Die wichtigsten Punkte
und Anleitung
für effiziente Meetings
Meetings und Konferenzen sind fester Bestandteil im Büroalltag. Neben den regelmäßigen Meetings, die gerne am Montag abgehalten und in deren Rahmen beispielsweise der Wochenablauf besprochen wird, gibt es zusätzliche Meetings bei besonderen Anlässen sowie kurzfristig notwendig gewordene Sitzungen.
Zweifelsohne sind Meetings und Konferenzen wichtig, allerdings sollten sie der Ausübung der eigentlichen Aufgaben nicht im Wege stehen und nicht so viel Zeit in Anspruch nehmen, dass für die eigentliche Arbeit und die Umsetzung der im Meeting besprochenen Punkte kaum noch Zeit verbleibt. Zudem gibt es einige Punkte, die darüber entscheiden, wie effizient das Meeting tatsächlich ist.
Hier die wichtigsten dieser Punkte für effiziente Meetings
kompakt mit Anleitung:
• Der Anlass.
Zusätzlich einberufene Meetings machen nur dann Sinn, wenn es tatsächlich einen entsprechend wichtigen Grund gibt.
Zu diesen Gründen können beispielsweise der Beginn eines neuen Projektes, die Klärung von Meinungsverschiedenheiten, ein unerwartetes Ereignis oder die Notwendigkeit, bestimmte Abläufe neu festzulegen, gehören. Gibt es keinen wichtigen Grund, können die jeweiligen Sachverhalte auch bis zum nächsten routinemäßigen Meeting warten.
• Die Anzahl.
Je mehr Personen an einer Konferenz teilnehmen, desto unwahrscheinlicher ist es, dass konkrete Ergebnisse erzielt werden.
Um die Basis für Diskussionen zu schaffen, bei denen nicht die Gefahr von Ausuferungen besteht, sollten zu einem Meeting daher höchstens zehn Mitarbeiter eingeladen werden.
Alle anderen Mitarbeiter, die von den Sachverhalten nicht direkt betroffen sind, können im Nachhinein über die Besprechungsergebnisse informiert werden.
• Der Zeitpunkt.
Schlechte Zeitpunkte für Meetings sind die Zeiten unmittelbar vor der Mittagspause oder dem Feierabend.
Denn zu diesen Zeiten sind die Beteiligten meist nicht mehr voll konzentriert, sondern gedanklich schon beim Mittagessen oder auf dem Weg nach Hause und haben meist auch kein großes Interesse daran, sich auf länger dauernde Diskussionen einzulassen.
Insofern sollten Meetings kurz nach Arbeitsbeginn angesetzt werden.
• Die Dauer.
Grundsätzlich sollten Meetings nicht länger als zwei Stunden am Stück dauern, denn nach dieser Zeit lässt die Konzentrationsfähigkeit deutlich nach.
Gerät die Besprechung ins Stocken und hilft auch eine kurze Pause nicht weiter, ist es sinnvoller, die Besprechung auf einen anderen Termin zu verschieben und dann mit neuen Kräften und neuen gedanklichen Impulsen fortzusetzen.
• Die Vorbereitung.
Sofern es sich nicht um eine kurzfristig einberufene Sitzung handelt, sollten die Mitarbeiter spätestens zwei Tage vor der Konferenz über die geplanten Themen informiert werden.
Auf diese Weise können sich alle Beteiligten gezielt vorbereiten und die Wahrscheinlichkeit steigt, dass Ergebnisse erzielt werden können.
• Der Moderator.
Einen großen Einfluss auf den Verlauf einer Konferenz nimmt der Moderator. Grundsätzlich sollte es immer eine Person geben, die die Sitzung leitet, wobei diese Person von allen Beteiligten respektiert werden und in der Lage sein sollte, sich durchzusetzen.
Zu den Aufgaben des Moderators gehört dabei auch, Dauerredner zu bremsen und stille Zuhörer zur aktiven Teilnahme zu bewegen.
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