Projekt-Planung Tipps die bei Prokrastination helfen

Projekt Planung:

die effektivsten Tipps,

die bei Prokrastination

(unangenehme Aufgaben verschieben,
statt zu erledigen) helfen 

Der Volksmund kennt eine ganze Reihe an Weisheiten und Sprichwörtern, die sich mit dem Phänomen der Prokrastination beschäftigen, beispielsweise “Morgen, morgen, nur nicht heute, sagen alle faulen Leute”, “Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen” oder auch “besser spät als nie”. 

Hinter dem Fachbegriff Prokrastination verbirgt sich die Neigung, wichtige Dinge, große Projekte oder unangenehme Aufgaben zu verschieben und sich, statt sie zu erledigen, erst einmal mit anderen Dingen zu beschäftigen.

Eine mögliche Ursache für diese Verhaltensweise könnte die Angst vor einem Scheitern sein, ein anderer Grund könnte in Minderwertigkeitskomplexen liegen. So gibt es recht viele, die ihr Selbstwertgefühl aus Erfolgen ableiten, und kleine, einfache Aufgaben lassen sich nun einmal schneller und leichter erfolgreich meistern als große Projekte. 

Die Folge von Prokrastination ist aber, dass zwar unzählige kleine, wichtigere und unwichtige Aufgaben erledigt werden, die wirklich entscheidenden Erledigungen aber auf der Strecke bleiben. Nun ist die Neigung zu Prokrastination allerdings kein Grund zur Panik und es braucht auch weder ärztliche noch psychologische Hilfe, um sie in den Griff zu bekommen. Stattdessen reichen ein solides Selbstmanagement, eine Portion Disziplin und der eine oder andere Trick in aller Regel völlig aus. 

Im Sinne vom Projekt Planung verrät die folgende Übersicht einige der effektivsten Tipps, die bei Prokrastination helfen:  

 

 

Sinnvoll und realistisch planen. 

Ein sehr effektives Hilfsmittel für die täglichen Arbeitsaufgaben sind Checklisten. Durch die Aufstellung der einzelnen Aufgaben, die erledigt werden müssen, ergibt sich eine praktische Übersicht und die Gefahr, dass etwas vergessen wird, sinkt. Gleichzeitig ist es sehr motivierend, zwischendurch einzelne Punkte abhaken und am Tagesende dann die gesamte Liste zu den Akten legen zu können. 

Allerdings funktioniert dies nur, wenn sinnvoll und realistisch geplant wird. Selbst wer konzentriert, diszipliniert und frei von jeglicher Neigung zum Aufschieben arbeitet, nutzt in den seltensten Fällen jede Minute seiner Arbeitszeit für effektives Abarbeiten der Liste.

So kann es jederzeit passieren, dass die Arbeit durch einen Telefonanruf oder einen Besucher unterbrochen wird, dass ein Außentermin mit entsprechenden An- und Rückfahrtzeiten ansteht, dass unerwartet ein Meeting angesetzt wird oder dass der Gang zum Kaffeeautomat eben doch einmal ein wenig länger dauert. 

Wer einen klassischen 8-Stunden-Tag hat, sollte seine Liste daher so gestalten, dass er nur sechs seiner Arbeitsstunden verplant. Dadurch sind die Chancen, dass die gesamte Liste auch tatsächlich geschafft wird, nämlich deutlich größer. Dies wiederum ist für die Motivation sehr wichtig und senkt die Gefahr, sich mit unnötigen Kleinigkeiten zu verzetteln.  

 

Eine ordentliche Umgebung schaffen. 

Der Arbeitsplatz ist ein einflussreicher Faktor im Zusammenhang mit der Neigung zu Prokrastination. Wer an einem unordentlichen Schreibtisch arbeitet, setzt sich einer viel größeren Gefahr aus, sich von irgendwelchen Kleinigkeiten ablenken zu lassen und vor dem Beginn der eigentlichen Arbeit erst einmal diverse andere Dinge zu erledigen. 

So kann es beispielsweise sein, dass zunächst ein Kugelschreiber gesucht werden muss und einem dabei ein Dokument in die Hände fällt, das ja auch noch schnell bearbeitet werden könnte und damit erledigt wäre. Auf der Suche nach einem abgespeicherten Dokument wiederum könnte man über ein anderes Dokument in dem Ordner stolpern, das über einen Link zu einer Internetseite führt, von hier aus zur nächsten und dann immer weiter, allerdings gleichzeitig auch immer weiter weg vom eigentlichen Ziel. 

Um solche Szenarien zu vermeiden, ist daher ein möglichst ordentlicher und strukturierter Arbeitsplatz wichtig. Wer seinen Schreibtisch am Tagesende aufräumt, kann am nächsten Morgen direkt konzentriert und fokussiert mit seiner eigentlichen Arbeit beginnen.    

 

Keine unnötige Zeit verlieren. 

Aufgaben, die anstehen, sollten grundsätzlich so schnell wie möglich in Angriff genommen werden. Nun gibt es aber natürlich auch größere Projekte, bei denen es nicht möglich ist, einfach loszulegen, sondern die zunächst geplant, vorbereitet und organisiert werden müssen. Unabhängig von der konkreten Aufgabe gilt daher immer und grundsätzlich die 72-Stunden-Regel. 

Diese besagt, dass der erste Schritt im Zusammenhang mit der Aufgabe oder dem Projekt innerhalb von 72 Stunden erfolgen muss. Wie groß dieser erste Schritt ist, spielt dabei keine Rolle, entscheidend ist lediglich, dass überhaupt ein Anfang gemacht wird. 

Je länger der Beginn hinausgeschoben wird, desto schwieriger wird es nämlich und wenn die Grenze von 72 Stunden erst einmal überschritten ist, sind die Chancen, dass das Vorhaben überhaupt noch realisiert wird, nur noch minimal.   

 

Standardabläufe entwickeln und umsetzen. 

Jeder hat bestimmte Abläufe, die bewusst oder unbewusst zur festen Routine geworden sind. So starten beispielsweise viele ihren Tag, indem sie nach dem Aufstehen erst einmal die Kaffeemaschine einschalten, duschen, die Zähne putzen und sich anziehen während der Kaffee durchläuft, dann einen Schluck trinken und sich anschließend auf den Weg zur Arbeit machen. 

Unterwegs folgt vielleicht noch ein kurzer Stopp beim Bäcker und am Zeitungskiosk. Im Büro angekommen, geht es dann mit dem Standardprogramm weiter. Hier wird meist der Computer angeschaltet, während er hochfährt wird ein Kaffee geholt und dann kann die Arbeit losgehen. Solche standardisierten Abläufe können auch im Kampf gegen Prokrastination überaus hilfreich sein. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass sie erkannt, sinnvoll gestaltet und bewusst genutzt werden. 

So könnte es beispielsweise zu einem neuen Standardablauf werden, den E-Mail-Alarm abzuschalten, um sich nicht von jeder neuen Nachricht unterbrechen und ablenken zu lassen. Stattdessen werden drei bestimmte Zeitpunkte pro Tag festgelegt, die nur der Bearbeitung von E-Mails gewidmet sind. In der Zeit dazwischen wird die Zeit genutzt, um andere Aufgaben konzentriert und routiniert zu erledigen.  

 

Andere über die Ziele informieren. 

Gerade bei größeren Projekten kann es aus zwei Gründen überaus hilfreich sein, mit anderen über die gesetzten Etappenziele und das Hauptziel zu sprechen. Zum einen wird dadurch, dass anderen erklärt wird, was beabsichtigt ist und wohin der Weg führen soll, einem die Angelegenheit noch einmal selbst vor die eigenen Augen geführt. 

Zum anderen entsteht eine Art Erwartungshaltung bei den anderen. Das bedeutet, nicht nur der Projektbeteiligte selbst kennt nun die Ziele, sondern auch die Eingeweihten erwarten Ergebnisse. Dadurch, dass der Projektbeteiligte damit rechnen muss, jederzeit auf sein Projekt und die bisherigen Fortschritte angesprochen zu werden, wird es ihm leichter fallen, sein Ziel nicht aus den Augen verlieren.

Schließlich möchte vermutlich niemand erklären müssen, dass er zwar viel angekündigt, aber noch nichts umgesetzt hat, weil ihm erst noch tausend andere Kleinigkeiten wichtiger waren. 

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Thema: Projekt-Planung: die effektivsten Tipps, die bei Prokrastination (unangenehme Aufgaben verschieben, statt zu erledigen) helfen

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