Warum Lessons Learned im Projekt oft nicht funktionieren

Warum Lessons Learned im Projekt oft nicht funktionieren

Im Verlauf eines Projekts Erfahrungen sammeln und die Erkenntnisse künftig nutzen, um die guten Ansätze auszubauen, die Projektarbeit zu optimieren und vermeidbare Fehler nicht mehr zu wiederholen: Lessons Learned klingt nach einem sinnvollen und richtigen Ansatz. Wir hatten bereits über die Idee hinter dem Ansatz berichtet und Tipps zur praktischen Umsetzung gegeben.

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Warum Lessons Learned im Projekt oft nicht funktionieren

Doch auch wenn inzwischen viele Projektteams und Unternehmen erkannt haben, dass das Lernen aus Erfahrungen ein guter Weg ist, hapert es häufig an der praktischen Umsetzung. Deshalb schauen wir uns in diesem Beitrag einmal näher an, warum Lessons Learned im Projekt oft nicht funktionieren:

Vielfach scheitert es schon an den grundsätzlichen Voraussetzungen

Etliche Unternehmen halten es für wichtig, gesammelte Erfahrungswerte zu nutzen. Doch oft fehlen Standards und verbindliche Prozesse, wie die gewonnenen Erkenntnisse zusammengetragen, ausgewertet, dokumentiert und in späteren Projekten angewendet werden sollen.

Die Folge davon ist entweder, dass Aufzeichnungen in irgendwelchen Aktenordnern verschwinden. Oder es wird erst gar nichts dokumentiert, wodurch wertvolles Wissen verloren geht und Fehler wiederholt werden.

Ein anderes Problem sind fehlende Ressourcen. Um Lessons Learned als Standard zu etablieren, braucht es standardisierte Abläufe und entsprechend geschultes Personal. Doch externe Profis, Weiterbildungen und Schulungen gibt es nicht zum Nulltarif. Das Unternehmen muss also bereit sein, neben dem Projektbudget zusätzliche Mittel bereitzustellen.

Damit zeigt sich gleich die nächste und vermutlich auch größte Hürde. Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung ist, dass die Geschäftsführung den Ansatz aktiv unterstützt.

Doch wenn schon die oberste Ebene das Thema nicht fördert, vorlebt und im Blick hat, ist recht unwahrscheinlich, dass die Lessons Learned in Projekten ernsthaft und nachhaltig Beachtung finden.

Beim Projektstart kippen Lessons Learned oft hinten runter

Das Prinzip von Lessons Learned ist, während eines Projekts Erfahrungen zu sammeln und diese Erkenntnisse aus der Praxis für die nächsten Projekte zu nutzen. Aus diesem Grund werden die Lessons Learned oft am Ende eines Projekts verortet.

Tatsächlich wäre es aber wichtig, schon in einer sehr frühen Projektphase auf Erkenntnisse aus vorhergehenden Projekten zurückzugreifen und auf das aktuelle Projekt zu übertragen.

Dass genau das oft nicht passiert, kann daran liegen, dass das Projektteam die Lessons Learned überhaupt nicht auf dem Schirm hat. Wenn ein Projekt beginnt, werden Planungen aufgestellt, Ziele und Meilensteine definiert, Risiken bewertet, Termine festgelegt und Ressourcen aufgeteilt.

Es finden Besprechungen mit der Geschäftsführung und dem Auftraggeber statt und das Team kommt in ersten Meetings zusammen. Doch an Lessons Learned aus abgeschlossenen Projekten denken in dieser Phase die wenigsten.

Eine andere Ursache kann sein, dass Projektleiter die Planungen möglichst schnell hinter sich bringen wollen. Viele Projektleiter sind Praktiker und Macher. Statt jedes Detail haarklein zu durchdenken, wollen sie zügig mit der eigentlichen Projektarbeit beginnen. Sich dann noch mit Lessons Learned zu befassen, wäre ein Zusatzaufwand, der Zeit kostet.

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Außerdem bleibt die Frage, ob der Projektleiter überhaupt auf Lessons Learned zurückgreifen kann. Gibt es keine Standards und kein schlüssiges Ablagesystem, kann der Projektleiter nicht zielgerichtet nach früheren Erfahrungswerten suchen, selbst wenn er wollte.

Mitunter weiß so mancher Projektleiter noch nicht einmal, wo er überhaupt nach solchen Inhalten suchen kann.

Und nicht zuletzt spielt der Faktor Mensch eine Rolle. Einige Mitglieder des Projektteams wollen nicht aus den Erkenntnissen anderer lernen, weil sie davon überzeugt sind, dass deren Erfahrungen auf sie und das aktuelle Projekt nicht zutreffen.

Sie brauchen keine Hinweise auf mögliche Stolpersteine, weil sie solche Fehler gar nicht machen würden. Andere Projektmitglieder tun sich schwer damit, die Ergebnisse Dritter für sich anzunehmen. Wer sagt denn, dass die anderen Recht haben?

Nach Abschluss des Projekts fehlt häufig der Anreiz

Wenn am Ende des Projekts die vereinbarten Ziele erreicht und die Ergebnisse abgeliefert sind, bleibt für einen zusätzlichen Workshop zu Lessons Learned oft kein Raum.

Ein Grund dafür ist, dass das Projektteam das Projekt endgültig abschließen will. In der Endphase geht es darum, die Projektergebnisse zu übergeben, die Abnahme zu erledigen und eventuell noch einen Projektbericht zu schreiben.

Die gesammelten Erfahrungen und gewonnenen Erkenntnisse in einem weiteren Workshop systematisch zu erfassen, erscheint wie zusätzliche, lästige Arbeit. Das Projektteam möchte aber zum Ende kommen und einmal durchatmen, zumal meist schon das nächste Projekt in den Startlöchern steht.

Erschwerend kann dazukommen, dass es womöglich keine klaren oder recht komplizierte Abläufe rund um die Lessons Learned gibt. Eine ohnehin schon lästige Zusatzaufgabe wird dann noch unattraktiver. Dafür wertvolle Zeit und Ressourcen aufzuwenden, scheint da wenig sinnvoll.

Ein anderer Aspekt ist, dass Lessons Learned das Negative ansprechen. Zwar halten die Aufzeichnungen auch die Aspekte fest, die positiv waren, gut gelaufen sind und Ansätze für künftige Projekte bereitstellen. Doch die Aufmerksamkeit richtet sich in erster Linie auf die Dinge, die nicht gut gelaufen sind.

Immerhin ist das Ziel ja, aus gemachten Fehlern und erkannten Stolpersteinen zu lernen, um sie in Zukunft zu vermeiden. Wenn aber ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde, möchte sich das Projektteam an seinem Erfolg erfreuen und nicht über Minuspunkte debattieren.

Außerdem kommt auch an dieser Stelle wieder der Faktor Mensch zum Tragen. Erfasst das Projektteam die Lessons Learned, haben sie keinen direkten Nutzen für das eigene Projekt. Stattdessen dienen die Erkenntnisse zunächst einmal anderen.

Doch warum sollte ein Team Zeit und Arbeit in etwas investieren, von dem es selbst vielleicht gar nichts hat? Sind keine echten Vorteile erkennbar, fehlt auch der Anreiz, sich mit Lessons Learned zu befassen.

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Veröffentlicht von

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Karsten Peters, 49 Jahre, Inhaber einer Medienagentur, Andrea Kumpak, 36 Jahre Projektmanagerin, David Tarmstedt, 42 Jahre Projektleiter und Tarek Mokcic, 38 Jahre, Consultant Projektmanagement, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Tipps und Ratgeber zu Projektarbeiten, Berufen, Planungen, Weiterbildung und Entwicklung.

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