Projekt Existenzgründung: Gewerbetreibender, Unternehmer oder Freiberufler?
Der Schritt in die Selbstständigkeit ist ein großes und aufregendes Projekt, das einer guten Planung, einer soliden Vorbereitung und viel Engagement bedarf. Sehr häufig werden im Zusammenhang mit dem Projekt Existenzgründung jedoch einige Begriffe durcheinandergebracht.
So muss ein Selbstständiger nicht zwangsläufig ein Gewerbetreibender, sondern kann auch ein Freiberufler sein.
Und jemand, der Unternehmer ist, muss nicht automatisch auch eine Firma haben. Aber wer ist, wann Gewerbetreibender, Unternehmer oder Freiberufler?
Inhalt
- 1 Projekt Existenzgründung: Gewerbetreibender oder Freiberufler?
- 2 Wann wird der Selbstständige zum Unternehmer?
- 3 Welcher Selbstständige hat eine Firma?
- 4 Wann besteht Eintragungspflicht im Handelsregister?
- 5 Wichtige Ergänzungen zu Gewerbe, freiem Beruf, Unternehmer & Firma
- 5.1 Freie Berufe im Überblick: Katalog, „katalogähnlich“ und Abgrenzung
- 5.2 Gemischte Tätigkeiten: wenn frei und gewerblich zusammentreffen
- 5.3 Unternehmer im Umsatzsteuerrecht: Abgrenzung zum BGB-Begriff
- 5.4 Gewinnermittlung & Buchführung: EÜR, doppelte Buchführung und typische Schwellen
- 5.5 Rechtsform & Kaufmannseigenschaft: Ist-, Kann- und Formkaufmann
- 5.6 Gewerbeanmeldung & Erlaubnisse: wo Formalien wirklich zählen
- 5.7 Kammern, Sozialversicherung & Co.: was häufig übersehen wird
- 5.8 Unternehmensname, Firma & Markenrecht – kurz & praxisnah
- 5.9 Unternehmer, Verbraucher – und dein konkretes Geschäft
- 5.10 Kleines Entscheidungsraster: Gewerbe oder freier Beruf?
- 6 Häufige Fragen
Projekt Existenzgründung: Gewerbetreibender oder Freiberufler?
Ein Selbstständiger kann entweder Gewerbetreibender oder Freiberufler sein. Ist er Gewerbetreibender, muss er seine Tätigkeit als Gewerbe angemeldet haben. Seine Einkünfte unterliegen der Gewerbesteuer, er muss eine kaufmännische Buchführung vornehmen und je nach Tätigkeitsschwerpunkt Mitglied der IHK oder der HWK werden.
Im Unterschied dazu kann ein Freiberufler auf die Gewerbeanmeldung verzichten. Er muss keine Gewerbesteuer bezahlen, denn seine Einkünfte unterliegen lediglich der Einkommensteuer.
Dafür benötigt er eine Steuernummer, die er beim zuständigen Finanzamt beantragt, und durch die Beantragung der Steuernummer ist die freiberufliche Tätigkeit automatisch registriert.
Als Freiberufler muss er kein Mitglied der IHK oder HWK werden und anstelle einer kaufmännischen Buchführung reicht eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus.
Der Selbstständige ist dann ein Gewerbetreibender, wenn er seine Tätigkeit auf eigene Rechnung, in eigener Verantwortung, dauerhaft und mit der Absicht, Gewinne zu erzielen, betreibt.
Ob die Tätigkeit im Bereich des Handels, der Industrie, des Handwerks oder im Dienstleistungssektor angesiedelt ist, spielt grundsätzlich keine Rolle.
Allerdings darf die Tätigkeit nicht zu den freien Berufen gehören. Freie Berufe umfassen unter anderem wissenschaftliche, ingenieurmäßige, künstlerische und schriftstellerische Tätigkeiten.
Freiberufliche Tätigkeiten erfordern üblicherweise eine besondere berufliche Qualifikation und im Vordergrund steht das eigenverantwortliche und fachlich unabhängige Erbringen von Dienstleistungen höherer Art.
Die Entscheidung darüber, ob der Selbstständige Gewerbetreibender oder Freiberufler ist, trifft letztlich das Finanzamt. Die Prüfung und Einordnung erfolgt üblicherweise anhand der eingereichten Tätigkeitsbeschreibung oder auch im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Wann wird der Selbstständige zum Unternehmer?
Rechtlich gesehen ist im Zusammenhang mit dem Begriff Unternehmer hauptsächlich die Anwendbarkeit der Vorschriften des Verbraucherschutzes von Bedeutung, es geht also in erster Linie um die Unterscheidung zwischen dem Unternehmer und dem Verbraucher.
Im Sinne des BGB wird ein Selbstständiger dann zum Unternehmer, wenn der Abschluss eines Rechtsgeschäfts seiner beruflichen Tätigkeit zuzuordnen ist.
Ob der Selbstständige Gewerbetreibender oder Freiberufler ist, spielt dabei keine Rolle. Verkauft der Selbstständige beispielsweise sein Geschäftsauto oder bucht er Flug und Unterkunft für seine nächste Geschäftsreise, handelt er in Ausübung seiner beruflichen Tätigkeit und damit als Unternehmer.
Bucht er hingegen den Familienurlaub oder kauft er ein Geburtstagsgeschenk für seine Frau, haben diese Rechtsgeschäfte nichts mit seiner beruflichen Tätigkeit zu tun. Deshalb ist er in diesen Fällen Verbraucher.
Ob der Selbstständige Unternehmer im Sinne des BGB ist oder ob nicht, hängt somit nicht davon ab, ob er Gewerbetreibender oder Freiberufler ist, sondern entscheidend ist ausschließlich das jeweils getätigte Rechtsgeschäft.
Dabei kann eine Person auch immer nur in einer Funktion handeln, also entweder Unternehmer oder Verbraucher sein. Beides gleichzeitig ist nicht möglich.
Welcher Selbstständige hat eine Firma?
Ein Selbstständiger hat dann eine Firma, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind. So muss er zum einen Gewerbetreibender sein und zum anderen muss es einen Eintrag im Handelsregister geben.
Handelsrechtlich steht der Begriff Firma allerdings nicht für ein Unternehmen als solches, sondern lediglich für den Namen, unter dem ein Kaufmann seiner geschäftlichen Tätigkeit nachgeht.
Das bedeutet, die Firma ist der Name, unter dem der Kaufmann im Handelsregister eingetragen ist und den er im Geschäftsverkehr verwendet.
Ein Schlüsselwort in diesem Zusammenhang ist aber auch der Begriff Kaufmann, denn wenn der Selbstständige nicht im Handelsregister eingetragen ist, betreibt er weder ein Gewerbe noch hat er eine Firma im Sinne des Handelsrechts.
Aus diesem Grund wird bei Kleingewerbetreibenden oder Freiberuflern, bei denen kein Eintrag ins Handelsregister erfolgt, auch nicht von einer Firma gesprochen. Stattdessen werden hier Begriffe wie beispielsweise Unternehmensbezeichnung verwendet.
Die Regeln für die Bildung einer Firma sind durch das Handelsgesetzbuch vorgegeben. Generell gilt dabei, dass der Name geeignet sein muss, um das Unternehmen zu kennzeichnen und von anderen Unternehmen zu unterscheiden. Außerdem darf er nicht irreführend sein.
Zusätzlich dazu müssen weitere gesetzliche Vorschriften berücksichtigt werden, die in Abhängigkeit von der Handelsregistereintragung zur Anwendung kommen.
Grundsätzlich muss immer eindeutig feststellbar sein, wer der Inhaber eines Unternehmens ist. Für die Praxis bedeutet das, dass sich Kaufleute auch einen Phantasienamen ausdenken können, denn Geschäftspartner können anhand des Handelsregistereintrags ermitteln, wer sich hinter der Firma verbirgt.
Im Unterschied dazu müssen Nichtkaufleute eine Unternehmensbezeichnung wählen, aus der der Inhaber ersichtlich ist.
Wann besteht Eintragungspflicht im Handelsregister?
Um eine Firma im handelsrechtlichen Sinne führen zu können, ist ein Eintrag im Handelsregister Voraussetzung. Dabei schreibt das Handelsgesetzbuch einen Eintrag vor, wenn das Unternehmen eines Gewerbetreibenden einen Geschäftsbetrieb erfordert, der nach Art oder Umfang in kaufmännischer Weise eingerichtet ist.
Es geht also im Wesentlichen um die Größe und Komplexität eines Unternehmens, entscheidende Kriterien sind unter anderem der Jahresumsatz, die Art und Anzahl der Geschäftsvorgänge, die Größe der Geschäftsräume, die Anzahl der Mitarbeiter, die Art der Buchführung oder die Höhe des investierten Kapitals.
Letztlich ist es allerdings immer eine Einzelfallentscheidung, ob sich der Selbstständige ins Handelsregister eintragen lassen muss oder ob nicht, denn zum einen werden je nach Branche und Region unterschiedliche Umsatzgrenzen zugrunde gelegt und zum anderen müssen alle Faktoren gleichermaßen berücksichtigt werden.
Selbstständige, für die keine Eintragungspflicht besteht, können sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen. Dies bringt den Vorteil mit sich, dass die Firma ein Stück weit geschützt ist, denn sollte sich eine andere Firma für den gleichen oder einen ähnlichen Namen entscheiden, können unter Umständen wettbewerbs-, marken- oder handelsrechtliche Ansprüche geltend gemacht werden.
Außerdem kann die Firma unter dem bekannten Namen weitergeführt werden, wenn es beispielsweise durch einen Verkauf zu einem Inhaberwechsel kommt.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass der Selbstständige durch den Eintrag im Handelsregister zum Kaufmann wird, was ihm das Vertrauen potenzieller Geschäftspartner einbringen kann.
Gleichzeitig ergibt sich hieraus aber auch ein Nachteil, denn allein die kaufmännische Buchführung erfordert einen deutlich höheren Arbeitsaufwand.
Zudem fallen für den Eintrag Gebühren an, und zwar zum einen für die notarielle Beglaubigung der Eintragung und zum anderen für den Registereintrag beim Amtsgericht als solches.
Wichtige Ergänzungen zu Gewerbe, freiem Beruf, Unternehmer & Firma
Freie Berufe im Überblick: Katalog, „katalogähnlich“ und Abgrenzung
Freiberufler sind meist in Katalogberufen tätig (z. B. Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten) oder in katalogähnlichen Berufen, die in Ausbildung, Tätigkeit und Verantwortung vergleichbar sind.
Entscheidend ist persönliche, eigenverantwortliche Leistung höherer Art – nicht der Betrieb eines großen organisatorischen Apparats. Ein Grenzfall? Dann prüft das Finanzamt anhand deiner Tätigkeitsbeschreibung im Einzelfall.
Praxisbeispiel: Entwickelst du als Ingenieur individuelle Statiken, ist das regelmäßig freiberuflich. Verkaufst du zusätzlich standardisierte Baupläne über einen Shop, kann der gewerbliche Anteil eine Rolle spielen – hier lohnt frühzeitige Klärung.
Gemischte Tätigkeiten: wenn frei und gewerblich zusammentreffen
Übst du freiberufliche und gewerbliche Tätigkeiten nebeneinander aus, kommt es auf die Prägung der Gesamttätigkeit und eine trennbare Organisation an (getrennte Rechnungslegung, Verträge, Außenauftritt).
Lässt sich sauber trennen, können beide Bereiche steuerlich getrennt behandelt werden. Ist das nicht möglich, überwiegt in der Praxis oft der gewerbliche Charakter.
Die Entscheidung liegt auch hier beim Finanzamt – mit Blick auf deine konkrete Organisation.
Unternehmer im Umsatzsteuerrecht: Abgrenzung zum BGB-Begriff
Du hast den Unternehmerbegriff im BGB erläutert (Verbraucherschutz). Umsatzsteuerlich gilt als Unternehmer (UStG), wer nachhaltig und gegen Entgelt Leistungen erbringt – unabhängig davon, ob freiberuflich oder gewerblich.
Daraus folgen:
- USt-Pflicht mit Vorsteuerabzug (Regelfall) oder
- Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG): keine Umsatzsteuer auf Rechnungen, dafür kein Vorsteuerabzug. Sinnvoll bei niedrigen Umsätzen und wenn deine Kunden überwiegend Privatpersonen sind.
Wichtig für die Praxis: Rechnungsangaben (z. B. Steuernummer/ID, Hinweis auf § 19 UStG) korrekt umsetzen. Das ist ein typischer Stolperstein in der frühen Gründungsphase.
Gewinnermittlung & Buchführung: EÜR, doppelte Buchführung und typische Schwellen
- Freiberufler dürfen den Gewinn regelmäßig per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln.
- Gewerbetreibende führen kaufmännische Buchführung (doppelte Buchführung mit Bilanz), wenn ihr Geschäftsbetrieb „nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise“ eingerichtet ist (Handelsrecht) oder wenn steuerliche Schwellenwerte überschritten werden (Richtwerte: Jahres-Umsatz im hohen sechsstelligen Bereich oder Gewinn im mittleren fünfstelligen Bereich; genaue Grenzwerte bitte aktuell prüfen).
- Kleingewerbetreibende bleiben bei der EÜR, solange weder Handels- noch steuerliche Buchführungspflichten greifen.
Merke: Buchführungspflicht kann sich aus HGB (Kaufmannseigenschaft/Handelsregistereintrag) oder aus der Abgabenordnung (Umsatz-/Gewinngrenzen) ergeben.
Rechtsform & Kaufmannseigenschaft: Ist-, Kann- und Formkaufmann
Ob du eine Firma führen darfst/musst, hängt an der Kaufmannseigenschaft:
- Istkaufmann: Gewerbebetrieb in kaufmännischem Umfang → Pflicht zum Handelsregistereintrag.
- Kannkaufmann: Gewerbe unterhalb dieser Schwelle → freiwilliger Eintrag möglich (Vorteile: Firmenschutz, höheres Vertrauen; Nachteile: Mehraufwand).
- Formkaufmann: Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG, GmbH & Co. KG) sind immer Kaufleute – mit Handelsregistereintrag, doppelter Buchführung, Firma.
Freiberufler nutzen häufig Partnerschaftsgesellschaft (PartG) oder PartGmbB (berufliche Haftung für Fehler kann beschränkt werden), führen aber keine Firma im HGB-Sinne, sondern eine Berufs-/Praxisbezeichnung.
Gewerbeanmeldung & Erlaubnisse: wo Formalien wirklich zählen
- Gewerbeanmeldung: Zuständig ist die Gemeinde/Stadt. Die Anmeldung löst Meldungen an u. a. Finanzamt, IHK/HWK aus.
- Erlaubnispflichtige Gewerbe: z. B. Bewachung, Gaststätten, Makler-/Finanzanlagenvermittlung. Prüfe vor Start, ob eine Erlaubnis, Sachkunde oder Eintragung in die Handwerksrolle (HwO) nötig ist.
- Reisegewerbe vs. stehendes Gewerbe: Für reisende Tätigkeiten kann eine Reisegewerbekarte erforderlich sein.
Kammern, Sozialversicherung & Co.: was häufig übersehen wird
- Gewerbe → in der Regel IHK oder HWK.
- Freie Berufe → häufig berufsständische Kammern (z. B. Ärzte-, Rechtsanwalts-, Steuerberaterkammer) mit eigenen Berufsordnungen.
- Künstlersozialkasse (KSK): Für künstlerisch/publizistisch Tätige kann die KSK eine Pflichtversicherung (KV/RV/PV-Anteile) ermöglichen. Für Auftraggeber fällt ggf. die Künstlersozialabgabe an.
- Berufsgenossenschaft (Unfallversicherung) und ggf. Betriebsnummer (Mitarbeitende) frühzeitig klären.
Unternehmensname, Firma & Markenrecht – kurz & praxisnah
- Kaufleute (HGB): führen eine Firma (frei wählbarer, aber nicht irreführender Name) – Inhaber ist über das Handelsregister eindeutig ermittelbar.
- Nichtkaufleute/Freiberufler: verwenden eine Unternehmensbezeichnung/Praxisbezeichnung; der Inhaber muss erkennbar sein (z. B. „Max Mustermann – Grafikdesign“).
Denke an Markenrecherche, Domain-Verfügbarkeit, Impressum und Datenschutzhinweise – so vermeidest du spätere Konflikte.
Unternehmer, Verbraucher – und dein konkretes Geschäft
Ob du Unternehmer im Sinne des BGB bist, hängt – wie beschrieben – am jeweiligen Rechtsgeschäft. Ergänzend gilt:
Umsatzsteuerlich bleibst du Unternehmer (UStG) für alle deine entgeltlichen Leistungen. Das ist praktisch relevant, wenn du z. B. privat etwas kaufst (BGB-Verbraucher), aber für deine Geschäftsleistung Umsatzsteuer abführen oder ausweisen sollst.
Kleines Entscheidungsraster: Gewerbe oder freier Beruf?
- Tätigkeit lebt von deiner persönlichen, fachlich-eigenverantwortlichen Leistung? → Freier Beruf wahrscheinlich.
- Standardisierte Leistungen, Warenhandel, Organisation im Vordergrund? → eher Gewerbe.
- Beides? → Organisation trennen, frühzeitig mit dem Finanzamt klären.
Häufige Fragen
Brauche ich als Freiberufler eine Gewerbeanmeldung?
Nein. Freiberufler melden sich direkt beim Finanzamt, erhalten eine Steuernummer und rechnen i. d. R. per EÜR ab.
Ab wann „werde“ ich Kaufmann mit Handelsregisterpflicht?
Wenn dein Gewerbebetrieb nach Art und Umfang kaufmännisch organisiert sein muss (Istkaufmann) – etwa bei größerem Personal-/Umsatzvolumen und komplexen Geschäften.
Kleinunternehmer ja oder nein?
Sinnvoll, wenn du geringe Umsätze hast und überwiegend an Privatkunden lieferst. Arbeitest du mit Vorsteuer teuren Eingangsleistungen oder mit B2B-Kunden, lohnt oft die Regelbesteuerung.
Darf ich als Nichtkaufmann einen Fantasienamen nutzen?
Ja, aber die Inhaberin/der Inhaber muss in Außenauftritten eindeutig erkennbar sein (Visitenkarte, Impressum, Rechnungen).
Mehr Ratgeber, Tipps und Anleitungen:
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