Mit der MoSCoW-Methode priorisieren
Ein Projektmanager weiß, wie wichtig es für den Projekterfolg ist, die Anforderungen und Ziele zu priorisieren. Denn klare Prioritäten machen es einfacher, relevante Projektentscheidungen zu treffen und anhand der Ziele auszurichten. Eine Möglichkeit dabei ist die MoSCoW-Priorisierung. Sie hilft, die entscheidenden Elemente eines Projekts zu erkennen und die verfügbaren Ressourcen optimal einzusetzen.
In unserem Beitrag erklären wir, wie das Priorisieren mit der MoSCoW-Methode funktioniert:
Inhalt
Was ist die MoSCoW-Methode?
Ein gängiger Spruch im Zeitmanagement lautet: „Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig.“ Schieben wir einen großen Berg an Aufgaben vor uns her, die alle gleich wichtig sind, wird es schwierig bis unmöglich, auszuwählen. An dieser Stelle kommt dann die Priorisierung ins Spiel.
Bei den Projektzielen ist es genauso. Natürlich gibt es immer Anforderungen und Ziele, die als sehr wichtig angesehen werden. Doch das gilt eben nicht für alle Ziele.
Im Projektverlauf kann es immer wieder notwendig werden, Entscheidungen zu treffen, die dann oft auch Einfluss auf die Ziele haben. Um hier eine klare Struktur zu schaffen, können wir die MoSCoW-Methode anwenden.
Bei der MoSCoW-Methode handelt es sich um eine Möglichkeit, die Anforderungen, Ziele und Aufgaben eines Projekts in wichtige und weniger wichtige Kategorien einzuteilen.
Dabei ergeben sich die Kategorien aus dem Akronym MoSCoW:
- M = Must – Muss
- S = Should – Soll
- C = Could – Kann
- W = Won’t – Wird nicht
Die „o“ im Namen haben keine Bedeutung. Sie wurden nur eingefügt, damit ein stimmiges Wort entsteht.
Wie wird die MoSCoW-Methode angewendet?
Durch die vier Kategorien ermöglicht die MoSCoW-Methode, die verschiedenen Projektanforderungen und Projektziele voneinander abzugrenzen und gleichzeitig zu gewichten.
Wir können definieren, welche Anforderungen unbedingt erfüllt sein müssen und welche optional sind.
Auf diese Weise können wir die zeitlichen, personellen und finanziellen Ressourcen bestmöglich einteilen und Projektergebnisse liefern, die den Erwartungen entsprechen.
M – Must
Muss-Anforderungen sind für den Projekterfolg unerlässlich und deshalb nicht verhandelbar. Werden sie nicht erfüllt, kann das Projekt nicht funktionieren.
Würde das Projekt ohne die jeweilige Anforderung scheitern, gehört sie also in diese Kategorie.
Beispiel: Bei der Entwicklung eines neuen Onlineshops ist eine unverzichtbare Muss-Anforderung, dass Kunden den Bestellvorgang samt Zahlung abschließen können.
S – Should
Soll-Anforderungen betreffen wichtige Anforderungen, die möglichst erfüllt werden sollten. Werden sie nicht umgesetzt, funktioniert das Projekt zwar trotzdem, kann aber nur mit eingeschränktem Erfolg abgeschlossen werden.
Der wesentliche Unterschied zu den Muss-Anforderungen besteht darin, dass die Soll-Anforderungen schlimmstenfalls auch auf einen späteren Zeitpunkt oder in ein Folgeprojekt verschoben werden können.
Soll-Anforderungen haben also eine hohe Priorität, sind für den Projekterfolg aber nicht entscheidend. Trotzdem sollten sie erfüllt werden, wenn es die Zeit und die Ressourcen zulassen.
Beispiel: Im Onlineshop kann der komplette Bestellvorgang durchgeführt werden. Zunächst sind Zahlungen aber nur per Überweisung, per Online-Bezahldienst und auf Rechnung möglich. Zahlungen mit der Kreditkarte und per Lastschrift können noch nicht angeboten werden.
C – Could
Es ist zwar auf jeden Fall wünschenswert, Kann-Anforderungen zu erfüllen. Der Projekterfolg wird daran aber nicht gemessen. Kann-Anforderungen werden oft als „nice to have“ bezeichnet. Weil sie nicht entscheidend sind, können sie vernachlässigt oder verschoben werden, wenn die Ressourcen anderweitig gebraucht werden.
Auch wenn Kann-Anforderungen nicht elementar wichtig sind, können sie einen großen Unterschied ausmachen, wie der Projekterfolg bewertet wird und wie zufrieden die Stakeholder mit den Ergebnissen sind.
Deshalb sollten die Kann-Anforderungen immer dann näher betrachtet werden, wenn sie sich ohne großen Zusatzaufwand umsetzen lassen.
Beispiel: Im Onlineshop gibt es eine Funktion, durch die Kunden die Produktbilder nicht nur als Fotos, sondern auch in einer 3-D-Ansicht betrachten können. Diese Funktion ist zwar nicht zwingend notwendig, kommt bei Kunden aber gut an.
W – Won’t
Für das W in der MoSCoW-Methode gibt es unterschiedliche Interpretationen:
- Won’t = wird nicht umgesetzt
- Would = wäre zwar schön, aber nicht in diesem Projekt
- Want = ist gewollt, aber in diesem Projekt nicht angestrebt
Bei allen drei Begriffen geht es letztlich um das Gleiche. In diese Kategorie werden alle Anforderungen eingeordnet, die im Rahmen des Projekts nicht umgesetzt werden. Denn sie verbrauchen nur Ressourcen, ohne zum Projekterfolg beizutragen.
Dass diese Anforderungen und Ziele trotzdem aufgeführt werden, hat den Hintergrund, dass sie den Blick in die Zukunft richten. Auch wenn die Anforderungen derzeit nicht angestrebt werden, können sie die Weichen für Folgeprojekte stellen und für die weitere Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber wichtig sein.
Beispiel: Der Onlineshop soll vorerst nur auf Deutsch und nicht in mehreren Sprachen verfügbar sein.
Welche Verteilung sollten die Kategorien haben?
Eine grobe Faustregel besagt, dass höchstens 60 Prozent der Anforderungen und Ziele in die Muss-Kategorie eingestuft sein sollten. Ist der Anteil deutlich höher, ergibt sich wieder das Ausgangsproblem, dass nichts wichtig ist, wenn alles wichtig ist.
Um zu vermeiden, dass der Projektumfang ausufert oder der Überblick verloren geht, sollten bei der Einstufung in die Muss-Kategorie klare und strenge Kriterien gelten.
So lässt sich sicherstellen, dass wirklich nur kritische Anforderungen und entscheidende Ziele in dieser Kategorie landen.
Die verbliebenen 40 Prozent sollten sich ungefähr zur Hälfte auf die Soll- und die Kann-Anforderungen aufteilen.
Diese Gewichtung ist aber natürlich nur ein grober Anhaltspunkt und kann je nach Projekt auch anders aussehen. Außerdem ist wichtig, die Anforderungen regelmäßig zu überprüfen. Denn die Bedingungen können sich im Verlauf eines Projekts ändern. Weil sich dadurch auch die Prioritäten verschieben können, sollte die Priorisierung entsprechend angepasst werden.
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