Das Projekt während des Urlaubs richtig übergeben

Das Projekt während des Urlaubs richtig übergeben

Für Projektleiter ist es oft ein komisches Gefühl, ihr Projekt aus der Hand zu geben. Schließlich sind sie es gewohnt, den Überblick zu haben und die Abläufe zu koordinieren. Die Verantwortung einem Dritten zu übertragen und nicht eingreifen zu können, wenn etwas nicht ganz rund läuft, ist befremdlich. Wer lässt sein “Kind” schon gerne allein?

Das Projekt während des Urlaubs richtig übergeben

Auf der anderen Seite macht es einen guten Manager aus, dass er sich auch mal zurücknehmen, ausklinken und abschalten kann. Er hat genug Vertrauen in sein Team und weiß, dass die Aufgaben erledigt werden. Würde er krank, müsste sein Team schließlich auch alleine weitermachen.

Außerdem ist wichtig, dass ein Projektleiter seinen Urlaub macht. Nur so kann er sich erholen und seine Akkus aufladen, um danach wieder mit voller Energie durchzustarten. Auf einen Zeitpunkt zu warten, in dem kein Projekt läuft, macht keinen Sinn.

Denn diesen Zeitpunkt wird es nicht geben. Selbst wenn ein Projekt abgeschlossen ist, steht das nächste Projekt schon in den Startlöchern.

Trotzdem kann der Projektleiter nicht einfach so in den Urlaub aufbrechen. Sonst könnte er nach seiner Rückkehr tatsächlich ein kleines oder größeres Chaos vorfinden.

Was zu tun ist, um das Projekt während des Urlaubs richtig zu übergeben, haben wir in diesem Beitrag zusammengestellt.:

  1. Einen oder mehrere Vertreter bestimmen

Bloß weil der Projektleiter Urlaub macht, lässt sich ein Projekt nicht auf Eis legen. Deshalb ist wichtig, dass ein Vertreter das Projekt übernimmt, als Ansprechpartner für das Team bereitsteht und die nächsten Schritte managt.

In welcher Phase sich das Projekt befindet, spielt dabei keine Rolle. Denn Fragen, Entscheidungen und auch Schwierigkeiten können immer auftreten.

Ideal ist, wenn der Projektleiter einen Urlaubsvertreter benennen kann, der mit dem Projekt vertraut ist und die Beteiligten schon kennt. So fällt eine langwierige Einarbeitung weg. Dabei kann der Urlaubsvertreter durchaus ein Mitglied des Projektteams sein.

In diesem Fall muss der Projektleiter nur darauf achten, dass er den anderen Teammitgliedern gegenüber klar kommuniziert, dass der Vertreter vorübergehend verantwortlich ist.

Grundsätzlich spricht auch nichts dagegen, mehrere Vertreter zu bestimmen. In diesem Fall sollten die Zuständigkeiten aber klar definiert und die einzelnen Verantwortungsbereiche eindeutig zugeordnet sein.

  1. Aufträge definieren und Prioritäten setzen

Der Projektleiter sollte in einer Übersicht zusammenstellen, welche Aufträge aktuell laufen und welche Aufgaben als nächstes anstehen. Außerdem sollte er wichtige Termine vermerken und typische Probleme auflisten.

Sehr wichtig ist außerdem, dass der Urlaubsvertreter die Prioritäten kennt. Denn es bringt nicht viel, wenn kleinere Teilaufgaben perfekt erledigt werden, aber dabei das große Ganze aus dem Blick gerät.

  1. Das Projekt übergeben

Für die Übergabe des Projekts sollte sich der Projektleiter genug Zeit nehmen. Auch wenn der Urlaubsvertreter schon Bescheid weiß und diverse Pläne und Checklisten bereitliegen, sollte die Übergabe nicht auf die Schnelle zwischen Tür und Angel stattfinden.

Auf der anderen Seite sollte es der Projektleiter aber auch nicht übertreiben. Es genügt, wenn er die anstehenden Aufgaben und wichtige Themen bespricht. Der Projektleiter sollte sich in Erinnerung rufen, dass er diesen Urlaubsvertreter ausgesucht hat, weil er ihn für geeignet und kompetent hält.

Würde der Projektleiter dem Urlaubsvertreter die Verantwortung nicht zutrauen oder an seinen Fähigkeiten zweifeln, hätte er sich für jemand anderes entschieden. Es ist also nicht notwendig, dem Urlaubsvertreter jede Kleinigkeit bis ins kleinste Detail erklären.

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  1. Stakeholder informieren

Mit der internen Übergabe des Projekts ist es nicht getan. Stattdessen sollte der Projektleiter auch die Auftraggeber, involvierte Abteilungen, Lieferanten und wichtige Kunden über seine anstehende Abwesenheit informieren.

Gleichzeitig sollte er ihnen mitteilen, wer die Vertretung übernimmt und wie der Urlaubsvertreter zu erreichen ist.

Auf diese Weise beugt der Projektleiter Missverständnissen und bösen Überraschungen vor. Außerdem signalisiert er den Stakeholdern damit Wertschätzung und präsentiert sich als zuverlässiger Partner.

  1. Eine Abwesenheitsnotiz hinterlegen und das Telefon umstellen

Wie eben erwähnt, sollte der Projektleiter wichtige Projektpartner im Vorfeld über seine Abwesenheit informieren. Für alle anderen Anfragen, die während des Urlaubs eintrudeln, sollte eine automatische Abwesenheitsnotiz im E-Mail-Programm hinterlegt sein.

Darin kann der Projektleiter für dringende Fälle die Kontaktdaten seines Urlaubsvertreters angeben. Die automatische Antwort stellt sicher, dass sich niemand wundert oder gar ärgert, dass der Projektleiter nicht auf die Nachricht reagiert.

Für eingehende Anrufe kann der Projektleiter eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen, die ähnliche Inhalte hat wie die Abwesenheitsnotiz per E-Mail.

In Absprache mit dem Urlaubsvertreter ist auch möglich, die Anrufe direkt auf sein Telefon umzuleiten. Auf gar keinen Fall sollte der Projektleiter aber eine Rufumleitung auf sein Handy einrichten. Denn er ist im Urlaub!

  1. Die Rückgabe des Projekts planen

Bevor der Projektleiter in den Urlaub aufbricht, sollte er auf seinem Schreibtisch und im E-Mail-Postfach für klar Schiff sorgen. Denn die ersten Tage nach der Rückkehr werden arbeitsreich genug.

Umso schöner ist es dann, wenn sich der Projektleiter nicht auch noch um Altlasten kümmern muss, die schon längst hätten erledigt sein sollen oder können.

Wichtig ist außerdem, dass der Projektleiter die Rückgabe seines Projekts plant. Dazu sollte er sich ein bestimmtes Zeitfenster freihalten und einen konkreten Termin mit dem Urlaubsvertreter vereinbaren.

Dadurch ist sichergestellt, dass alles Wichtige besprochen werden kann und der Projektleiter gleich wieder auf dem aktuellen Stand ist. So kann er direkt anknüpfen und verliert keine kostbare Zeit.

  1. Den Urlaub genießen

Hat der Projektleiter die genannten Schritte erledigt, kann er mit gutem Gewissen in den Urlaub aufbrechen. Im Urlaub sollte er sich zurücklehnen, entspannen und die Zeit genießen.

Sein Handy lässt er am besten ausgeschaltet. So kommt er erst gar nicht in die Versuchung, E-Mails zu lesen oder nachzufragen, wie es läuft.

Natürlich kann es sein, dass etwas schief geht oder das Projekt nicht so weit ist, wie erwartet. Aber daran kann der Projektleiter vom Urlaubsort aus sowieso nichts ändern. Und die erholsame Auszeit braucht der Projektleiter, um danach die Herausforderungen des Projekts wieder mit voller Kraft und frischer Energie anzugehen.

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Karsten Peters, 49 Jahre, Inhaber einer Medienagentur, Andrea Kumpak, 36 Jahre Projektmanagerin, David Tarmstedt, 42 Jahre Projektleiter und Tarek Mokcic, 38 Jahre, Consultant Projektmanagement, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Tipps und Ratgeber zu Projektarbeiten, Berufen, Planungen, Weiterbildung und Entwicklung.

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