Was ist ein Business Case fürs Projekt?

Was ist ein Business Case fürs Projekt?

Ein Business Case untermauert den wirtschaftlichen Nutzen eines Projekts und zeigt auf, wie lohnenswert die Investition ist. Dazu listet ein Business Case wirtschaftliche Aspekte auf, benennt Risiken, weist auf mögliche Alternativen hin und spricht eine konkrete Handlungsempfehlung aus. Damit liefert er der Geschäftsführung oder den Verantwortlichen die Entscheidungsgrundlage, ob ein Projekt genehmigt oder abgelehnt werden soll.

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Was ist ein Business Case fürs Projekt

Aber was ist ein Business Case fürs Projekt genau? Warum ist er sinnvoll? Und wie wird er erstellt? Solche Fragen klären wir in diesem Beitrag!:

Wieso macht ein Business Case fürs Projekt Sinn?

Bevor ein Projekt konkrete Formen annimmt oder gar beginnt, steht zunächst einmal mit dem Warum eine zentrale Frage im Raum. Nun ist ein Wieso oder Wozu zwar sehr umfassend, oft aber nicht unbedingt greifbar.

Konkreter wird es, wenn das Warum auf mehrere Fragen heruntergebrochen wird:

  • Wieso sollte das Projekt stattfinden?

  • Welche Folgen hätte es, wenn das Projekt nicht durchgeführt würde?

  • Worauf zielt das Projekt ab, welchen Nutzen wird es bringen?

  • Lohnt es sich, Zeit und Geld in dieses Projekt zu stecken?

  • Warum hat dieses Projekt eine höhere Priorität als andere?

Ein Business Case liefert die Antwort auf solche Fragen. Er erklärt den Sinn eines Projekts, setzt den Nutzen und die Kosten in ein Verhältnis zueinander und geht auf mögliche Risiken ein.

Fehlen solche Ausführungen, können im Projektverlauf ernsthafte Schwierigkeiten auftreten. So ist denkbar, dass Projekt nicht präzise genug auf die Unternehmensziele abgestimmt ist. Folglich schätzen die Verantwortlichen seine Priorität niedriger ein.

Das wiederum wirkt sich auf das Budget und die Ressourcen aus, die für das Projekt zur Verfügung gestellt werden. Schlimmstenfalls wird das Projekt vorzeitig beendet, weil der klare Nutzen nicht erkennbar ist und die Ausgaben nicht noch höher werden sollen. Durch ein Business Case lassen sich solche Szenarien vermeiden.

Was ist ein Business Case fürs Projekt?

Beim Business Case handelt es sich um ein Dokument, das wirtschaftliche Argumente für ein geplantes Projekt beschreibt. Dabei steht im Vordergrund, ob und warum sich eine Investition in das Vorhaben lohnt.

Dazu führt der Business Case

  • den angestrebten Nutzen des Projekts,

  • den Zusammenhang mit den übergeordneten Unternehmenszielen,

  • die Wirtschaftlichkeit,

  • den Ist-Zustand und die notwendigen Maßnahmen,

  • mögliche Risiken,

  • verschiedene Lösungsansätze und daraus eine konkrete Handlungsempfehlung sowie

  • Angaben zum Projektteam und dem Zeitrahmen

auf. Damit bündelt der Business Case alle relevanten Informationen. Die Geschäftsführung oder die Verantwortlichen können auf dieser Basis entscheiden, wie mit dem Projekt weiter verfahren wird.

Wie wird ein Business Case fürs Projekt erstellt?

Generell kommt ein Business Case immer dann zum Einsatz, wenn über die Durchführung eines Projekts entschieden werden muss. Gilt zum Beispiel abzuwägen, ob Projekt A oder Projekt B sinnvoller ist, welches Projekt am ehesten zum Erreichen der Unternehmensziele beitragen kann, wie riskant eine Investition ist oder ob ein Projekt neue Chancen auf dem Markt eröffnet, kann ein Business Case die notwendigen Antworten und Argumente liefern.

Dabei wird ein Business Case erstellt, bevor die eigentliche Projektarbeit beginnt. Erst wenn es für den Business Case grünes Licht gibt, findet der nächste Schritt statt.

Verbindliche Regeln oder feste Normen existieren beim Business Case nicht. Vielmehr wird das Dokument passend zum jeweiligen Projekt erstellt und kann dementsprechend sehr unterschiedlich ausfallen.

Allerdings gibt es einige typische Bestandteile:

  • Zusammenfassung: Auch als Executive oder Management Summary bezeichnet, beinhaltet der erste Abschnitt eine kurze Zusammenfassung. Darin werden die wichtigsten Punkte und Erkenntnisse zum Vorhaben in Kurzform dargestellt.

  • Ausgangssituation: Wie ist der momentane Ist-Zustand? Welche strategische Relevanz hat das Projekt? Warum sollte das Projekt durchgeführt werden und was ist, wenn es nicht stattfindet?

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  • Wirtschaftlichkeit: Passend zum Projekt sind an dieser Stelle verschiedene Instrumente möglich, so zum Beispiel eine Kosten-Nutzen-Rechnung, eine Analyse des ROI oder die geschätzte Dauer, bis sich die Ausgaben amortisiert haben.

  • Risiken: Welche Risiken müssen bedacht werden?

  • Grobe Skizzierung: Um den Entscheidern die Einschätzung zu erleichtern, kann der Business Case das Projekt grob umreißen. Dazu kann er Basisinformationen wie das Ziel, die wichtigsten Meilensteine, den Zeitrahmen und die benötigten Ressourcen angeben.

  • Beurteilung: Der Business Case endet mit einer Empfehlung, ob und in welcher Form das Projekt umgesetzt werden sollte.

Oft beschränkt sich ein Business Case nicht nur auf ein einzelnes Vorhaben. Stattdessen betrachtet er mehrere Ansätze und Möglichkeiten. In diesem Fall beschreibt das Dokument die Alternativen und vergleicht sie mit Blick auf den Nutzen, die Wirtschaftlichkeit und die Risiken miteinander.

Worauf sollte geachtet werden, wenn ein Business Case fürs Projekt erstellt wird?

Noch bevor ein Projektplan aufgestellt wird, ermöglicht ein Business Case den Blick auf das große Ganze. Er prüft, welchen Nutzen und welche Auswirkungen das Projekt auf die strategischen Ziele des Unternehmens haben wird.

Gleichzeitig werden die Kosten und die Risiken bewertet. Die Verantwortlichen können auf diese Weise die Projekte auswählen und genehmigen, die die größten Erfolge versprechen. Gleichzeitig ist durch die Freigabe eines Business Cases die Finanzierung des Projekts gesichert.

Doch natürlich kann der Plan nur aufgehen, wenn der Business Case überzeugt. Damit das klappt, sollten folgende Tipps beherzigt werden:

Unternehmensziele herausstellen

Natürlich konzentriert sich der Projektleiter in erster Linie auf sein Vorhaben und die Ziele, die er damit erreichen will. Trotzdem sollte er die übergeordneten Unternehmensziele immer im Blick haben.

Denn je größer und klarer der Beitrag ist, den das Projekt zum Erreichen der Unternehmensziele leisten kann, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt genehmigt wird.

Anderen Blickwinkel einnehmen

Der Projektleiter kennt sein Vorhaben und weiß, worauf er hinauswill. Doch die verantwortlichen Entscheider sind wahrscheinlich mit den Projektinhalten nicht so gut vertraut. Deshalb sollte der Projektleiter seinen Business Case aus der Perspektive eines Außenstehenden betrachten.

Sind die Informationen ausreichend? Sind alle Daten und Angaben in sich schlüssig? Würde der Projektleiter das Projekt freigeben, wenn er in der Position der Entscheider wäre?

Alternativen aufzeigen

Vermutlich hat der Projektleiter ein klares Bild von seinem Vorhaben und zieht Alternativen kaum in Betracht. Trotzdem sollte er im Business Case andere Lösungsansätze aufzeigen und ihre Vor- und Nachteile beleuchten.

Denn zum einen stellt er damit unter Beweis, dass er das große Ganze sieht. Zum anderen wird der Business Case dadurch komplett.

Gleichzeitig kann der Projektleiter überzeugender argumentieren, warum sein Vorhaben im direkten Vergleich mit anderen Ansätzen die beste Lösung ist. Eine plausible Begründung, warum genau dieses Projekt umgesetzt werden sollte, ist ein entscheidendes Element im Business Case.

Viel Wert auf die Zusammenfassung legen

In aller Regel beginnt ein Business Case mit einer Kurzversion der folgenden Inhalte. Dabei sollte der Projektleiter gerade auf die Zusammenfassung sehr viel Wert legen. Ratsam ist, sie erst ganz zum Schluss zu verfassen, wenn das übrige Dokument fertig ist.

Prinzipiell hat die Zusammenfassung die Aufgabe, den Business Case auf den Punkt zu bringen und in das Thema einzuleiten. Aber die Entscheider beginnen meist mit dem Lesen der Zusammenfassung.

Sind sie danach nicht überzeugt oder zumindest interessiert, wird es das Projekt sehr schwer haben, noch die Kurve zu kriegen.

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Thema: Was ist ein Business Case fürs Projekt?

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Veröffentlicht von

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Karsten Peters, 49 Jahre, Inhaber einer Medienagentur, Andrea Kumpak, 36 Jahre Projektmanagerin, David Tarmstedt, 42 Jahre Projektleiter und Tarek Mokcic, 38 Jahre, Consultant Projektmanagement, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Tipps und Ratgeber zu Projektarbeiten, Berufen, Planungen, Weiterbildung und Entwicklung.

Ein Gedanke zu „Was ist ein Business Case fürs Projekt?“

  1. Wir haben uns bisher nie die Mühe gemacht, für jedes einzelne Projekt einen kompletten Business Case zu entwickeln. Die Vorteile sprechen allerdings durchaus für sich und sind mitunter Dinge, mit denen wir des Öfteren Probleme haben – mal schauen, was der Partner sagt.

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