Konzept für ein Projekt erstellen – die wichtigsten Schritte, 2. Teil
Ein Konzept macht den Anfang und schafft zugleich die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt. Doch ein plausibles Konzept auszuarbeiten, kann durchaus eine Herausforderung sein. Das sind die wichtigsten Schritte.
Bevor ein neues Projekt beginnen kann, muss erst einmal ein Konzept dafür stellt werden. Und mit dieser Aufgabe wird meist ein Mitarbeiter betraut, der sich zwar einerseits über die anspruchsvolle Aufgabe freut, andererseits aber oft nicht so richtig weiß, wo und wie er anfangen soll. Natürlich lässt sich ein überzeugendes Projektkonzept nicht mal eben so auf die Schnelle zusammenbasteln.
Doch wenn der Konzeptentwickler systematisch vorgeht und Schritt für Schritt abhakt, wird er zum gewünschten Ergebnis kommen. Und welches die wichtigsten Schritte bei der Konzepterstellung sind, zeigt dieser zweiteilige Beitrag.
Dabei erklärte der 1. Teil, warum ein Konzept überhaupt notwendig ist und welche Kompetenzen der Konzeptentwickler mitbringen sollte. Außerdem ging es um die Konzeptvorbereitung als erste Phase der Konzepterstellung.
Hier ist nun der 2. Teil.
Konzept für ein Projekt erstellen – Phase 2: die Erhebung von Informationen
Im Zuge der Konzeptvorbereitung hat der Konzeptentwickler die Aufgabenstellung mit dem Auftraggeber geklärt, die Zielgruppe festgelegt und bereits erste Informationen und Ideen zusammengetragen. Nun gilt es, diese Daten durch weitere Informationen zu ergänzen, die in das Konzept einfließen müssen. Bevor der Konzeptentwickler mit der Recherche beginnt, sollte er aber erst einmal überlegen, welche Arten von Informationen er braucht. So kann es sich bei den benötigten Informationen beispielsweise um
- · Daten, Fakten und Kennzahlen,
- · Gesetze und Vorschriften,
- · Normen,
- · Beschreibungen von Abläufen und Prozessen,
- · Angaben über Technologien oder spezielle Produkte oder
- · Aussagen von Anwendern, Verkäufern und Herstellern
handeln. Wenn der Konzeptentwickler vorher abklärt, welche Informationen er sucht, kann er seine Recherche deutlich effektiver gestalten. Außerdem weiß er so, ob die Informationen bereits vorliegen und abgerufen werden können, aus externen Quellen beschafft oder komplett neu erhoben werden müssen. Vor allem wenn eine komplett neue Erhebung notwendig ist, sollte der Konzeptentwickler außerdem abwägen, ob die Infos wirklich so bedeutsam sind, dass sich der Aufwand lohnt.
Konzept für ein Projekt erstellen – Phase 3: die Strukturierung der Daten
Sind alle relevanten Inhalte zusammengetragen, gilt es, eine Struktur in die Fülle an Daten und Informationen zu bringen. Je nach Aufgabenstellung und Fachgebiet kann der Konzeptentwickler dabei auf verschiedene Modelle und Methoden zurückgreifen. Bei Projekten im Bereich des Marketings beispielsweise kann der Konzeptentwickler sein Konzept nach den vier Ps Product, Price, Promotion und Placement gliedern.
Bei Projekten im Bereich des Qualitätsmanagements können das EFQM-Modell oder die DIN EN ISO 9001 eine hilfreiche Orientierungsgrundlage für die Strukturierung sein. Auch Mindmapping, Fischgräten-Diagramme zur Verdeutlichung der Beziehungen zwischen Ursache und Wirkung oder Portfolios, die Sachverhalte einordnen und vergleichbar machen, können die Inhalte sinnvoll strukturieren.
Am Ende geht es bei der Strukturierung darum, eine gewisse Ordnung in die Inhalte zu bringen, sie zu gliedern und Zusammenhänge herzustellen.
Konzept für ein Projekt erstellen – Phase 4: die Bewertung
Ein Projektkonzept liefert die Informationen, die notwendig sind, um zu entscheiden, ob das Projekt überhaupt durchgeführt werden kann und soll. Außerdem zeigt es auf, welche Arbeitsschritte notwendig sind, welche Ziele erreicht werden können und welche alternativen Lösungen in Frage kommen.
Damit das Konzept diesen Anforderungen gerecht werden kann, sollte es nicht nur Ziele und Alternativlösungen aufzeigen, sondern auch die dazugehörigen Bewertungskriterien nennen. Dadurch ist sichergestellt, dass die Inhalte richtig eingeordnet und beurteilt werden können. Für die Angabe und Auswertung der Bewertungskriterien eignen sich unter anderem folgende Ansätze:
· Eine Kostenvergleichsrechnung, die die Lösungen mit Blick auf die dafür entstehenden Kosten bewertet.
· Eine Gegenüberstellung von Chancen und Risiken einer Lösung, inklusive einer Beurteilung der Eintrittswahrscheinlichkeiten.
· Eine Nutzwertanalyse, die aufzeigt, welche Lösung den größten Nutzwert verspricht.
· Eine Erörterung, die Pro- und Contra-Argumente für eine Lösung nennt und ein Fazit zieht.
Konzept für ein Projekt erstellen – Phase 5: die Ausarbeitung
Im letzten Schritt geht es schließlich darum, die Inhalte aufzubereiten und in eine ansprechende Form zu verpacken. Denn selbst die überzeugendsten Inhalte bringen am Ende nichts, wenn es nicht gelingt, sie gekonnt und wirkungsvoll zu präsentieren.
Dabei zeichnet sich eine stimmige und erfolgreiche Präsentation des Konzepts im Wesentlichen durch drei Faktoren aus:
1. Information: Das Konzept muss den Leser mit allen wichtigen Informationen versorgen. Die Aufgabe, die Problemstellungen, die Ziele, mögliche Lösungen und der Nutzen des Projekts gehören deshalb zu den wesentlichen Inhalten. Um die Angaben zu untermauern und zu veranschaulichen, sollten außerdem klare Daten, Fakten und Zahlen sowie griffige Beispiele nicht fehlen. Eine kleine Anekdote oder eine aussagekräftige Metapher wiederum kann komplexe Inhalte auflockern.
2. Struktur: Ein gelungenes Konzept hat eine klare Struktur und einen roten Faden, der den Leser an die Hand nimmt und die Inhalte nachvollziehbar macht. Ratsam dabei ist, mit einer kurzen Zusammenfassung zu beginnen. Anschließend sollte der Konzeptentwickler eine Information nennen und anhand von Fakten oder Beispielen ausführen. Danach ist die zweite Info an der Reihe, dann die dritte und so weiter. Zum Schluss kann er ein Fazit ziehen und einen Ausblick wagen. Schmeißt er die Infos hingegen wild durcheinander oder springt er thematisch vor und zurück, wird es schwer, seinen Ausführungen zu folgen.
3. Kreativität: Die Inhalte sollten ansprechend, informativ und ein Stück weit unterhaltsam aufbereitet sein. Nichts ist schlimmer, als eine trockene und deshalb furchtbar langweilige Konzeptpräsentation, die der Leser gleich wieder aus der Hand legen möchte. Natürlich muss das Konzept seriös bleiben und die Inhalte professionell darstellen. Aber das heißt nicht, dass das Konzept steif und ernst sein muss und keine lebendige, frische Note haben darf.
Hält der Konzeptentwickler diese Schritte ein, sollte einer erfolgreichen Konzepterstellung nichts im Wege stehen!
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Thema: Konzept für ein Projekt erstellen – die wichtigsten Schritte, 2. Teil
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