5 goldene Regeln für eine erfolgreiche Projektleitung

5 goldene Regeln für eine erfolgreiche Projektleitung

Die Arbeit in Projekten basiert weniger auf einem Führen mit Anweisungen, sondern ist vielmehr eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Für den Projektleiter ergibt sich dadurch aber eine besondere Herausforderung.

In einem Unternehmen gibt es oft zwei Arten von Projektteams. Die erste Variante sind Projektteams, die ganz offiziell für die jeweiligen Projekte zusammengestellt wurden.

Die zweite Variante sind Arbeitsgruppen, die für bestimmte Aufgaben oder Aufträge und damit für mehr oder weniger inoffizielle Projekte zusammenkommen.

Doch in beiden Fällen gibt es eine große Gemeinsamkeit:

Die Projektteams bestehen üblicherweise aus Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen und Unternehmensbereichen. Genau das stellt den Projektleiter vor eine besondere Aufgabe. Denn einerseits trägt er die Verantwortung für das Team und die erzielten Ergebnisse. Doch andererseits ist er nicht der fachliche Vorgesetzte seiner Teammitglieder.

Er muss das Projektteam also führen, ohne eine wirkliche Weisungsbefugnis zu haben. Die Praxis zeigt aber, dass das gut funktionieren kann.

Jedenfalls dann, wenn der Projektleiter fünf goldene Regeln für eine erfolgreiche Projektleitung beachtet:

 

Regel Nr. 1: Die Teamleistung in den Vordergrund stellen.

Der Projektleiter muss sein Team für das Projekt begeistern, es mitziehen und ihm eine Vision aufzeigen. Er sollte verdeutlichen, welche Vorteile die Zusammenarbeit bei dem Projekt für das Unternehmen, aber auch für jedes einzelne Teammitglied hat.

Er sollte Vertrauen schaffen, indem er jedem Mitarbeiter das Gefühl gibt, ein wichtiger Teil des Teams zu sein, und zwar unabhängig davon, welche Funktion der jeweilige Mitarbeiter hat.

Im Kern geht es darum, zu vermitteln, dass alle gemeinsam in einem Boot sitzen: Das Projektteam strengt sich gemeinsam an, verfolgt gemeinsam ein Ziel und trägt gemeinsam die Verantwortung für das Gelingen. Jedem Teammitglied muss klar sein, dass er einerseits seinen Beitrag zum Teamerfolg leisten muss und andererseits nur das Team als Ganzes gewinnen kann.

Selbst der beste Fachmann auf seinem Gebiet kann es nicht alleine schaffen, sondern nur zusammen mit seinen Projektkollegen. Voraussetzung dafür, dass ein echter Teamgeist entsteht und der Projektleiter sein Team für das Projekt begeistern kann, ist aber, dass er selbst absolut hinter dem Projekt steht und davon überzeugt ist, die Ziele zu erreichen.

 

Regel Nr. 2: Aufgaben delegieren und Vertrauen schenken.

Der Projektleiter sollte sein Team von Anfang an mit einbinden. Er sollte das Projektteam nicht vor vollendete Tatsachen stellen und den Mitgliedern fertig geschnürte Arbeitspakete präsentieren, sondern sie bereits in die Planungen einbeziehen.

Zum einen fördert das die Motivation und die Identifikation mit dem Projekt. Zum anderen unterstreicht der Projektleiter damit, dass die Teammitglieder nicht nur für die Ausführung der Aufgaben da sind, sondern ihre Zuständigkeit schon weit früher beginnt.

Der Projektleiter sollte im Hinterkopf behalten, dass die Teammitglieder die Experten sind. Als Projektleiter ist es nicht seine Aufgabe, Lösungen für alle fachlichen Probleme zu präsentieren. Seine Aufgabe ist vielmehr, die Fachleute zu koordinieren.

Oder ausgedrückt: Die Mitglieder des Projektteams sind für das Was verantwortlich und der Projektleiter für das Wie. Aus diesem Grund sollte der Projektleiter Aufgaben delegieren und seinen Teammitgliedern freie Hand bei der Durchführung lassen. Selbst wenn er sich im jeweiligen Fachbereich gut auskennt, sollte er sich so weit wie möglich raushalten. Denn ein ständiges Einmischen und ein permanentes Auf-die-Finger-schauen bremst aus und demotiviert.

 

Regel Nr. 3: Aktiv kommunizieren.

Die Arbeit im Team kann nur dann funktionieren, wenn jedes Teammitglied immer informiert und über alle Entwicklungen, Entscheidungen und Fortschritte auf dem Laufenden ist.

Der Projektleiter sollte deshalb auf einen guten Informationsfluss achten. Regelmäßige Meetings, bei denen alles besprochen wird, was für das Projekt relevant ist, stellen sicher, dass das Projektteam stets Bescheid weiß und sich austauschen kann.

Eine aktive Kommunikation wirkt sich zudem sehr positiv auf die Motivation aus. Denn wenn ein Teammitglied umfassend informiert ist und zeitnah auch von Sachverhalten erfährt, die seinen Aufgabenbereich vielleicht gar nicht direkt betreffen, fühlt es sich ernst genommen und als vollwertiger, wichtiger Teil des Teams.

 

Regel Nr. 4: Für ein offenes und ehrliches Arbeitsklima sorgen.

Die Grundvoraussetzung für eine gute, produktive und vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre ist eine ehrliche und offene Zusammenarbeit. Probleme, Schwierigkeiten und Unstimmigkeiten dürfen nicht unter den Teppich gekehrt, sondern müssen offen angesprochen und geklärt werden.

Der Projektleiter sollte auf keinen Fall versuchen, andere Meinungen abzublocken. Zum einen würde ihm das ohnehin nicht gelingen und zum anderen ist es normal, unvermeidbar und letztlich sogar vorteilhaft, wenn bei einem Thema unterschiedliche Ansichten aufeinandertreffen.

Entscheidend ist aber, wie sich der Umgang mit Meinungsverschiedenheiten gestaltet. Konflikte, auch wenn sie scheinbar klein und harmlos sind, wirken sich negativ auf das Arbeitsklima aus und demotivieren die Beteiligten. Sind einzelne Teammitglieder unzufrieden, überträgt sich die schlechte Stimmung früher oder später auf das ganze Team.

Das heißt natürlich nicht, dass der Projektleiter ständig und überall einschreiten soll. Immerhin arbeitet er mit Erwachsenen zusammen, die sicherlich kein Kindermädchen brauchen. Aber der Projektleiter sollte darauf achten, dass sich Konflikte nicht solange anstauen, bis die Situation irgendwann eskaliert. Und er sollte dafür sorgen, dass jeder im Team weiß, dass er alles offen ansprechen kann.

 

Regel Nr. 5: Leistungen anerkennen.

Aufrichtige Anerkennung für die erbrachten Leistungen und ein ehrliches Lob für den Einsatz sind überaus effektive Motivationsfaktoren. Der Projektleiter sollte seine Wertschätzung deshalb regelmäßig und zeitnah zum Ausdruck bringen.

Ein allgemeines Lob am Ende der Projektarbeit reicht nicht aus. Ein kurzes “Dankeschön!” oder “Gut gemacht!” zwischendurch haben eine deutlich größere Wirkung. Das gilt auch und vor allem dann, wenn es mal nicht ganz rund läuft. Denn selbst wenn die Ergebnisse besser sein könnten, bringt der Projektleiter durch ein Lob zum Ausdruck, dass er die Bemühungen durchaus sieht und den Einsatz anerkennt. Das kann dem jeweiligen Projektmitglied den notwendigen Motivationsschub geben, um weiter am Ball zu bleiben und zur alten Form zurückzufinden.

Wichtig beim Lob ist, dass der Projektleiter immer die Person und nicht die Handlung in den Vordergrund stellt. Statt also beispielsweise zu sagen “Die Aufgabe XY wurde hervorragend gelöst”, sollte er besser etwas wie “Herr/Frau …, die Aufgabe XY haben Sie super hingekriegt” formulieren. Bringt er die Anerkennung dann durch eine Bemerkung wie “Ich wusste, dass ich auf Sie zählen kann” noch auf eine emotionale Ebene, ist das Lob gleich doppelt so wirkungsvoll.

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