Zahlen anschaulich präsentieren – Infos und Tipps
In einer Präsentation sollen Zahlen Sachverhalte aufzeigen, bestimmte Aspekte verdeutlichen oder Argumente stützen. Allerdings sind Zahlen abstrakte Daten und erzielen oft nicht die gewünschte Wirkung. Denn wenn irgendwelche Zahlen in den Raum geworfen werden, sind sie für die Zuhörer kaum greifbar. Und wenn eine Tabelle auf die nächste folgt, hört das Publikum schon bald nicht mehr zu.
Wie aber gelingt es, Zahlen anschaulich zu präsentieren? Wie klappt es, dass Zahlen wie gewünscht wirken, im Gedächtnis bleiben und die Zuhörer überzeugen?
Wir geben Infos und Tipps!:
Inhalt
Auf die relevanten Zahlen beschränken
Zunächst sollte der Redner für sich klären, welche Botschaft er vermitteln will. In der Präsentation sollte er sich dann auf die Zahlen konzentrieren, die für seine Absicht tatsächlich relevant und hilfreich sind. Alle anderen Zahlen kann er in der Präsentation auslassen.
Angenommen, in der Präsentation geht es um die Entwicklung der Umsätze. Üblicherweise arbeitet der Redner dann mit diversen Balkendiagrammen, die die absoluten Zahlen, Quartalszahlen, die Ergebnisse der einzelnen Abteilungen und die Entwicklungen in Prozent aufzeigen.
Solche Daten sind natürlich wichtig und für ein solides Controlling unverzichtbar. Bei einer Präsentation reicht es aber aus, sich auf die echten Abschlusszahlen zu konzentrieren.
So kann der Redner zum Beispiel kurz, knackig und auf den Punkt gebracht die absoluten Umsätze der vergangenen drei Jahre nennen. Und das in Form von nur drei Zahlen, nämlich eine Zahl für jedes Jahr.
Auf diese Weise lenkt er den Fokus auf das Wesentliche. Gleichzeitig können die Zuhörer die Umsatzentwicklung anschaulich nachvollziehen, ohne Gefahr zu laufen, sich in einer Zahlenflut zu verlieren.
Einen spannenden Einstieg wählen
Eine typische Eröffnung einer Präsentation, bei der es um Zahlen geht, lautet in etwa so: „Liebe Kolleginnen und Kollegen, ich stelle Ihnen nun unser Jahresergebnis vor und zeige die Entwicklungen im Vergleich zu den Vorjahren auf.“
So ein Einstieg ist zwar nicht falsch. Denn er beschreibt, was folgt. Allerdings ist die Gefahr groß, dass der Redner die Aufmerksamkeit der Zuhörer verloren hat, bevor er sie überhaupt gewinnen konnte.
Angesichts einer Zahlenflut, die die Zuhörer später ohnehin in der gedruckten Zusammenfassung nachlesen können, schalten viele nämlich von vorneherein ab.
Wichtig ist deshalb, trotz trockener Zahlen die Neugier zu wecken. Das gelingt, indem der Redner den Inhalt interessant verpackt. Er kann auf Aspekte oder Wissenslücken hinweisen, die den Zuhörern in dieser Form nicht bewusst sind.
Zum Beispiel so: „Liebe Kolleginnen und Kollegen, bei der Auswertung des Jahresergebnisses ist mir ein Posten ins Auge gesprungen, den ich in dieser Höhe nicht erwartet habe, auch wenn schon im Vorjahr ein Aufwärtstrend zu erkennen war.
Welche Auswirkungen das fürs kommende Geschäftsjahr hat und wie wir gegensteuern können, möchte ich Ihnen nun präsentieren.
“ Dieses kleine Rätsel weckt Aufmerksamkeit. Denn die Zuhörer werden wissen wollen, worum genau es geht und wie die Lösung lautet.
Vergleiche ziehen
Der Redner kennt die Zahlen und hat ein Gefühl für ihre Bedeutung. Doch die Zuhörer wissen vermutlich nicht, wie sie die Daten einordnen sollen.
Ein Beispiel:
Der Redner erklärt, dass eine neue Software-Lösung die Bearbeitungsdauer von Kundenanfragen auf einen Tag verkürzen kann. Allein mit dieser Zahl können die Zuhörer wahrscheinlich nicht viel anfangen.
Denn ist eine eintägige Bearbeitungsdauer kurz oder lang? Ist sie durchschnittlich oder hervorragend?
Um die Information anschaulich zu machen, sollte der Redner die Zahl in ein schlüssiges Verhältnis setzen. Dazu kann er beispielsweise erklären, dass die branchenübliche Bearbeitungsdauer von Kundenanfragen im Schnitt bei drei Tagen liegt.
Wenn er dann hinzufügt, dass die neue Software-Lösung die Dauer von drei Tagen auf einen Tag senkt, verstehen die Zuhörer, worum es geht.
Um einen sinnvollen Vergleichswert zu finden, kann der Redner an verschiedenen Punkten ansetzen. Die Zahl des Vorjahres, der Wert eines Konkurrenten, die Zielvorgabe, die erwartete Größe oder der Durchschnittswert in der Branche sind Möglichkeiten.
Zahlen griffig runden
Zahlen sollten eingängig sein. Mit langen und krummen Zahlen kann kaum jemand etwas anfangen. In der Präsentation sollte der Redner seine Daten deshalb runden. Solange es sich um kein wissenschaftliches Ergebnis handelt, bei dem es auf jede Nachkommastelle ankommt, genügt es völlig, wenn er statt „73.641“ von „knapp 75.000“ spricht.
Runde Zahlen machen es einfacher, den Ausführungen zu folgen und die Informationen schneller zu verarbeiten. Hilfreich ist außerdem, große Zahlen in kleinere Einheiten zu zerlegen.
Erklärt der Redner zum Beispiel, dass jeder Deutsche pro Jahr im Schnitt über 200 Stunden online ist, ist diese Aussage zwar korrekt.
Anschaulicher wird es aber, wenn er erläutert, dass jeder Deutsche das Internet knapp vier Stunden pro Tag nutzt. Denn zum einen können die Zuhörer diese Angabe eher auf sich selbst übertragen und mit ihrem eigenen Nutzungsverhalten abgleichen.
Und zum anderen ist der Zeitraum von einem Tag wesentlich besser und einfacher zu überblicken als ein ganzes Jahr.
Auf Zahlen hinarbeiten
Bei besonders wichtigen Kennzahlen und Werten sollte der Redner mit der Angabe der aktuellen Zahl etwas abwarten. Um sie anschaulicher zu machen, ist es besser, wenn er mit einem Ausgangswert beginnt und von dort aus die Entwicklung verdeutlicht.
So arbeitet er sich gemeinsam mit den Zuhörern zum Ergebnis vor. Der Effekt ist, dass eine Geschichte entsteht, die die Aufmerksamkeit aufrechterhält und im Gedächtnis bleibt.
Noch größer wird die Wirkung, wenn der Redner die Zahlen nennt und gleichzeitig sichtbar macht. So kann er zum Beispiel sagen: „Für das vergangene Quartal war unser Ziel, 50 neue Kunden zu gewinnen.“
Dabei schreibt er die Zahl 50 groß auf ein Flipchart. Anschließend streicht er diese Zahl durch und notiert nach einer kurzen Pause die tatsächliche Zahl, begleitet von: „Durch den Messeauftritt konnten wir das Ziel deutlich übertreffen… Auf 82 Neukunden!“
Mit Bildern arbeiten
Zahlen sind nicht nur abstrakt, sondern haben oft auch Größenordnungen, die das Vorstellungsvermögen vieler Menschen übersteigen. Doch wenn abstrakte Daten keine Bilder hervorrufen, wecken sie keine Emotionen. Das ist aber die Voraussetzung dafür, dass die Informationen eine Wirkung haben und in Erinnerung bleiben.
Aus diesem Grund sollte der Redner seinen Zuhörern anschauliche Bilder zu den Daten präsentieren. Dabei kann und sollte er ruhig auf Bilder zurückgreifen, die aus dem normalen Alltagsleben stammen und nichts mit dem eigentlichen Thema zu tun haben.
Einwohnerzahlen oder Größen von Städten, Bauwerke, Entfernungen zwischen Orten, Fahrzeuge oder die berühmten Fußballfelder sind ein paar Beispiele.
Spricht der Redner beispielsweise von 10.000 Litern Wasser, können sich die Zuhörer wahrscheinlich nicht viel darunter vorstellen. Füllt der Redner das Wasser hingegen in Getränkekisten und setzt diese zu einem Stapel auf, entsteht ein 300 Meter hohes Gebilde.
Dieses Gebilde ist damit genauso hoch wie der Eiffelturm. Schon ist ein einprägsames Bild entstanden.
Noch wirkungsvoller wird eine Zahl, wenn der Redner einen Überraschungseffekt einbaut. Berichtet er zum Beispiel über den Fuhrpark, der stetig älter wird und durch die häufiger anfallenden Reparaturen Kosten und Ausfälle verursacht, kann er seine Aussagen mit einem Foto unterstützen, das einen Lieferwagen zeigt, der irgendwo in einer Scheune abgestellt ist und vor sich hin rostet.
So ein Foto überrascht, erheitert oder empört, ruft aber auf jeden Fall nachhaltigere Reaktionen hervor als eine nackte Zahl.
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