Projektziele mit der MoSCoW-Methode einteilen

Projektziele mit der MoSCoW-Methode einteilen

Es ist ziemlich wichtig, Prioritäten zu setzen. Das gilt im alltäglichen Leben genauso wie bei Projekten. Denn wenn sich ein großer Berg an Aufgaben anhäuft und alle diese Arbeiten die gleiche Wichtigkeit haben, wird es sehr schwer, eine Reihenfolge festzulegen. Bei den Aufgaben, Schritten und Zielen in einem Projekt ist es ähnlich. Natürlich wird es immer Punkte geben, die ganz besonders wichtig sind. Doch das gilt eben nicht für alle Aspekte.

Projektziele mit der MoSCoW-Methode einteilen

Außerdem kann es im Projektverlauf notwendig werden, Entscheidungen zu treffen, die sich neben den Abläufen auch auf die Projektziele auswirken. Spätestens in solchen Situationen sollte klar sein, welche Ziele die höchste Priorität haben.

Doch damit stellt sich die Frage, wie die Prioritäten gesetzt werden können. Eine Möglichkeit, um Projektziele in Kategorien einzuteilen, ist die MoSCoW-Methode.

Sie stellen wir in diesem Beitrag vor:

Die Grundidee der MoSCoW-Methode

Die MoSCoW-Methode wird auch als MoSCoW-Priorisierung, -Analyse oder -Prinzip bezeichnet. Ihre Wurzeln liegen in der Dynamic Systems Development Method. Als Erfinder gilt Dai Clegg, der das Verfahren Mitte der 1990er-Jahre entwickelte.

Heute findet die MoSCoW-Methode im Projektmanagement, aber zum Beispiel auch in der Softwareentwicklung oder in der Geschäftsanalyse Anwendung.

Mithilfe der MoSCoW-Methode können Ziele, Aufgaben oder Anforderungen auf recht einfache Art in vier verschiedene Kategorien eingeteilt werden. Diese vier Kategorien ergeben sich aus den großgeschriebenen Buchstaben des Namens:

  • M = Must; Muss

  • S = Should, Soll

  • C= Could; Kann

  • W = Won’t; dieses Mal nicht

Oft wird davon gesprochen, dass es sich bei der Bezeichnung um ein Akronym handelt. Die kleingeschriebenen o’s haben keine Bedeutung, sondern dienen nur der Lesbarkeit und lassen ein Wort entstehen, das wie die russische Hauptstadt ausgesprochen werden kann.

Allerdings gibt es auch eine andere Interpretation. Demnach stehen die o’s für or (oder). In der Folge stehen sich jeweils zwei Kategorien gegenüber, nämlich Must or Should und Could or Won’t.

Die vier Kategorien der MoSCoW-Methode im Einzelnen

Die vier großgeschriebenen Buchstaben im Namen definieren die Gruppen, in die die Projektziele und Anforderungen eingeteilt werden. Und zwar so:

Must

Muss-Anforderungen müssen erfüllt werden. Sie entscheiden über den Projekterfolg. Deshalb haben sie höchste Priorität, sind nicht verhandelbar und dürfen auch nicht im Gegensatz zu anderen Muss-Anforderungen stehen. Werden die Muss-Ziele nicht erreicht, ist es nicht möglich, das Projekt erfolgreich zu Ende zu bringen.

Beispiel: Ein neues Produkt muss so im Handel platziert werden, dass es möglichst viele Kunden direkt kaufen können.

Should

Auch Soll-Anforderungen haben zwar eine hohe Priorität und sollten deshalb nach Möglichkeit umgesetzt werden. Werden sie nicht erreicht, ist ein erfolgreicher Abschluss des Projekts möglich, allerdings nur mit Einschränkungen. Weil die Priorität der Soll-Anforderungen niedriger ist, haben die Muss-Anforderungen aber immer Vorrang.

Beispiel: Das neue Produkt wird zunächst nur in großen Läden angeboten. Erst im zweiten Schritt werden auch kleinere Geschäfte bestückt.

Could

Kann-Anforderungen sind an der Reihe, wenn die Muss- und die Soll-Anforderungen erledigt sind. Das Ziel ist durchaus, auch die Kann-Anforderungen umzusetzen. Weil der Projekterfolg aber nicht davon abhängt, können sie verschoben werden, wenn die Ressourcen nichts anderes hergeben.

Auch wenn Kann-Anforderungen keine hohe Priorität haben, sind sie nicht unwichtig. Sie können nämlich Einfluss darauf haben, wie zufrieden die Auftraggeber mit der Umsetzung des Projekts sind.

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Beispiel: Das Produkt wird zusammen mit einem dekorativen Aufsteller ausgeliefert. Das ist nicht unbedingt notwendig, denn das Produkt kann genauso gut im Regal stehen. Durch den Aufsteller hat der Händler aber weniger Arbeit und die Kunden fühlen sich eher angesprochen.

Won’t

Das W wird je nach Kontext unterschiedlich gedeutet. So kann es für

  • Won’t – wird nicht umgesetzt,

  • Would – wäre schön, wenn demnächst eine Umsetzung erfolgen würde, oder

  • Want – ist gewollt, aber erst in einem späteren Projekt,

stehen. Unterm Strich geht es aber um das Gleiche. In dieser Kategorie landen Anforderungen, die im Rahmen des aktuellen Projekts nicht umgesetzt werden. Trotzdem ist wichtig, auch diese Ziele zu dokumentieren. Denn sie definieren, welche Ziele in Zukunft angestrebt werden können.

Beispiel: Das Produkt wird zunächst nur in zwei Varianten angeboten. Später können weitere Sorten oder ergänzende Produkt dazukommen.

Die Gewichtung der Kategorien

Eine ungefähre Richtlinie besagt, dass höchstens 60 Prozent der Anforderungen und Projektziele in die Muss-Kategorie eingeordnet werden sollten.

Sind es deutlich mehr, ergibt sich wieder das Problem, dass es beim großen Aufgabenberg schwer wird, eine Reihenfolge zu bestimmen. Die übrigen 40 Prozent sollten sich ungefähr zu gleichen Teilen in Soll- und Kann-Anforderungen gliedern.

Natürlich sind solche Prozentzahlen nur ein Anhaltspunkt. Je nach Projekt kann eine andere Gewichtung entstehen. Zudem kommt es regelmäßig vor, dass sich im Projektverlauf Änderungen ergeben, die dazu führen, dass Ziele und Anforderungen aus einer Kategorie in eine andere Kategorie wechseln. Trotzdem ist die Idee verfehlt, wenn letztlich so gut wie alle Ziele in der Muss-Kategorie stehen.

Die Vorteile der MoSCoW-Methode

Zunächst einmal ist wichtig, überhaupt Prioritäten bei den Projektzielen zu setzen. Im Projektalltag findet das nämlich oft nicht statt. Vielmehr werden alle Ziele als gleich wichtig betrachtet. Doch wenn dann nicht alle Ziele erreicht werden, wird der Erfolg des ganzen Projekts in Frage gestellt. Eine Priorisierung kann das vermeiden.

Gleichzeitig ergeben sich durch die einfache MoSCoW-Methode drei große Pluspunkte. Der erste Vorteil ist, dass alle Beteiligten wissen, welche Aufgaben, Anforderungen und Ziele für den Projekterfolg entscheidend sind. Sprechen sich das Projektteam und die Auftraggeber bei der Einteilung ab, lassen sich Missverständnisse von Anfang an ausräumen.

Der zweite Pluspunkt ist, dass sich durch die Einteilung in die Kategorien automatisch die Reihenfolge ergibt, in der die einzelnen Punkte umgesetzt werden. Das macht die Projektplanung einfacher. Außerdem kann besser entschieden werden, welche Aktivitäten zunächst verschoben werden oder komplett wegfallen, falls die Ressourcen knapp werden.

Als dritter Aspekt kommt dazu, dass allen Beteiligten immer klar ist, was welche Kategorie bedeutet. Denn die Bezeichnungen sind eindeutig. Andere Methoden, die zum Beispiel mit Zahlen arbeiten, sind oft weniger einprägsam.

Natürlich ist die Einteilung nach der MoSCoW-Methode recht grob. Deshalb wird es notwendig sein, die Ziele in der Muss- und Soll-Kategorie näher zu beschreiben. Aber die MoSCoW-Methode liefert einen guten Überblick.

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Karsten Peters, 49 Jahre, Inhaber einer Medienagentur, Andrea Kumpak, 36 Jahre Projektmanagerin, David Tarmstedt, 42 Jahre Projektleiter und Tarek Mokcic, 38 Jahre, Consultant Projektmanagement, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Tipps und Ratgeber zu Projektarbeiten, Berufen, Planungen, Weiterbildung und Entwicklung.

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