geklärt. Zunächst werden Ideen gesammelt, Aufgaben verändert und Inhalte verworfen. Solange die Rahmenbedingungen für das Projekt nicht im Detail definiert sind, gibt es auch keinen Scope Creep.

Gleiches gilt, wenn eine Änderung weder einen zusätzlichen Arbeitsaufwand noch Mehrkosten verursacht. Sieht ein Kunde beispielsweise den Entwurf für seine neue Webseite und erklärt er daraufhin, dass er den Hintergrund lieber in Blau statt in Grün haben möchte, erhöht sich dadurch der Aufwand nicht. Und auch die Projektziele bleiben gleich. Ein solcher Änderungswunsch hat deshalb nichts mit einem Scope Creep zu tun.

Bei Forschungs- und Entwicklungsprojekten gibt es meist eine Besonderheit. Hier steht nämlich oft nicht fest, ob das Vorhaben technisch überhaupt machbar ist. Im Projektverlauf kann es deshalb gut sein, dass die ganze Projektidee auf links gedreht und komplett neu aufgestellt wird.

Sind alle Beteiligten damit einverstanden, liegt ebenfalls kein Scope Creep vor. Denn ein Scope Creep definiert sich dadurch, dass der Projektumfang unkontrolliert ausufert – und das in aller Regel zum Nachteil einer Seite.

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Redaktion

Inhaber bei Internetmedien Ferya Gülcan
Karsten Peters, 49 Jahre, Inhaber einer Medienagentur, Andrea Kumpak, 36 Jahre Projektmanagerin, David Tarmstedt, 42 Jahre Projektleiter und Tarek Mokcic, 38 Jahre, Consultant Projektmanagement, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Tipps und Ratgeber zu Projektarbeiten, Berufen, Planungen, Weiterbildung und Entwicklung.
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