8 Tipps für agile Projekte

8 Tipps für agile Projekte

Verglichen mit klassischem Projektmanagement, versprechen agile Arbeitsweisen einige Vorteile. Doch in der Praxis scheitern viele agile Projekte und das oft, bevor sie überhaupt richtig angefangen haben. Die Ursachen dafür können vielfältig sein. Die folgenden acht Tipps helfen, agile Projekte erfolgreich ein- und durchzuführen!

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8 Tipps für agile Projekte

Tipp 1: alle relevanten Stakeholder bestimmen

Die Projektbeteiligten zu definieren und sie in Gruppen einzuteilen, ist die Grundlage für die weitere Projektkommunikation. Zu Beginn sollten deshalb alle relevanten Stakeholder bestimmt werden.

Zu den Stakeholdern gehören zum einen die Personen, die unmittelbar vom Ergebnis des Projekts profitieren. Zum anderen zählen die Personen dazu, die den Projekterfolg indirekt beeinflussen oder Einfluss darauf haben könnten.

Diese beiden Gruppen decken die wesentlichen Stakeholder ab. Ratsam ist außerdem, zu vermerken, wie die einzelnen Stakeholder dem Projekt gegenüberstehen und wie groß ihr Einfluss auf das gesamte Vorhaben ist.

Tipp 2: den Nutzen und die Ziele des Projekts festlegen

Bevor der Startschuss fällt, müssen alle Beteiligten wissen, was das Projekt bezweckt. Dabei geht es im Wesentlichen um folgende Fragen:

  • Welchen Zweck hat das Projekt, wozu wird es gemacht?

  • Für wen wird das Projekt durchgeführt?

  • Was soll durch und mit dem Projekt erreicht werden?

  • Welchen Nutzen soll das Projekt erzielen?

Der Projektnutzen und die Projektziele sollten systematisch, strukturiert, nachvollziehbar und verständlich definiert sein. Dazu bietet sich zum Beispiel eine klassische Checkliste oder eine Tabelle an.

Nicht nur zu Beginn sollten die Projektziele allen Projektbeteiligten klar und transparent kommuniziert werden. Stattdessen sollten die Ziele auch während der Projektumsetzung regelmäßig in Erinnerung gerufen werden. Denn sie bilden die Basis für den Projektfahrplan.

Tipp 3: die geeignete Methode auswählen

Das agile Projektmanagement kennt eine Vielzahl von Methoden, Verfahren und Modellen, die zum Einsatz kommen können. Bekannte Ansätze sind zum Beispiel Scrum, Kanban oder das kreative Design Thinking.

Welche Vorgehensweise die beste Lösung ist, lässt sich pauschal nicht sagen.

Bei der Auswahl sollte aber überlegt werden, welche Methoden bei früheren Projekten erfolgreich eingesetzt wurden, ob die Technologien und die Anforderungen bekannt sind und ob die Abläufe der kommenden drei Monate geplant werden können.

Geht es in dem Projekt um neue und bisher nicht bekannte Technologien, sind oft Methoden wie Scrum und Design Thinking eine gute Wahl. Gleiches gilt, wenn die Anforderungen nur teilweise bekannt oder komplex sind.

Bei erprobten Technologien oder klaren Anforderungen hingegen bietet sich Kanban oder hybrides Projektmanagement an.

Ist ein Projekt vergleichsweise einfach, kann sich außerdem lohnen, auf simplere Methoden wie das Wasserfall- oder V-Modell zurückzugreifen.

Tipp 4: das Projekt möglichst klein halten

Je kleiner ein Projekt ist, desto geringer ist seine Komplexität und desto überschaubarer sind die Strukturen und Kommunikationswege. Ein großer Interpretationsspielraum führt oft zu Fehlentscheidungen. Dadurch lässt sich das Projekt schwerer planen und durchführen.

Au diesem Grund ist es ratsam, ein agiles Projekt so klein wie möglich zu halten.

Ist ein Projekt größer oder komplexer, kann die richtige Strategie sein, es in Einzelprojekte aufzuteilen und die Ergebnisse am Ende zusammenzuführen.

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Tipp 5: konstant im Team austauschen

Grundvoraussetzung im agilen Projektmanagement ist eine klare und offene Kommunikation. Die Projektleitung, das Projektteam und der Auftraggeber müssen zu jeder Zeit wissen, auf welchem Stand das Projekt ist, welche Schritte als Nächstes folgen und welche Änderungen beabsichtigt sind.

Ein konstanter Austausch innerhalb des Projektteams sorgt für Klarheit und stellt sicher, dass der Überblick über die anstehenden Aufgaben erhalten bleibt.

Außerdem trägt die stetige Kommunikation dazu bei, dass neue Ideen besprochen, mögliche Hindernisse frühzeitig erkannt und Abläufe bei Bedarf optimiert werden können. Auch die Stimmung im Team und die Motivation der Teammitglieder lässt sich so gut einfangen.

Tipp 6: regelmäßige Rückblicke durchführen

Bei klassischen Projekten wird nach dem Abschluss oft ein sogenanntes Lessons Learned Meeting abgehalten. Dabei werden die durchgeführten Abläufe, Erfolge und Hindernisse diskutiert.

Die Erkenntnisse sollen dann auf kommende Projekte übertragen werden, um so Verbesserungen vorzunehmen und Fehler nicht zu wiederholen.

Bei agilen Projekten sollten solche Rückschauen den konstanten Austausch im Team ergänzen. Bewährt hat sich, ein entsprechendes Meeting immer am Ende eines Projektzyklus anzusetzen.

So kann das Team die relevanten Punkte der vorhergehenden Iteration besprechen und anschließend gemeinsam entscheiden, ob und was in der folgenden Iteration angepasst werden sollte.

Tipp 7: den Kunden als Auftraggeber einbinden

Die Anforderungen des Kunden zu erfüllen und ihn zufriedenzustellen, hat oberste Priorität. Während dem Kunden im klassischen Projektmanagement üblicherweise nur das Endprodukt präsentiert wird, wird er bei einem agilen Projekt aktiv in die verschiedenen Phasen einbezogen.

Er weiß jederzeit, wo das Projekt steht, erfährt die Zwischenergebnisse und kann nach einem Produkttest Feedback geben.

Den Kunden einzubinden, hat für alle Beteiligten Vorteile. Das Projektteam kann Anpassungen vornehmen und den Entwicklungsprozess dadurch effektiver ausgestalten.

Ist der Kunde direkt beteiligt, wird er außerdem eher bereit sein, bei Bedarf zusätzliche Ressourcen freizugeben, um die Änderungswünsche zu realisieren. Unterm Strich sinkt so die Gefahr, dass der Auftraggeber am Ende mit dem Ergebnis unzufrieden ist.

Tipp 8: Schulungen für das Projektteam anbieten

Ein agiles Projekt kann nur dann funktionieren und erfolgreich umgesetzt werden, wenn alle Projektbeteiligten die agilen Methoden, die eingesetzt werden, kennen, verinnerlicht haben und praktisch umsetzen können.

Aus diesem Grund sollten Schulungen, Seminare, Workshops oder auch Online-Trainings durchgeführt werden.

Für die Organisation der Schulungen ist das Projekt Management Office zuständig. Ratsam ist auch, einen Ansprechpartner zu bestimmen, der die agilen Vorgehensweisen beherrscht und bei Fragen weiterhelfen kann. Im Scrum-Modell ist der verantwortliche Ansprechpartner übrigens der sogenannte Scrum Master.

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Karsten Peters, - Inhaber einer Medienagentur, Andrea Kumpak, - Projektmanagerin, David Tarmstedt, - Projektleiter und Tarek Mokcic, Consultant Projektmanagement, sowie Ferya & Christian Gülcan, Gründer, Unternehmer und auch Inhaber von 2 Medien- & Marketing-Agenturen mit fortlaufender Projektleitung intern & extern (Kunden), Redakteure und Betreiber dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Tipps und Ratgeber zu Projektarbeiten, Berufen, Planungen, Projektmanagement, Weiterbildung und Entwicklung.

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