Die besten Tipps
für ein erfolgreiches Projekt
Auch wenn Projekte im Regelfall klar definierten Zielen folgen und im Vorfeld detailliert geplant sind, kann es sich doch im Projektverlauf herausstellen, dass die geplanten Ziele nicht erreicht werden können, wesentliche Änderungen erforderlich werden oder das Projekt als Ganzes abgebrochen werden muss.
Dies kann allerdings verhindert werden, wenn einige Punkte beachtet werden.
Hier daher die besten Tipps für ein erfolgreiches Projekt:
• Projekte nur dann, wenn sie wirklich notwendig sind.
Grundsätzlich machen Projekte nur dann Sinn, wenn sie tatsächlich erforderlich sind, beispielsweise also dann, wenn es sich um sehr komplexe oder um fachübergreifende Themen handelt. Andernfalls kann es sinnvoller, effektiver, kosten- und zeitsparender sein, ein Projekt nicht nur des Projektes wegen ins Leben zu rufen, sondern eine Person oder kleines Team mit der Problemstellung zu betrauen.
• Klare Aussagen.
Ein Projekt kann letztlich nur dann erfolgreich sein, wenn die Ziele klar und deutlich vorgegeben sind. Dazu muss aber auch klar sein, um was für ein Projekt es sich überhaupt handelt. Für die Einteilung bieten sich drei Projektarten an, nämlich Evaluationsprojekte, Explorationsprojekte und Transferprojekte.
Bei Evaluationsprojekten geht es darum, eine unbekannte Ausgangslage zu untersuchen, das Ergebnis ist entsprechend offen. Handelt es sich um Explorationsprojekte, wird ein bekannter Sachverhalt genauer untersucht und analysiert, die Ergebnisse beziehen sich auf einen bestimmten Bereich. Transferprojekte gehen von einer vorhandenen Lösungsidee aus, die untersucht und analysiert, entsprechend angepasst und im Ergebnis implementiert werden soll.
Ist eine Projektart festgelegt, sollte diese auch berücksichtigt und beibehalten werden. Das bedeutet, dass beispielsweise bei einem Evaluationsprojekt keine Ergebnisse in bestimmten Bereichen gefordert oder vereinbart werden sollten, da dies in der Konsequenz zu falschen Ansätzen und fehlerhaften Ergebnissen führen kann.
• Budget.
Grundsätzlich verursacht ein Projekt immer auch Kosten und benötigt daher ein Budget. Dieses muss aber realistisch sein, wobei realistisch meint, dass die Kosten nicht zu gering, aber auch nicht allzu ausschweifend kalkuliert werden müssen.
Zu niedrig angesetzte Kosten und ein zu knappes Budget können dazu führen, dass die Ziele nicht erreicht werden können, zu viele bereitgestellte Ressourcen würden das Ergebnis aber letztlich schlichtweg zu teuer machen.
• Zeit.
Ähnliches wie für das Budget gilt auch für die Zeitplanung. Selbstverständlich braucht es ein ausreichend großes Zeitfenster, um die angestrebten Ziele zu erreichen und sinnvolle Lösungen zu finden, aber Zeit kostet immer auch Geld. Sinnvoll bei langen Projekten ist es, eine kleine Zeitreserve einzuplanen, wobei diese natürlich in Abhängigkeit zur Projektdauer steht.
• Mitwirkende.
Eine Projektarbeit ist eine Teamleistung und genau dieser Punkt sollte auch beachtet werden, wenn es um die Zusammenstellung derjenigen geht, die an dem Projekt mitwirken.
Konkret bedeutet das, dass versucht werden sollte, allzu große Hierarchieunterschiede zu vermeiden, da es ansonsten passieren kann, dass beispielsweise kritische Anmerkungen oder eigene Ideen aufgrund der Hemmschwelle dem Vorgesetzen gegenüber erst gar nicht geäußert werden.
Zudem sollten nur diejenigen ausgewählt werden, die genügend zeitliche Kapazitäten haben, um sich auch tatsächlich über die gesamte Dauer an dem Projekt zu beteiligen.
• Spielregeln.
Vor Projektbeginn müssen eindeutige Spielregeln festgelegt werden, die für alle gelten. Dies betrifft in erster Linie die Projektorganisation und die Weitergabe von Informationen zum Projekt.
Wurden Zeiträume und Stichtage vereinbart, wann beispielsweise Zwischenergebnisse vorzulegen sind, müssen diese Stichtage eingehalten und respektiert werden, sowohl vom Projektteam als auch von der Geschäftsleitung.
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Da habe ich auch noch etwas Nützliches zur Ergänzung: Als Geheimtip kann ich auf kostenfreie Projektmanagement Software hinweisen, die im Gegensatz zu teuren auf dem Markt erhältlichen Lösungen von jedem eingesetzt werden kann ganz gleich ob für die Projektarbeit oder die Zeiterfassung.
Vielleicht ein sinnvoller Hinweis für alle, die im Projektmanagement noch etwas Unterstützung brauchen.