Effektive Arbeitspakete im Projektmanagement erstellen, 1. Teil
Ein großes Firmenevent, ein umfangreiches Bauvorhaben, eine weitreichende Umstrukturierung oder die Entwicklung eines komplett neuen Produkts: Den Überblick über ein ganzes Projekt mit allen seinen Einzelheiten zu behalten, ist nicht so einfach. Eine Einteilung in Arbeitspakete sorgt hier für Abhilfe. Als wichtiger Bestandteil des Projektmanagements teilen Arbeitspakete umfangreiche Aufgaben in kleinere Einheiten auf.
Doch was genau ist ein Arbeitspaket? Welche Inhalte hat es? Und wie lassen sich effektive Arbeitspakete im Projektmanagement erstellen? Wir geben Infos und Tipps!:
Inhalt
Was ist ein Arbeitspaket?
Im Projektmanagement ist ein Arbeitspaket, kurz AP, ein klar definiertes Element des Projektinhalts. Ein AP hat klare Ziele, einen festgelegten Umfang und einen konkreten Start- und Endtermin. Außerdem ordnet es Ressourcen und Verantwortlichkeiten verbindlich zu.
Ein Arbeitspaket wird erstellt, um die Arbeit in überschaubare Einheiten aufzuteilen, die Fortschritte zu verfolgen, die Koordination zu vereinfachen und die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten zu erleichtern.
Arbeitspakete werden im Rahmen der Projektstrukturplanung geschnürt und bilden im Projektstrukturplan die kleinsten Einheiten. Im Englischen wird ein Arbeitspaket als „work package“, kurz WP, bezeichnet.
Ein Beispiel: Angenommen, ein Haus soll gebaut werden. Einfach loszulegen, dürfte sich schwierig gestalten. Denn der Bauherr wird vermutlich nicht alle Einzelheiten im Kopf haben.
Besser ist deshalb, das ganze, große Bauvorhaben in handliche, kleine Elemente wie Genehmigungen, Fundament, Wände, Dach, Wasser, Strom usw. aufzuteilen. Jedes Element beinhaltet spezifische Aufgaben, Ziele, Termine und Ressourcen.
Durch die Aufteilung in Arbeitspakete lässt sich der Gesamtprozess des Hausbaus besser überblicken und einfacher kontrollieren.
Wie wird ein Arbeitspaket beschrieben?
Die Beschreibung von Arbeitspaketen erfolgt in einer festgelegten Form mithilfe von Formularen. Je nach Unternehmen und Projekt kann es zwar Unterschiede geben, welche Inhalte die Formulare haben und wie sie aufgebaut sind.
Zu den klassischen Angaben bei der Beschreibung eines Arbeitspakets gehören aber diese:
- PSP-Code: Jedem Arbeitspaket sollte ein eindeutiger Code zugewiesen werden, der so auch im Projektstrukturplan (PSP) zu finden ist.
- Titel: Das Arbeitspaket braucht einen einfachen und klaren Titel. Jeder Projektbeteiligte sollte anhand des Titels sofort wissen, worum es bei dem Arbeitspaket geht.
- Beschreibung: Die Beschreibung darf ruhig ausführlich sein und ins Detail gehen. Sie sollte so präzise sein, dass jeder Projektbeteiligte das Arbeitspaket nachvollziehen kann, ohne dass weitere Erklärungen notwendig sind.
- Aktivitäten: Bei größeren Arbeitspaketen macht es Sinn, die einzelnen Aufgaben noch einmal in Unteraufgaben aufzuschlüsseln. Bei einem eher kleinen Arbeitspaket kann diese Angabe entfallen.
- Ziele: Hier wird beschrieben, welche Ergebnisse erwartet werden. Was soll erreicht sein, wenn das Arbeitspaket beendet ist?
- Ressourcen: Es wird festgelegt, welche personellen Ressourcen und welche Sachmittel für das Arbeitspaket notwendig sind.
- Zeitvorgaben: Zu den zeitlichen Angaben gehören der Starttermin, der Zeitpunkt, an dem das Arbeitspaket fertig sein soll, und die Dauer. An dieser Stelle geht es aber nicht um den Aufwand, sondern tatsächlich nur um die zeitliche Dauer.
- Aufwand und Kosten: An diesem Punkt werden die Kosten und der Aufwand, zum Beispiel in Personentagen, aufgeführt.
- Verantwortlicher: Es wird eine Person bestimmt, die für das Arbeitspaket verantwortlich ist. Natürlich können weitere Projektmitglieder an der Umsetzung des Arbeitspakets beteiligt sein. Die Verantwortung für das Arbeitspaket sollte aber bei nur einer Person liegen.
- Fortschrittsgradmessung: Es wird bestimmt, wie die Fortschritte gemessen werden.
Zusätzlich zu diesen Inhalten kann die Beschreibung eines Arbeitspakets noch weitere Informationen enthalten. Dabei kann es sich zum Beispiel um die Angabe von Schnittstellen zu anderen Arbeitspaketen, Projekten oder Mitgliedern des Projektteams handeln.
Die Voraussetzungen, die vorliegen müssen, damit das Arbeitspaket starten kann, mögliche Risiken oder Angaben zur Freigabe und Abnahme des Arbeitspakets können ebenfalls zur Beschreibung gehören. Auch Verweise auf Dokumente als Anlagen können vorkommen.
Werden alle Inhalte aufgeführt, kann die Beschreibung eines Arbeitspakets ganz schön umfangreich werden.
Deshalb muss das Projektmanagement entscheiden, wie ausführlich die Beschreibung beim jeweiligen Projekt ausfallen sollte. Schließlich soll das Beschreiben der Arbeitspakete nicht mehr Zeit in Anspruch nehmen als deren Umsetzung.
Was sind die wichtigen Merkmale von Arbeitspaketen?
Aus der Definition, was Arbeitspakete im Projektmanagement sind, und den Inhalten von Arbeitspaketbeschreibungen lassen sich die wesentlichen Merkmale eines Arbeitspakets ableiten.
Demnach gilt, dass ein Arbeitspaket
-
die kleinste Einheit im Projektstrukturplan darstellt.
-
durch einen PSP-Code eindeutig identifiziert ist.
-
inhaltlich einen in sich geschlossenen Projektbereich umfasst, der klar von anderen Projektaufgaben abgegrenzt werden kann.
-
im Rahmen der Beschreibung von Terminen und Abläufen zusätzlich in Unteraufgaben aufgeteilt sein kann.
-
immer endet, wenn das definierte Ergebnis erreicht ist.
-
einen Verantwortlichen hat.
Im 2. Teil schauen wir uns an, wie das Projektmanagement die richtige Größe für ein Arbeitspaket bestimmt. Außerdem klären wir, welche Vorteile Arbeitspakete bieten und ob sie wirklich für jedes Projekt notwendig sind.
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Thema: Effektive Arbeitspakete im Projektmanagement erstellen, 1. Teil
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