Stolperfallen und Fettnäpfchen bei Meetings

Die häufigsten Stolperfallen

und Fettnäpfchen bei Meetings 

Für viele sind Meetings feste Bestandteile ihre Berufsalltags, denn schließlich wollen Projekte, anstehende Arbeiten, erzielte Ergebnisse und andere wichtige Dinge in regelmäßigen Abständen mit den Beteiligten besprochen werden.  

Bei kaum jemandem lösen Meetings aber größere Freude und Begeisterung aus, vielmehr werden die Treffen häufig als zeitraubend, unnötig und langweilig eingestuft.

Hinzu kommt, dass Fehler, die in einem Meeting unterlaufen, besonders peinlich werden können. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn nicht nur Kollegen und Mitarbeiter aus anderen Abteilungen, sondern auch höhere Vorgesetzte an dem Meeting teilnehmen. Es ist also durchaus sinnvoll, kleinere und größere Fauxpas tunlichst zu vermeiden.  

Welches nun aber eigentlich die häufigsten Stolperfallen und Fettnäpfchen bei Meetings sind, verrät die folgende Übersicht:  

 

Die Hierarchie nicht einhalten. 

Auch bei Meetings gibt es eine klare Hierarchie und in aller Regel hat derjenige das erste Wort, der den höchsten Rang bekleidet. Dies gilt auch dann, wenn vorher abgesprochen wurde, wer das jeweilige Meeting führt, die Tagesordnung vorgibt und das Wort erteilt.  

Sobald der direkte Chef oder ein höherer Vorgesetzte an dem Meeting teilnimmt, muss er das Privileg haben, das Meeting zu eröffnen. Andersfalls wirkt es, als würden der Vorgesetzte oder dessen Kompetenzen in Frage gestellt werden.  

Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn ausdrücklich vereinbart wurde, dass der Vorgesetzte beispielsweise nur als stiller Beobachter teilnimmt. Aber auch in diesem Fall sollte der Vorgesetzte ausdrücklich begrüßt und auf die Vereinbarung hingewiesen werden.  

 

Zu lange reden und nicht zuhören. 

Es ist zugegebenermaßen gar nicht so einfach, die richtige Rededauer zu finden. Auf der einen Seite möchte niemand endlos langen Monologen zuhören, auf der anderen Seite sollen aber möglichst viele Informationen untergebracht werden.  

Grundsätzlich hat es sich bewährt, seinen Vortrag auf wenige, auf den Punkt gebrachte Sätze zu beschränken, denn dies bietet zwei Vorteile. Zum einen hören die Meetingteilnehmer aufmerksam zu, zum anderen kann so schneller und gezielter auf Bemerkungen eingegangen werden. Hält ein Meetingsteilnehmer hingegen einen scheinbar endlosen Vortrag, ergibt sich eine Art Teufelskreis.  

Bei den Meetingteilnehmern lassen Aufmerksamkeit und Konzentrationsfähigkeit nach, Langeweile macht sich breit und früher oder später fangen sie an, sich mit dem zu beschäftigen, was sie als nächstes sagen möchten. Der Redner hingegen wiederholt seine Ausführungen aus dem Gefühl heraus, dass ihm nicht richtig zugehört wird, immer wieder von vorne. 

 

Ständig widersprechen,

ohne Begründung oder Gegenvorschlag. 

Aber und Nein dürften zu den häufigsten Wörtern gehören, die bei einem Meeting fallen. Dies ist letztlich auch gut und richtig so, denn schließlich soll es bei einer Besprechung ja zu einem Austausch kommen und dazu gehören eben auch kritische Äußerungen, Bedenken und Widersprüche. Allerdings hilft es niemandem weiter, immer nur gegen etwas zu sein.  

Es reicht also nicht aus, einen Vorschlag einfach nur abzulehnen, sondern die Ablehnung sollte auch begründet oder es sollte ein Gegenvorschlag unterbreitet werden können. Ein solches Verhalten wird konstruktiv und damit positiv und hilfreich gewertet, während ein notorischer Neinsager schnell in die Rolle des nörgelnden Querulanten gerät.  

 

Sich mit anderen Dingen beschäftigen. 

Ein Meeting kann lange dauern und dabei auch noch langweilig sein. Aber das Meeting ist ein geschäftlicher Termin und muss als solcher wahrgenommen werden. Dazu gehört dann auch, sich die Zeit nicht mit einer Nebenbeschäftigung zu vertreiben.  

Ein beliebtes Hilfsmittel in diesem Zusammenhang ist das Handy und so mancher Meetingteilnehmer schreibt SMS oder verlässt den Raum, um kurz zu telefonieren. Ein solches Verhalten ist aber nicht nur unprofessionell, sondern vor allem dem Redner gegenüber sehr unhöflich.

Schließlich wird ihm dadurch vermittelt, dass eine SMS oder ein Telefonat wichtiger sind als das, was er zu sagen hat. In einem Meeting sollte das Handy also ausgeschaltet sein.  

Ebenfalls sehr unhöflich ist es, wenn zwei Teilnehmer tuscheln. Für die anderen wirkt dies nämlich kindisch, als würden sie das Meeting nicht ernst nehmen oder so, als würden sie sich über jemanden im Raum lustig machen. Natürlich spricht nichts dagegen, die Stimmung durch einen flotten Spruch etwas aufzulockern, aber diesen sollte dann alle hören können.  

Ein weiteres Tabu ist, das Meeting vorzeitig zu verlassen, beispielsweise mit der Begründung, noch einen weiteren, wichtigen Termin zu haben. Es gehört zu den fast schon unverzeihlichen Fehltritten, wenn sich später herausstellt, dass der Teilnehmer das Meeting nur verlassen hat, weil er schlichtweg keine Lust mehr hatte.   

 

Persönlich werden. 

Natürlich kann es bei einem Meeting gelegentlich hoch hergehen und solange die Wortgefechte auf einem professionellen und sachlichen Niveau bleiben, ist überhaupt nichts dagegen einzuwenden. Genauso ist völlig normal, dass es Kollegen gibt, die einem sympathischer sind als andere.  

Aber jemanden persönlich anzugreifen oder zwischenmenschliche Konflikte austragen zu wollen, ist bei einem Meeting absolut tabu. Wer persönlich wird, verhält sich nicht nur unhöflich, unprofessionell und vergiftet die Stimmung, sondern riskiert auch noch zwei weitere Konsequenzen.  

Zum einen kann es nämlich durchaus sein, dass sich die anderen Teilnehmer auf die Seite des Angegriffenen stellen und der Angreifer so schnell selbst zum Opfer wird. Zum anderen werden sich die Teilnehmer in Zukunft vermutlich etwas distanzierter und vorsichtiger verhalten, um nicht zu riskieren, selbst zur Zielscheibe beim nächsten Meeting zu werden. 

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