Lessons Learned im Projekt – Infos und Tipps

Lessons Learned im Projekt – Infos und Tipps

Kaum ist ein Projekt abgeschlossen, beginnt auch schon das nächste. Oft geht es beim Folgeprojekt um ein komplett neues Thema, so dass alles wieder bei Null beginnt. Einerseits ist dieser Ablauf sehr spannend und hält interessante Herausforderungen für das Projektteam bereit. Doch andererseits ist die Gefahr groß, dass Fehler, die sich eingeschlichen haben und schon gemacht wurden, wiederholt werden.

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Lessons Learned im Projekt - Infos und Tipps

Die sogenannten Lessons Learned setzen genau hier an. Sie wollen die positiven Dinge aus vergangenen Projekten übertragen und bekannte Fehler vermeiden. Wir haben Infos und Tipps zu diesem Ansatz zusammengestellt!:

Was hat es mit den Lessons Learned auf sich?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Lessons Learned noch genannt werden können. Gelernte Lektionen, Lernen aus Erfahrungen oder gewonnene Erkenntnisse sind Beispiele. In der Praxis hat sich aber der Begriff der Lessons Learned etabliert.

Bei dem Ansatz geht es darum, den Verlauf eines Projekts genau zu betrachten, um aus den gesammelten Erfahrungen zu lernen und die gewonnenen Erkenntnisse künftig nutzen zu können.

Dabei nimmt die Betrachtung zwei Seiten ins Visier:

  • Zum einen sollten die Punkte aufgespürt werden, die gut und erfolgreich gelaufen sind. Sie sollen künftig wiederholt und die Stärken so auch ausgebaut werden.

  • Zum anderen sollen Fehler und Abläufe, die schlecht waren, identifiziert werden. In Zukunft sollen sie nicht wiederholt und bessere Lösungen gefunden werden.

Beide Sichtweisen sollen im Ergebnis Risiken minimieren, Projektergebnisse verbessern und die Zusammenarbeit optimieren. Das Ziel ist, schon einmal gemachte Fehler zu vermeiden und dafür gute Ansätze, die sich bewährt haben, fortzuführen.

Dabei beziehen sich Lessons Learned immer auf Erfahrungen und Erkenntnisse, die in der Praxis gesammelt wurden und für die Zukunft genutzt werden sollen.

Wann bietet sich ein Lessons Learned Workshop an?

Oft finden Lessons Learned Workshops am Ende von Projekten statt. Das ist auch durchaus sinnvoll. Schließlich ist es zu diesem Zeitpunkt möglich, das ganze Projekt Revue passieren zu lassen.

Zusätzlich dazu sollten solche Workshops aber auch schon im Projektverlauf durchgeführt werden, beispielsweise wenn eine Projektphase abgeschlossen oder ein wichtiger Meilenstein erreicht ist.

Weil die Erfahrungen dann noch frisch sind, ist es einfacher, sie zusammenzutragen und zu sichern. Außerdem kann das Projekt im weiteren Verlauf schon von diesen Erkenntnissen profitieren. Auch auf die Zusammenarbeit im Team können sich Lessons Learned als eine Art Zwischenbilanz positiv auswirken.

Wie laufen Lessons Learned ab?

Die konkrete Ausgestaltung von Lessons Learned ist je nach Umfeld verschieden und hängt unter anderem davon ab, welche Bedeutung das Projekt hat, wie komplex es ist und wie viele Personen das Projektteam umfasst.

Im Kern geht es aber immer darum, Erkenntnisse zu sammeln, auszuwerten und festzuhalten. Aus diesem Grund haben sich fünf Phasen bewährt, die so auch das Project Management Institute empfiehlt.

  1. Identifizieren

Zunächst müssen die Erfahrungen und Erkenntnisse zusammengetragen werden. Das erfolgt in zwei Schritten, nämlich als Vorbereitung auf den Workshop und während des Workshops.

Im Zuge der Vorbereitung wird ein Fragebogen erstellt, der verschiedene Kategorien umfasst. Darin kann es um Dinge wie die Projektplanung, die Kommunikation oder die Ergebnisse und Ziele des Projekts gehen.

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Den Fragebogen erhalten alle, die an dem Projekt beteiligt sind oder waren. Sind die ausgefüllten Fragebögen zurück, werden ihre Inhalte zusammengefasst. Außerdem wird nun ein Moderator für den Workshop bestimmt. Der Moderator sollte jemand sein, der zwar über das Projekt Bescheid weiß, mit der Projektleitung aber nichts zu tun hat. Dadurch kann der Moderator neutral auftreten.

Am eigentlichen Workshop müssen nicht alle Projektbeteiligten teilnehmen. Oft genügt es, wenn neben dem Moderator der Projektleiter, alle oder einige Mitglieder des Projektteams und eventuell die wichtigsten Auftraggeber anwesend sind. Der Moderator stellt dann zuerst die zusammengefassten Inhalte der Fragebögen vor. Anschließend sollten relevante Fragen diskutiert werden.

Dazu kann gehören, nach den Ursachen für gemachte Fehler zu suchen oder den Umgang mit einem Thema abzusprechen, um solche Fehler in künftigen Projekten zu vermeiden. Genauso können Maßnahmen vereinbart werden, die dabei helfen, positive Erkenntnisse in Zukunft anzuwenden.

  1. Dokumentieren

Im Anschluss werden die Lessons Learned, die im Workshop erarbeitet wurden, ordentlich dokumentiert und für mehrere Zielgruppen aufbereitet. Die Teilnehmer des Workshops und alle anderen Mitglieder des Projektteams sollten einen ausführlichen Bericht bekommen, der sowohl die gesammelten Erkenntnisse als auch die Ergebnisse der Diskussion beinhaltet.

Die Geschäftsführung erhält einen kurzen Bericht, der die wichtigsten Erkenntnisse und Ergebnisse zusammenfasst. Für Auftraggeber bietet sich ein Bericht an, der die Punkte berücksichtigt, die für sie interessant sind.

  1. Auswerten

Diese Phase setzt am Workshop an, geht aber noch etwas weiter. Nun treffen sich nämlich Projekt-Verantwortliche und suchen gezielt nach Lösungen.

Waren bestimmte Inhalte besonders oft Thema? Wo ist der Handlungsbedarf am größten? Sind alle erforderlichen Maßnahmen samt Terminen und Verantwortlichen definiert? Gibt es Stellen, an denen die Abläufe im Projektmanagement grundlegend geändert werden müssen?

Solche Dinge werden in der Analyse besprochen und vereinbart.

  1. Speichern

Die vielen Lessons Learned, die im Laufe der Zeit zusammenkommen, sollten an einem zentralen Ort gebündelt werden. Das kann am Anfang eine Datei oder ein Aktenordner sein. Besser und mit zunehmendem Umfang auch deutlich übersichtlicher ist aber eine Datenbank.

  1. Zur Verfügung stellen

Der entscheidende Punkt und zugleich meist die größte Herausforderung besteht darin, die Lessons Learned auch wirklich für künftige Projekte zu nutzen. Die Idee ist schließlich nicht, nur rückblickend Bilanz zu ziehen. Das Ziel ist vielmehr, aus den Erfahrungen zu lernen und die Erkenntnisse in Zukunft zu verwerten.

Deshalb müssen an dieser Stelle zwei Dinge zusammenkommen. Zum einen müssen die Lessons Learned in einer Form zur Verfügung stehen, die es jedem Projektmitglied jederzeit ermöglicht, die benötigten Informationen abzurufen.

Zum anderen müssen die Projektbeteiligten das Interesse und die Motivation haben, auf die verfügbaren Informationen zurückzugreifen. Und das wird nur funktionieren, wenn die Projektleitung und die Geschäftsführung mit gutem Beispiel vorangehen und die aktive Nutzung der Lessons Learned vorleben.

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Veröffentlicht von

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Karsten Peters, 49 Jahre, Inhaber einer Medienagentur, Andrea Kumpak, 36 Jahre Projektmanagerin, David Tarmstedt, 42 Jahre Projektleiter und Tarek Mokcic, 38 Jahre, Consultant Projektmanagement, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Tipps und Ratgeber zu Projektarbeiten, Berufen, Planungen, Weiterbildung und Entwicklung.

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