Übersicht virtuelle Meetings

Übersicht 

der wichtigsten Punkte

zum Thema virtuelle Meetings 

Virtuelle Meetings bieten eine Reihe von Vorteilen. So können Teilnehmer aus unterschiedlichsten Teilen der Erde auf recht unkomplizierte Weise zusammen an dem sinnbildlichen Konferenztisch sitzen, Web-Konferenzen können bei Bedarf auch kurzfristig einberufen werden und zeitgleich werden die Kosten deutlich reduziert.  

Zudem gestalten sich die Web-Collaboration vielfach als sehr effizient, was sich sicherlich auch damit begründet, dass die Vorbereitung meist noch gewissenhafter ausgeführt wird als bei gewöhnlichen Meetings.

Hier nun Tipps und eine Übersicht der wichtigsten Punkte zum Thema virtuelle Meetings im Hinblick auf die Vorbereitung, die Durchführung und die Nacharbeit:

 

•        Die Vorbereitung.

 

Hierzu gehört, dass insbesondere der Moderator die Funktionsweise des Systems kennt und dieses entsprechend bedienen kann. Während des Meetings auszuprobieren, wie was funktioniert oder Änderungen der Einstellungen vorzunehmen, wirkt nicht nur unprofessionell, sondern ist auch sehr störend. 

Die Einladungen und die Agenda zu dem Meeting sollten möglichst frühzeitig verschickt werden, damit auch die Gesprächsteilnehmer ausreichend Zeit haben, um sich vorzubereiten. Spätestens einen Tag vor dem Meeting sollten dann auch die Links verschickt sein, durch die sich die Teilnehmer einloggen können, wobei hier eine kurze Erläuterung sinnvoll und höflich ist. 

Kurz vor dem Meeting sollte der Moderator, der natürlich als Erster anwesend ist, überprüfen, ob das System in vollständiger Form verfügbar ist, damit sichergestellt ist, dass das Meeting pünktlich und unter Teilnahme aller Beteiligten beginnen kann. 

 

•        Die Durchführung.  

Hierfür gelten letztlich die gleichen Regeln wie bei einem Telefonat. Das bedeutet, die Stimmlage sollte lächelnd, freundlich und höflich sein, Fragen sollten möglichst zeitnah beantwortet werden, zudem gilt zu bedenken, dass bei virtuellen Meetings nur das gesprochene Wort von Bedeutung ist, jedoch nicht die nonverbale Körpersprache.  

Zu Beginn des Meetings sollte der Moderator alle Beteiligten kurz vorstellen. Im Verlauf des Meetings kann es vorkommen, dass sich einzelne Teilnehmer für kurze Zeit ausklinken, hierbei wird von den sogenannten Digital Drifters gesprochen. Da dies bei einem virtuellen Meeting aber nur bedingt auffällt, ist es sich sinnvoll, Feedbackmöglichkeiten einzusetzen und auch entsprechend zu nutzen.  

Sofern Headsets zum Einsatz kommen, gilt zu bedenken, dass das direkt vor dem Mund positionierte Mikrofon nicht nur Aussagen, Fragen und Kommentare, sondern auch Räuspern, Schnaufen und andere, möglicherweise unpassende Geräusche überträgt.

Insgesamt ist es sinnvoll, zwei Moderatoren einzusetzen, und zwar einen, der sich um die inhaltlichen Fragen kümmert und einen, der die technische Seite abdeckt.. Denn auf diese Weise ist sichergestellt, dass das Meeting auch dann störungsfrei weitergehen gehen kann, wenn sich bei einem Teilnehmer technische Probleme ergeben. 

 

•        Die Nacharbeit.  

Nach dem Meeting sollten die Diskussionsprotokolle sowie aktualisierte Versionen der bearbeiteten Dokumente generiert und verteilt werden. Beim Verschicken dieser Dokumente sollte allerdings ein Dankeschön für die Teilnahme und die gute Zusammenarbeit nicht fehlen.

 

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