Infos und Tipps zum 5-15-Report

Infos und Tipps zum 5-15-Report

Vermutlich gibt es kein Unternehmen und kein Projektteam, in dem die Kommunikation kein Dauer-Thema ist. Regelmäßig steht die Frage im Raum, wie die Kommunikation einfacher, besser und transparenter werden kann. Dabei gibt es unzählige Ansätze und Ideen. Einen Lösungsvorschlag davon stellen wir in diesem Beitrag vor: den 5-15-Report.

Anzeige

Infos und Tipps zum 5-15-Report

Was ist der 5-15-Report?

Der 5-15-Report, der auch Five Fifteen genannt wird, geht auf den US-Amerikaner Yvon Chouinard zurück. Chouinard zählt zu den Pionieren beim Bergsteigen und Klettern an hohen Felswänden und gründete als Unternehmer die Outdoor-Firma “Patagonia”.

Ausgangspunkt für die Idee hinter dem 5-15-Report war die Frage, wie der Unternehmer über alles Wichtige auf dem Laufenden bleiben kann, wenn er ständig unterwegs ist.

Das Ergebnis ist ein wöchentlicher Bericht, der einfach und zugleich überaus effektiv ist: Bevor es freitags in den Feierabend geht, erstellt jeder Mitarbeiter einen kurzen Bericht, in dem er die Ergebnisse der vergangenen Woche und die Pläne für die kommende Woche zusammenfasst. Den Bericht gibt er anschließend an seinen Vorgesetzten weiter.

Dabei soll das Erstellen des Reports nicht länger als 15 Minuten dauern. Der Vorgesetzte wiederum soll für das Lesen nicht länger als fünf Minuten brauchen. Diese Zeitfenster geben dem Bericht seinen Namen.

Nach dem Lesen erstellt der Vorgesetzte seinerseits einen Bericht für die nächst höhere Management-Ebene. Wird dieses Schema fortgeführt, erhalten alle Unternehmensebenen einen wöchentlichen Bericht über den aktuellen Status.

Wie ist ein 5-15-Report aufgebaut?

Als Chouinard den 5-15-Report vor gut 30 Jahren entwickelte, hatte er im Wesentlichen drei Inhalte. Das waren zum einen eine kompakte Zusammenfassung der Aktivitäten und erledigten Aufgaben in der vergangenen Woche und zum anderen eine kurze, ehrliche Beschreibung der aktuellen Stimmung im Team.

Als drittes sollte der Mitarbeiter einen Vorschlag unterbreiten, wie seine eigene Arbeit oder die Leistungen des ganzen Unternehmens verbessert werden könnten.

Inzwischen haben Betriebe aus den verschiedensten Branchen den 5-15-Report übernommen und für sich weiterentwickelt. Deshalb gibt es etliche Varianten und auch verschiedenste Vordrucke. Im Kern geht es um die Frage, welche Informationen dem jeweiligen Unternehmen am meisten bringen.

Typische Inhalte sind dann zum Beispiel:

  • erzielte Ergebnisse und erledigte Aufgaben

  • relevante Kennzahlen

  • Schwerpunkte und Ziele für die kommende Woche

  • Schwierigkeiten oder mögliche Hindernisse

  • Verbesserungsvorschläge

  • Stimmung persönlich und im Team

Welche Vorteile bietet der 5-15-Report?

Wenn es bereits feste Systeme und Abläufe gibt, wie über den aktuellen Status informiert und die Aufgaben verwaltet werden, ist es vielleicht überflüssig, einen zusätzlichen Bericht einzuführen. Gleiches gilt, wenn die Kommunikation schon optimiert ist und der Austausch tatsächlich gut klappt.

Nur ist das eben in vielen Unternehmen und Projektteams nicht der Fall. Hinzu kommt, dass die einfache Idee hinter dem 5-15-Report mehrere Vorteile für alle Beteiligten bietet.

Aus Sicht des Projektleiters oder Vorgesetzten bringt der 5-15-Report den Pluspunkt mit sich, dass dieser in kurzer und kompakter Form auf dem Laufenden bleibt. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Projektleiter vor Ort ist, im Home-Office arbeitet oder eine Geschäftsreise macht.

Anzeige

Durch einen Vergleich der einzelnen Wochenberichte kann der Projektleiter außerdem die Fortschritte nachvollziehen. Gleichzeitig fällt es schneller auf, wenn sich Probleme andeuten oder die Arbeiten ins Stocken geraten.

Ein weiterer Pluspunkt ist, dass der Projektleiter auch von den Mitarbeitern Informationen erhält, die sich in Meetings eher zurückhalten. Die Berichte schaffen zudem eine gute Grundlage für die jährlichen Mitarbeitergespräche und liefern Anlass, die erbrachten Leistungen und erzielten Ergebnisse zwischendurch lobend anzuerkennen.

Für den Mitarbeiter wird es einfacher, Prioritäten zu setzen und die Ziele im Blick zu behalten. Denn das kompakte Format bringt es mit sich, dass sich der Mitarbeiter auf das Wesentliche konzentrieren muss.

Sollten sich Schwierigkeiten anbahnen, kann der Mitarbeiter rechtzeitig darauf hinweisen. Andersherum kann er seine erzielten Ergebnisse offen kommunizieren, ohne sich in den Vordergrund zu drängen und im Team angeberisch zu wirken.

Ein weiterer Aspekt ist, dass am Freitag die Woche noch präsent ist. Die Ereignisse zusammenzufassen und die Pläne für die nächste Woche aufzustellen, geht so schnell von der Hand. Mit Beginn der nächsten Woche kann der Mitarbeiter direkt weitermachen und muss sich nicht erst mühsam wieder einfinden.

Mit Blick auf den Unternehmensalltag liegt die große Stärke des 5-15-Reports darin, dass alle über sämtliche Management-Ebenen hinweg stets auf dem aktuellen Stand sind. So manches zeitraubende Meeting kann auf diese Weise möglicherweise entfallen.

Durch den Fokus auf die wichtigsten Informationen wird es außerdem leichter, das große Ganze im Blick zu behalten und gleichzeitig nachzuvollziehen, was für andere Unternehmensbereiche Priorität hat.

Nicht zuletzt kann der 5-15-Report das Arbeitsklima verbessern und die Motivation erhöhen. Denn wenn jeder seinen Bericht abgibt, fühlt er sich als Teil eines Teams, in dem auch jeder gehört wird.

Wann ist der 5-15-Report eher ungeeignet?

Der 5-15-Report versteht sich als einfaches und effektives Instrument, um wesentliche Informationen zu erfassen, Erkenntnisse aus der vergangenen Woche und Ziele für die kommende Woche zu vermitteln und eine Momentaufnahme der Stimmung einzufangen.

Allerdings ist er nicht immer die optimale Lösung. Gibt es im Unternehmen oder Team bereits einen robusten und zuverlässigen Informationsfluss, ist es wenig sinnvoll, einen Extra-Bericht einzuführen. Denn er würde nur zusätzliche Arbeit verursachen, aber keine neuen Erkenntnisse liefern.

Außerdem ist der 5-15-Report nicht besonders nützlich, wenn das Tagesgeschäft fast nur aus Routineaufgaben besteht, die sich stetig wiederholen. In diesem Fall würden die Berichte nämlich jede Woche nahezu gleich aussehen.

Daneben kann der 5-15-Report das falsche Instrument sein, wenn der Vorgesetzte ein sehr großes Team leitet. Einen Wochenbericht zu lesen, soll zwar nicht länger als fünf Minuten dauern. Doch wenn der Chef 100 Berichte auf dem Schreibtisch hat, ist der Aufwand zu groß.

Mehr Ratgeber, Tipps und Anleitungen:

Thema: Infos und Tipps zum 5-15-Report

Anzeige
Redaktion
Twitter

Veröffentlicht von

Redaktion

Karsten Peters, 49 Jahre, Inhaber einer Medienagentur, Andrea Kumpak, 36 Jahre Projektmanagerin, David Tarmstedt, 42 Jahre Projektleiter und Tarek Mokcic, 38 Jahre, Consultant Projektmanagement, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Tipps und Ratgeber zu Projektarbeiten, Berufen, Planungen, Weiterbildung und Entwicklung.

Kommentar verfassen