Was ist der PDCA-Zyklus?
Das Qualitätsmanagement ist ein großes und wichtiges Thema in Unternehmen, aber auch bei Projekten. Ein Verfahren, das im Qualitätsmanagement zu den Standards gehört, ist der PDCA-Zyklus. Was es damit auf sich hat, erklären wir in diesem Beitrag.
Was ist der PDCA-Zyklus?
Der PDCA-Zyklus wurde ursprünglich vom US-amerikanischen Physiker Walter Andrew Shewhart entwickelt. Als dreistufiger Prozess sollte der Zyklus zu einer verbesserten Qualitätssicherung beitragen.
Einer von Shewharts Studenten, nämlich der Physiker und Statistiker W. Edwards Deming, griff die Ideen auf und entwickelte sie weiter. Dabei fügte er dem Zyklus eine vierte Phase hinzu. Dadurch entstand der PDCA-Zyklus in seiner heutigen Form.
Da der Zyklus im Allgemeinen Deming zugesprochen wird, wird der PDCA-Zyklus auch Demingkreis oder Deming-Rad genannt. Deming selbst hingegen nannte die Methode immer Shewhart-Zyklus, weil er seinen Lehrmeister als Erfinder sah.
Jedenfalls handelt es sich beim PDCA-Zyklus um einen kontinuierlichen Prozess, der die Qualität von Abläufen und Produkten verbessern, Problemlösungen finden und Veränderungen auf den Weg bringen soll. Dabei ist die Grundidee, dass einzelne Maßnahmen zuerst im kleinen Rahmen getestet werden, bevor eine Einführung im großen Stil erfolgt.
Die vier Buchstaben stehen für Plan, Do, Check und Act. Im Deutschen lautet die Übersetzung teils “Planen, Tun, Überprüfen und Handeln“, teils aber auch “Planen, Umsetzen, Überprüfen und Handeln“.
Inhalt
Wie läuft ein PDCA-Zyklus ab?
Wie schon erwähnt, setzt sich ein PDCA-Zyklus aus vier Phasen zusammen. Diese vier Phasen werden iterativ durchlaufen. Ein Zyklus endet also nicht mit der vierten Phase, sondern fängt immer wieder von vorne an. Dabei wiederholt er sich sooft, bis das jeweils angestrebte Ziel erreicht ist.
Klarer wird das Ganze, wenn wir uns die Phasen gleich einzeln anschauen.
Und damit die Methodik noch greifbarer wird,
nutzen wir folgendes Beispiel:
Ein Unternehmen stellt Limonade her. Dem aktuellen Trend folgend, soll künftig die Zuckermenge reduziert werden. Der Geschmack und die Süße sollen aber möglichst gleich bleiben. Also startet das Unternehmen ein Projekt, um die Rezeptur zu ändern.
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Plan – Planen
Den Anfang macht die Planungsphase. Hier geht es darum, ein Konzept auf die Beine zu stellen, wie die neue Idee umgesetzt werden kann.
Dafür werden verschiedene Schritte durchgeführt:
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Analyse des Ist-Zustands: Was wird derzeit wie gemacht?
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Aufspüren von Verbesserungspotenzial: Wo sind Schwachstellen, was kann verbessert werden?
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Definieren von Abläufen: Welche Prozesse stehen auf dem Prüfstand?
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Festlegen der Ziele: Was soll durch das Projekt erreicht werden?
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Ausarbeiten des Konzepts: Wie soll die Verbesserung erreicht und die Veränderung umgesetzt werden?
Unser Beispiel-Unternehmen nimmt in der Planungsphase die derzeitige Rezeptur unter die Lupe. Außerdem schaut es sich die Produktionsabläufe an und bewertet, wo Ansatzpunkte für Verbesserungen sind.
Dabei hat es auch die Richtlinien und Vorschriften bei der Lebensmittelproduktion im Blick. Daneben legt es fest, welche Ziele bei Geschmackstests erreicht werden sollen und wo die Grenzen für die Kosten liegen.
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Do – Tun/Umsetzen
In der zweiten Phase werden die Maßnahmen, die in der Planungsphase definiert wurden, praktisch umgesetzt. Allerdings erfolgt das meist nicht in großem Umfang. Stattdessen bleibt es bei kleineren Schritten in einem überschaubaren Rahmen.
Im Prinzip geht es in dieser Phase darum, das Konzept praktisch auszuprobieren und sich dabei Schritt für Schritt an die angestrebte Lösung heranzutasten.
Unser Beispiel-Unternehmen stellt einen kleinen Teil der Produktion um und produziert die Limonade nach der neuen Rezeptur in einer überschaubaren Menge. Danach wird die Charge getestet und die Ergebnisse werden ausgewertet. Anschließend probiert das Unternehmen noch eine weitere, leicht abgeänderte Rezeptur aus.
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Check – Überprüfen
Wie gut das Konzept wirklich ist und ob die Idee tatsächlich funktioniert, zeigt sich in der dritten Phase des PDCA-Zyklus. Nun gilt es nämlich, die Daten, Ergebnisse und Erkenntnisse aus der Praxisphase zu analysieren und mit den Erwartungen und Zielen abzugleichen.
Fallen die Ergebnisse aus wie geplant und angestrebt, kann das Konzept für eine Änderung im großen Umfang freigegeben werden.
Allerdings kann sich auch herausstellen, dass die Ergebnisse deutlich von den Zielen abweichen. In diesem Fall dienen die Erkenntnisse als Grundlage, um daraus zu lernen und neue Maßnahmen auszuarbeiten.
Bei unserem Beispiel-Unternehmen hat die zuckerreduzierte Limonade mit Blick auf die Herstellungskosten überzeugt. Die Produktionsprozesse konnten ebenfalls optimiert werden. Allerdings hat sie die Erwartungen im Geschmackstest nicht erfüllt.
Denn das Ziel war, dass mindestens 90 Prozent aller Testpersonen die neue Limonade als genauso gut oder besser als die bisherige Limonade bewerten. Tatsächlich kamen aber nur 65 Prozent der Tester zu diesem Urteil.
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Act – Umsetzen/Handeln
Im Idealfall liefern die drei vorherigen Phasen des PDCA-Zyklus alle Erkenntnisse, die notwendig sind, um ein neues Produkt einzuführen oder einen Prozess als neuen Standard zu etablieren.
Dann sieht die Umsetzungs- oder Handlungsphase
folgende Aktivitäten vor:
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Lösen noch bestehender Probleme
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Aufspüren und Optimieren von verbesserbaren Arbeitsschritten
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Ausarbeiten von Prozessbeschreibungen
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Investitionen
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Schulen der Mitarbeiter
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Einführung des neuen Produkts oder Prozesses
Durch das Einführen des neuen Prozesses wird dieser zum aktuellen Standard. Wenn der PDCA-Zyklus dann in die nächste Runde geht, wird dieser Standard zum Ansatzpunkt für weitere Verbesserungen. Der neue Standard bildet also den Ist-Zustand, der in der nächsten Planungsphase berücksichtigt wird.
Konnten die angestrebten Ziele nicht erreicht werden, wird der Prozess nicht als neuer Standard eingeführt. Stattdessen besteht die Aktion in der vierten Phase dann darin, einen neuen Zyklus zu planen und die Erkenntnisse dafür aufzubereiten.
Hätte die Limonade mit der veränderten Rezeptur alle Erwartungen und Ziele erreicht, hätte unser Beispiel-Unternehmen die Produktion komplett umstellen können. Gleichzeitig wäre die neue Rezeptur die Grundlage für den nächsten Zyklus geworden.
Weil die Ergebnisse aber von den Zielen abweichen, bleibt die Produktion zunächst so wie sie ist. Das Unternehmen produziert die Limonade also weiterhin nach dem bisherigen Rezept. Trotzdem beginnt ein neuer PDCA-Zyklus. Dabei nutzt das Unternehmen die gewonnenen Erkenntnisse und Ergebnisse als Grundlage für die Ist-Analyse.
Wo wird der PDCA-Zyklus angewendet?
Der PDCA-Zyklus zielt auf die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und Abläufe in einem Unternehmen ab. Im Bereich des Qualitätsmanagements gehört die Methode zu den Standardverfahren und ist in verschiedenen DIN- und ISO-Normen verankert.
In der Praxis kann der PDCA-Zyklus an den unterschiedlichsten Stellen zum Einsatz kommen. So zum Beispiel, um Produkte zu verbessern, Abläufe zu optimieren, neue Standards zu etablieren, aber auch um die Qualität von Projekten zu sichern.
Und statt den PDCA-Zyklus als komplexes Verfahren zu verstehen, kann er auch als einfaches, logisches Denkmuster behandelt werden: Möchte jemand etwas Neues ausprobieren, überlegt er sich ein Konzept, probiert dieses aus, schaut sich die Ergebnisse an, lernt daraus und entscheidet auf Basis der Erkenntnisse, wie es weitergeht.
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