9 Gründe, warum Projekte nicht laufen

9 Gründe, warum Projekte nicht laufen

Das Projekt läuft super. Wir sind voll im Plan und das Team passt.” Solche Aussagen sind eher die Ausnahme. Viel häufiger beklagen sich Projektverantwortliche. Etwa darüber, dass es nur mühsam vorangeht und ständig neue Stolpersteine auftauchen. Oder dass die Teammitglieder nicht richtig mitarbeiten und ihnen die notwendige Motivation fehlt.

Warum Projekte nicht laufen

Und dass es generell sehr schwer ist, die Arbeit in diesem Projekt vernünftig zu organisieren und zu managen.

Das Gejammer ist so präsent, dass fast der Eindruck entstehen könnte, die Projektverantwortlichen legen es auf einen holprigen Projektverlauf an. Es scheint, als wollten gar nicht, dass es zügig vorangeht, das Team zusammenwächst und alle an einem Strang ziehen, um schnellstmöglich die besten Ergebnisse zu erzielen.

Vielmehr möchten sie, dass die Arbeit mühsam und die Abläufe zäh sind. So können sie nämlich anschließend mit stolzgeschwellter Brust verkünden, wie souverän sie die vielen Hürden gemeistert und wie sicher sie das Projekt trotz aller Widerstände zu einem erfolgreichen Abschluss gebracht haben. Für das firmeninterne Profil und das eigene Selbstbewusstsein sind das klare Pluspunkte. Ein einfaches Projekt managen, kann schließlich jeder.

Mag sein, dass das ein wenig überspitzt klingt. Tatsächlich legen Projektverantwortliche aber oft Verhaltensweisen an den Tag, die den Teamgeist und einen guten Flow ausbremsen. Natürlich passiert das nicht immer bewusst oder gar mit böser Absicht. Doch es gibt eben Fehler, die häufig zu beobachten sind. Welche?

Hier sind neun Gründe, warum Projekte nicht laufen. 

  1. Konzept ohne Beteiligung des Teams

Legt der Projektverantwortliche seinem Team ein fertiges Konzept vor, spart er Aufwand und Budget. Schließlich ist schon alles fertig und die Marschrichtung ist klar. Erarbeitet ein Außenstehender das Konzept, hat er zudem oft einen anderen Blick auf den Ist- und den Sollzustand. Das kann zu frischen Impulsen führen.

Doch das Problem ist: Wenn sich die Projektmitglieder mit vollem Elan einbringen sollen, dann müssen sie sich auch beteiligen können. Ihre Vorschläge und Ideen müssen Gehör finden. Zumal der Plan, dass sich die Betroffenen mit der neuen Ausrichtung schon abfinden werden, eher selten aufgeht.

  1. Viel Input

Natürlich ist es gut, wenn die Teammitglieder bei der Projektvorstellung viele Infos bekommen. Schließlich müssen sie wissen, worum es geht und was auf sie zukommt.

Doch eine Präsentation mit hohem Tempo und möglichst viel Input ist keine Garantie dafür, dass alle wesentlichen Informationen vermittelt werden. Und sie spart nicht unbedingt Zeit. Auch wenn das Konzept in groben Zügen steht, sollte der Projektverantwortlich genug Raum für Rückfragen und Diskussionen einplanen.

  1. Kein Raum für Überarbeitungen des Konzepts

Ein solides Konzept und durchdachte Budget- und Terminpläne sind schön und gut. Doch theoretische Planungen und die praktische Umsetzung sind zwei Paar Schuhe. Natürlich verursacht jede Überarbeitungsschleife einen Mehraufwand und kann den schönen Entwurf mächtig durcheinanderwirbeln.

Aber es macht eben wenig Sinn, stur an einem Konzept festzuhalten und die Pläne auf Teufel komm raus durchzupeitschen, wenn sie nicht funktionieren. Damit ein Projekt erfolgreich zu Ende gebracht werden kann, führt meist kein Weg an Nachjustierungen vorbei. Das ist mit ein Grund, warum Meetings und Zwischenanalysen durchgeführt werden. Deuten sich Probleme an, sollte genug Spielraum vorhanden sein, um Gegenmaßnahmen einzuleiten und umzusetzen.

  1. Konzeptumsetzung in Eigenregie

Die Projektmitglieder werden das Konzept schon schlucken. Irgendwann legen sich die Widerstände und das Team macht, was es soll. Tauchen Probleme auf, wird das das Team anspornen, eigene Lösungen zu entwickeln. – Diese Denkweise wird nicht funktionieren.

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Natürlich ist es für den Projektverantwortlichen bequem, wenn er die Projektmitglieder agieren lässt und sich bei Meetings regelmäßig die Fortschritte abholt. Doch gerade in der Umsetzungsphase braucht das Projektteam einen Ansprechpartner, der unterstützt, weiterhilft, organisiert, managt und führt. Und genau das ist die Aufgabe des Projektleiters.

  1. Eingeschränkte Zugriffsrechte auf neue Tools

Neue Werkzeuge wie beispielsweise Checklisten, Leitfäden oder auch frische Komponenten im IT-System können die Arbeit sehr erleichtern. Doch letztlich hilft es wenig, wenn die Projektmitglieder die Tools nur eingeschränkt nutzen und vor allem nicht individuell anpassen können.

Es mag zwar im Interesse des Projektverantwortlichen sein, dass seine Mitarbeiter die Abläufe einhalten, die er sich im Rahmen des Konzepts ausgedacht hat. Aber jeder hat seine eigenen Arbeitsmethoden – und muss sie für ein erfolgreiches Vorwärtskommen auch umsetzen können.

  1. Zu enger Zeitplan

Ein sehr straffer Zeitplan hilft dem Projektverantwortlichen zwar dabei, die Kontrolle über die Termine und das Budget zu behalten. Doch die Projektmitglieder können sich kaum mit Ideen und Vorschlägen einbringen.

Und auch für Diskussionen und den Meinungsaustausch bleibt keine Zeit. Schließlich müssen die Termine eingehalten werden. Folglich fällt alles, was zwar dem Projekt helfen, den Zeitplan aber durcheinander bringen könnte, unter den Tisch. Doch damit wird wertvolles potenzial verschenkt.

  1. Problemorientierte Ist-Analysen

Lenkt der Projektverantwortliche bei Meetings und Feedbacks die Aufmerksamkeit auf das, was nicht gut läuft, führt er dem Projektteam zwar die Schwachstellen vor Augen. Und es wird deutlich, dass es nicht möglich ist, sich auf früheren Erfolgen auszuruhen. Denn sie gehören der Vergangenheit an. Gleichzeitig macht der Projektverantwortliche damit aber die Motivation zunichte.

Bei den Projektmitarbeitern kommt die Botschaft an, dass ihre Leistungen nicht honoriert werden. Gute Arbeit wird als selbstverständlich betrachtet und nur die Fehler kommen auf den Tisch. Doch warum sollten sich die Teammitglieder bemühen, wenn ihr Engagement sowieso nicht anerkannt wird?

  1. Kaum Feedback und wenig persönlicher Kontakt

Ein Projekt kann nur dann erfolgreich ablaufen, wenn alle Projektmitglieder wissen, was die Ziele sind, wie diese Ziele erreicht werden sollen, wer welche Aufgaben hat und wie der aktuelle Stand der Dinge ist.

Das wiederum setzt voraus, dass ein steter Austausch und eine offene Kommunikation stattfinden. Es reicht nicht, wenn der Projektleiter bestenfalls per E-Mail erreichbar ist. Oder wenn er sich nur gelegentlich blicken lässt und dann keine Zeit hat, um auf Fragen oder Kritik einzugehen.

  1. Kritik persönlich nehmen

Wenn ein Projektmitglied kritische Rückfragen stellt, auf Schwierigkeiten hinweist oder Verbesserungen vorschlägt, sollte das den Projektverantwortlichen eigentlich freuen. Denn dieses Feedback beweist, dass der Projektmitarbeiter bei der Sache ist und sich einbringen will.

Doch oft passiert genau das Gegenteil: Der Projektverantwortliche fühlt sich in seiner Eitelkeit verletzt, seine Kompetenzen in Frage gestellt und sich persönlich angegriffen. An dieser Stelle ist dringend ein Umdenken gefragt!

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Karsten Peters, 49 Jahre, Inhaber einer Medienagentur, Andrea Kumpak, 36 Jahre Projektmanagerin, David Tarmstedt, 42 Jahre Projektleiter und Tarek Mokcic, 38 Jahre, Consultant Projektmanagement, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Tipps und Ratgeber zu Projektarbeiten, Berufen, Planungen, Weiterbildung und Entwicklung.

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