Projekte und das magische Dreieck

Projekte und das magische Dreieck

Ob der Bau einer neuen Produktionshalle, die Markteinführung eines innovativen Produkts oder die Umstellung einer betriebsinternen Software: Jedes Projekt steht in einem Spannungsfeld, das der Projektmanager ausbalancieren muss. Dabei spannt sich das Feld zwischen den Dimensionen Kosten, Zeit und Leistung. Und weil das drei Dimensionen sind, wird zur Darstellung und Visualisierung gerne das magische Dreieck verwendet. Umspannt wird das Dreieck durch die Kundenzufriedenheit als übergreifender Faktor.

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Projekte und das magische Dreieck

Das magische Dreieck im Projektmanagement

Die drei wesentlichen Dimensionen bei einem Projekt sind die Kosten, die Zeit und die Leistung. So ziemlich alle Entscheidungen, die im Zusammenhang mit einem Projekt und während des Projektverlaufs getroffen werden, haben Auswirkungen auf eine dieser Dimensionen.

  • Kosten: Wie groß ist das Budget für das Projekt? Wie teuer wird es, das Projekt umzusetzen?
  • Zeit: Welcher Zeitrahmen steht zur Verfügung, um das Projekt zu realisieren? Bis wann muss das Vorhaben abgeschlossen sein?
  • Leistung: Was sind die Projektziele? Welche Ergebnisse sollen in welcher Qualität durch das Projekt erreicht werden?

Die Aufgabe des Projektmanagers ist es, die drei Größen so miteinander in Einklang zu bringen, dass das Projekt erfolgreich durchgeführt und beendet werden kann. Doch das ist nicht nur anspruchsvoll, sondern in der Praxis mitunter eine große Herausforderung. Denn in aller Regel stehen die Dimensionen in Konkurrenz zueinander.

Die Konflikte innerhalb des Dreiecks lassen sich am besten anhand eines Beispiels aufzeigen. Angenommen, bei einem Projekt geht es darum, neue Büroräume einzurichten.

Dann können sich folgende Problematiken ergeben:

Zeit versus Kosten

Im Zuge der Planung wurde ein fester Termin bestimmt, zu dem die neuen Büroräume bezugsfertig sein sollen. Ein Budget wurde natürlich genauso festgelegt. Nun zeigt sich aber, dass der Termin wahrscheinlich nicht eingehalten werden kann.

Um das Problem zu lösen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. So können zum Beispiel mehr Handwerker eingesetzt oder die Arbeitszeiten der Handwerker ausgedehnt werden.

Damit würden die Büroräume zwar rechtzeitig fertig. Allerdings treiben solche Maßnahmen das Budget in die Höhe. Damit entsteht ein klassischer Konflikt zwischen Zeit und Kosten.

Kosten versus Leistung

Das Budget ist fast aufgebraucht. Trotzdem müssen die Büroräume fertig werden und ohne Beleuchtung ist eine Übergabe natürlich nicht möglich.

Die kostengünstigen Lampen in einer einfacheren Ausführung und etwas minderen Qualität würden zwar gerade noch ins Budget passen, werden aber den Ansprüchen des Auftraggebers nicht gerecht. Das ist ein typischer Konflikt zwischen Kosten und Leistung.

Leistung versus Zeit

Für die Büroräume sind elegante, auf Maß angefertigte Möbel vorgesehen. Die beauftragte Tischlerei braucht aber länger als geplant. Damit der Termin gehalten werden kann, müssten die Schreiner die Möbel deutlich schlichter und mit weniger Raffinessen gestalten, als sie könnten und als es ursprünglich geplant war.

So entsteht ein Konflikt zwischen Zeit und Leistung.

Der vierte Faktor im magischen Dreieck

Das magische Dreieck spannt sich zwischen den Kosten, der Leistung und der Zeit als Eckgrößen. Als vierter und allumfassender Faktor wurde die Kundenzufriedenheit definiert. Denn letztlich geht es bei einem erfolgreichen Projekt darum, die Projektbeteiligten zufriedenzustellen.

Allerdings haben die Auftraggeber oft unterschiedliche Ansprüche und betrachten die Zielgrößen aus verschiedenen Blickwinkeln.

Während der Firmenchef zum Beispiel das Budget sehr genau im Blick hat oder viel Wert auf eine möglichst schnelle Fertigstellung legt, ist dem Büroleiter vielleicht eine funktionale Ausstattung und zugleich repräsentative Optik wichtiger.

Für den Projektmanager bedeutet das, dass es nicht ausreicht, die drei Dimensionen des magischen Dreiecks nach seinem eigenen Ermessen auszubalancieren. Stattdessen muss er genauso auf die Bedürfnisse der beteiligten Parteien eingehen.

Es gilt also, ein Projekt möglichst so zum Erfolg zu führen, dass die drei Zielgrößen des Dreiecks so gut wie möglich erfüllt werden und die erzielten Projektergebnisse alle Projektbeteiligten zufrieden stellen. Dass diese Aufgabe alles andere als einfach ist, versteht sich von selbst.

Das magische Dreieck als Grafik

Um Projekte zu visualisieren, eignet sich das magische Dreieck deshalb so gut, weil es die entscheidenden Zielgrößen übersichtlich und auf den Punkt gebracht abbildet:

[Grafik]

magisches Dreieck

Die einfache Darstellung fasst die maßgeblichen Fragen zusammen: Was soll durch das Projekt erreicht werden (Leistung)? Bis wann sollen die Ziele vorliegen (Zeit)? Welches Budget steht dafür zur Verfügung (Kosten)?

Dazu kommt die Kundenzufriedenheit, die als übergeordneter Anspruch über den drei Dimensionen steht. Ein Projektleiter, der es schafft, die drei Eckgrößen in ein optimales Verhältnis zu bringen und die Auftraggeber mit bestmöglichen, auf ihre Wünsche abgestimmten Ergebnissen zu überzeugen, spielt zweifelsohne in der Königsklasse mit.

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Veröffentlicht von

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Karsten Peters, - Inhaber einer Medienagentur, Andrea Kumpak, - Projektmanagerin, David Tarmstedt, - Projektleiter und Tarek Mokcic, Consultant Projektmanagement, sowie Ferya & Christian Gülcan, Gründer, Unternehmer und auch Inhaber von 2 Medien- & Marketing-Agenturen mit fortlaufender Projektleitung intern & extern (Kunden), Redakteure und Betreiber dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Tipps und Ratgeber zu Projektarbeiten, Berufen, Planungen, Projektmanagement, Weiterbildung und Entwicklung.

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